So arbeiten Sie wirkungsvoller
Die Einteilung eines Arbeitstages ist alles andere als einfach – schließlich können Sie ja nicht immer alles vorhersehen. Oft kommt es zu Änderungen im Nachhinein. Neben den alltäglichen Dingen ergeben sich zudem häufig zusätzlich spontane Aufgaben. Da heißt es: gut und vor allem realistisch planen.
Je effizienter Sie arbeiten, desto mehr Zeit gewinnen Sie.
Planen Sie realistisch
Die 60-40-Regel besagt: 60 % verplanen, 20 % für unvorhergesehene Hindernisse (Unterbrechungen, unerwartete Aufgaben oder Schwierigkeiten etc.), 20 % für unvorhergesehene Chancen (spontane Ideen, Gelegenheiten, Kontaktpflege oder ähnliche informelle Aufgaben etc.).
Das klingt zwar sehr vernünftig, ist jedoch der Erfahrung nach die falsche Richtschnur – nicht, weil Sie dadurch zu viel Zeitpuffer hätten, sondern zu wenig! In manchen Bereichen ist der Anteil an Unvorhergesehenem in der Regel wesentlich größer als 40 %!
Denken Sie einmal an den kommenden Arbeitstag und überlegen Sie sich: Wie viel Prozent dieses Tages können Sie voraussichtlich verplanen?
- 0 % würde bedeuten, dass Sie nur reagieren – vergleichbar mit der Tätigkeit in einem Callcenter.
- 100 % würde bedeuten, dass Sie ausschließlich im Voraus planen, was Sie tun – vergleichbar mit den Möglichkeiten als Romanschriftstellerin.
Also: Nehmen Sie sich nicht zu viel vor. Besser ist es, sich wenige Tagesziele zu setzen – im Extremfall sogar nur ein einziges.
Der Vorteil:
- So bleiben Sie flexibel, motiviert und handeln trotzdem geplant und effizient.
- Sie werden feststellen, dass Sie tatsächlich mehr schaffen, wenn Sie großzügiger planen, denn Sie arbeiten dadurch gezielter, konzentrierter und stressfreier.
Achten Sie auf Ihren Arbeitsrhythmus
Können Sie sich den ganzen Tag lang gleichmäßig gut konzentrieren? In der Regel funktioniert das nicht. Der Grund: Die Funktionssteuerung des menschlichen Körpers bestimmt, …
- zu welcher Tageszeit die einzelnen Körperorgane ihre höchste Aktivität entfalten und
- wann Ruheperiode einzulegen sind.
Diesen Vorgang nennt man auch Biorhythmik. Folglich müssten Sie in der Regel also Aufgaben, auf die Sie sich besonders konzentrieren müssen, zwischen 9 und 11 Uhr erledigen. Doch tun Sie das tatsächlich?
Wahrscheinlich nicht, denn Sie haben sich längst auch dem Rhythmus Ihrer Kollegen und Vorgesetzten angepasst.
Die Anzahl an Unterbrechungen (Tagesstörkurve) ist natürlich von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz unterschiedlich. Daher ist es sinnvoll, wenn Sie beides – Ihren Biorhythmus und die Tagesstörkurve – mit Hilfe eines Protokolls ermitteln.
Auf der Basis Ihres Protokolls können Sie dann Aufgaben, auf die Sie sich besonders konzentrieren müssen, für Zeiten einplanen, in denen …
- Ihr Biorhythmus „oben“ ist und/ bzw.
- Sie erfahrungsgemäß wenig gestört werden.
Planen Sie bestimmte Aufgaben fest ein
Nehmen Sie sich für jeden Tag mindestens eine Aufgabe vor, die zwar wichtig und aufwendig, aber (noch!) nicht dringend ist. Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie am Ende der Frist nicht hetzen müssen.
Gleiches gilt für unangenehme Aufgaben: In übersichtlichen Arbeitspaketen lassen sich diese leichter nach und nach abarbeiten.
Vorsicht vor zu viel Routine
Gewohnheiten und Routine können für Ihr Zeitmanagement sowohl sehr nützlich als auch sehr schädlich sein – je nachdem wie Sie damit umgehen.
Verbinden Sie Aufgaben mit Ritualen
Rituale sind Verhaltensweisen, die Sie selbst prägen und regelmäßig pflegen. Es kann beispielsweise ein Ritual sein, nach der Mittagspause die Pflanzen zu gießen, während Sie über die Ereignisse des Morgens nachdenken.
Oder Sie räumen in einer bestimmten Reihenfolge Ihren Schreibtisch auf, bevor Sie das Büro verlassen.
Nutzen Sie die Vorteile von Ritualen: Sie sorgen so nicht nur – wie alle anderen Gewohnheiten – für mehr Struktur, sondern Sie gewinnen dadurch auch an Arbeitsfreude und Motivation. Probieren Sie es aus, bleiben Sie konsequent.
Übersicht: Umgang mit Gewohnheiten
Nutzen
- Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihren Tag am Vortag oder am Morgen zu planen! Gehen Sie dann Ihre To-do-Liste durch, setzen Sie Prioritäten und überdenken Sie frühere Prioritäten. Legen Sie sich die Aufgaben für den Tag zurecht oder notieren Sie sie.
- Gewöhnen Sie es sich an, jeden Abend Ihren Tag auszuwerten: Was haben Sie geschafft, was ist liegen geblieben? Was haben Sie gut gemacht, was können Sie morgen besser machen? Worüber haben Sie sich geärgert, was hat Sie gefreut?
- Versuchen Sie, alle Änderungen in Ihrer Organisation und Ihrem Zeitmanagement zur Routine werden zu lassen! Es dauert meistens etwas, aber erst wenn Sie beispielsweise automatisch in die richtige Richtung greifen oder einen Zeitfresser auf Anhieb erkennen, kommen Sie in den „vollen Genuss“ der Veränderungen.
- Nutzen Sie Routine-Aufgaben, um Ihrem Tag Struktur zu geben. Wenn Sie bestimmte Aufgaben (z. B. Postsichtung, Kopierarbeiten) immer zur gleichen Zeit erledigen, können sich auch andere darauf einstellen und einrichten. Außerdem vermitteln diese Routinen viel Ruhe und Sicherheit in einem ansonsten meist sehr unvorhersehbaren Alltag.
Beenden
- Andererseits können Gewohnheiten natürlich auch zur Gefahr werden, eben zur „schlechten“ Gewohnheit. Daher:
- Überprüfen Sie von Zeit zu Zeit Ihre Gewohnheiten: Sind sie sinnvoll? Sind sie nützlich? Motivieren sie Sie?
- Fragen Sie andere, was für Gewohnheiten sie an Ihnen mögen und welche Gewohnheiten sie stören.
- Tun Sie etwas nie nur deshalb, weil Sie „es schon immer so getan haben“.
Ilona Herrmann, Chefsekretärin
