Kommunikation: Sagen Sie Unangenehmes immer direkt
Die aktuelle Wirtschaftslage bringt es mit sich, dass Sie mit einigen Mitarbeitern unangenehme Gespräche führen müssen. Dazu gehören aber nicht nur Kündigungen, sondern auch die Ablehnung von Wünschen.
Sprechen Sie über unangenehme Themen in Mitarbeitergesprächen immer direkt
Quelle: Gerd Altmann/Mosh/Pixelio
Müssen Sie einem Mitarbeiter eine unangenehme Nachricht mitteilen, dann zögern Sie das Gespräch nicht hinaus.
Nichts wäre für Ihr Ansehen schädlicher, als wenn die betreffende Person bereits „Gerüchte“ dazu vernommen hat, sich ungerechtfertigt Hoffnungen macht oder bereits Ihr Hinhalten negativ wertet.
Sagen Sie stets die volle Wahrheit
Jeglicher Versuch, Ihrem Mitarbeiter die schlechte Nachricht „so schonend wie möglich“ vermitteln zu wollen, ist von vornherein zum Scheitern verurteilt: Wenn Sie nämlich nicht direkt das ansprechen, um das es geht, wird er sofort das Schlimmste für sich befürchten. Also
- reden Sie im Gespräch nicht „um den heißen Brei herum“, sondern kommen Sie direkt zur Sache.
- verwenden Sie keine Aussagen, die der betroffenen Person weiterhin Hoffnung machen könnten (z. B. „Es ist geplant, dass ...“/“Es gibt kaum noch Hoffnung, daher ...“/“Ich tue ja schon mein bestes, aber es sieht so aus, dass ...“).
- erklären Sie, warum diese Entscheidung getroffen wurde, damit der Mitarbeiter nicht selbst unnötig über die Hintergründe grübelt. Achten Sie allerdings bei Trennungsgesprächen darauf, dass Sie nicht die Vorgaben des Allgemeinen Gleichheitsgesetz (AGG) verletzen. Der gekündigte Mitarbeiter könnte dies in einer gerichtlichen Auseinandersetzung zu seinem (finanziellen) Nutzen zitieren.
Fangen Sie die Emotionen auf
Unangenehme Nachrichten lösen Emotionen aus: Die einen werden wütend, die anderen brechen in Tränen aus, den Dritten verschlägt es die Sprache. Wie auch immer Ihr Gegenüber reagiert: Bleiben Sie ruhig und sachlich:
- Fängt Ihr Mitarbeiter an, aggressiv zu sprechen und Sie zu beschimpfen, dann signalisieren, dass Sie seine Empörung durchaus sehen („Ich verstehe sehr gut, dass Sie wütend reagieren. Schließlich war die Entscheidung der Geschäftsführung so nicht voraussehbar“). Versuchen Sie das Gespräch dann wieder auf die sachliche Ebene zurückzuführen („Ich möchte gerne auch Ihre Sicht hören. Allerdings sollten wir beide die Regel achten, nicht einander ins Wort zu fallen.“). Bleibt Ihr Gegenüber unsachlich, dann beenden Sie das Gespräch höfflich. Bitten Sie ihm zugleich an, dieses zu einem späteren Zeitpunkt in Ruhe fortzusetzen.
- Äußern Sie Ihr Verständnis, wenn Ihr Mitarbeiter in Tränen ausbricht. Achten Sie dabei darauf, dass Ihre Aussagen wertschätzend vermittelt werden („Bleiben Sie ruhig sitzen. Mir ist bewusst, dass Sie diese Nachricht erst einmal verdauen müssen.“). Ihr Gegenüber wird ein solches Verhalten positiv aufnehmen.
- Drängen Sie Ihren Gesprächspartner nicht dazu, sich zu der unangenehmen Nachricht zu äußern, wenn es ihm offenkundig die Sprache verschlagen hat.
Bieten Sie Perspektiven an
Müssen Sie einem engagierten Mitarbeiter kündigen, dann können Sie zwar an dieser Entscheidung nichts ändern. Sie können ihm aber anbieten, ihn bei der Stellensuche zu unterstützen (z. B. Referenzen, Vermittlung von Kontakten).
Ist es Ihnen aktuell auf Grund der Wirtschaftlage nicht möglich, den Gehaltswünschen Ihres Mitarbeiters nachzukommen, dann bieten Sie ihm attraktive Arbeitsaufgaben an.
Erfüllt Ihr Gesprächspartner noch nicht die Leistungsziele, die Sie mit ihm vereinbart haben, dann legen Sie gemeinsam mit ihm kleinere Zwischenziele fest, die er bis zu einem bestimmten Termin erreichen sollte.
- Gelingt ihm dies, loben Sie ihn.
- Verfehlt er wiederum das Ergebnis, sprechen Sie dies gleichfalls deutlich aus („Wir hatten vereinbart, dass ... . Was hat Sie daran gehindert, dies zu erreichen?“). Fordern Sie ihn zugleich auf, Ihnen konkrete Maßnahmen zu nennen, wie er das vereinbarte Leistungsziel bis zum nächsten Zwischenziel erreichen möchte.
Behandeln Sie Ihren Mitarbeiter auf jeden Fall respektvoll: Denn wer Wertschätzung erfährt, behält seine Selbstachtung – und das unangenehme Gespräch wird für Sie einfacher.
Dr. Jutta Gröschl ist Chefredakteurin der Monatspublikationen „Coaching“ und „Sekretärinnen SERVICE“, die im WEKA-Tochterunternehmen GWI erscheinen.
