IT-Compliance im Unternehmen – Maßnahmen zur Risikominimierung
Für Compliance gibt es nun erstmals eine gesetzliche Regelung: Das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich bildet die Grundlage für ein Überwachungssystem (§ 91 Abs. 2 AktG i.V.m. § 317 Abs. 4 HGB).
Compliance = Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien und freiwilligen Kodizes in Unternehmen
Der Einsatz von „Staatstrojanern“ zeigt, dass im Bereich IT-Sicherheit und Datenschutz offensichtlich unterschiedliche Maßstäbe zur Anwendung kommen. In einem Unternehmen kann man es sich jedenfalls nicht leisten, die relevanten Gesetze und Vorgaben zu missachten. Für die Unternehmenspraxis muss es unverändert oberstes Ziel bleiben, die bestehenden Vorschriften sowie die unternehmenseigenen Grundsätze und Leitlinien einzuhalten. Dies wird auch als Compliance-Management umschrieben.
Im Folgenden wollen wir darstellen, auf welchen Grundlagen die IT-Compliance im Unternehmen ruhen sollte.
Die konkrete Ausgestaltung des Kontrollsystems hängt wesentlich von der Unternehmensgröße ab. Allgemein sind im Bereich der IT folgende Fragen von Bedeutung:
1. Allgemeine Fragen zur IT-Compliance
- Welcher Art sind die verarbeiteten Daten?
- Welchen Umfang haben die verarbeiteten Daten?
- Welchen Sensibilitätsgrad weisen personenbezogene Daten auf?
- Welche Finanzdaten werden verarbeitet?
- Wie hoch ist der Grad der Geheimhaltungsbedürftigkeit?
- Wie hoch ist die Abhängigkeit des Unternehmens von dem jeweiligen IT-System?
2. Konkrete rechtliche Vorgaben für die IT-Compliance
Von den konkreten rechtlichen Vorgaben sollten vor allem folgende Punkte Beachtung finden:
- Vorschriften des Datenschutzes allgemein
- Beachtung des Beschäftigtendatenschutzes
- Maßnahmen zur Datensicherheit
- Schutz des geistigen Eigentums
- Sicherstellung von Geheimnis- und Know-how-Schutz, sowohl intern als auch extern
- Beachtung der wettbewerbsrechtlichen Vorschriften
- gesetzeskonformer Internetauftritt
- Vorschriften zur internen und externen Kommunikation im Unternehmen
- Beachtung steuerrechtlicher Vorschriften (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung etc.)
- Aufbewahrungspflichten von Unterlage
- Vorliegen unternehmensspezifischer Sondervorschriften
Gerade für kleinere und mittlere Unternehmen erfordert die Einhaltung und Erfüllung der Anforderungen eine große Energieleistung.
Die rechtzeitige Errichtung eines Compliance-Managements sichert letztendlich den Bestand des Unternehmens. Schließlich besteht ein nicht unerhebliches persönliches Haftungsrisiko bei auftretenden Verstößen aufgrund unzureichenden Risikomanagements.
Einfach ausgedrückt bedeutet dies, dass Geschäftsführer, Vorstände etc. von Unternehmen sich einer persönlichen Haftung aussetzen können, wenn sie es unterlassen, entsprechende organisatorische Maßnahmen zu treffen.
Weiter unten können Sie eine Checkliste downloaden. Damit überprüfen Sie an den wichtigsten Punkten, ob Ihre bestehenden Maßnahmen für die IT-Compliance ausreichen.
Autor: Rudolf Sautter, Rechtsanwalt
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