Arbeiten Sie an Ihrem „manana“-Syndrom!
Sie bekommen eine Aufgabe übertragen, die Sie nicht bis zum folgenden Tag erledigen müssen. Folglich legen Sie sie erst einmal beiseite. Auch am nächsten Tag kümmern Sie sich „um Wichtigeres“. Gleiches geschieht den Tag darauf. Im schlimmsten Fall denken Sie irgendwann nicht mehr daran – bis Sie unsanft von anderen an die ungetane Aufgabe erinnert werden...
Ein paar gute Tricks machen Schluss mit der Aufschieberitis.
Das Aufschieben unangenehmer Aufgaben nennt man auch "manana-Syndrom", frei nach dem Motto "Morgen, morgen, nur nicht heute..."
Haben Sie sich schon einmal gefragt, warum Sie sich so verhalten? Gibt es vielleicht bestimmte Aufgaben, die Sie aufschieben, weil sie
1. unangenehm sind,
2. von Ihnen nicht geliebt werden oder
3. Anstrengung bedürfen?
Vielleicht bringen Sie nun Argumente vor, wie beispielsweise
- "Ich muss mich ja um ganz viele Dinge kümmern."
- "Ich würde ja gerne alles gleich erledigen – oft kommt mir aber etwas anderes dazwischen" oder
- "Ich hätte ja auch schon gerne das erledigt – solange ich aber nicht alles zusammen habe, macht es auch keinen Sinn, damit anzufangen."
Schluss mit den Ausreden
Seien Sie ehrlich: Im Prinzip sind dies meist doch nur Ausreden. Und letztlich schaden Sie sich nur selbst:
- Ihr Arbeitsergebnis fällt deutlich schlechter aus – weil Sie irgendwann nicht mehr genügend Zeit für eine optimale Aufgabenerfüllung haben.
- Sie ziehen sich den Unmut Ihrer Kollegen zu, weil diese Ihre Zuarbeit immer "auf den letzten Drücker" erhalten – und dadurch selbst in Zeitnot geraten.
- Im schlimmsten Fall werden durch Ihr Nichthandeln wichtige Termine versäumt.
Diese Zeitmanagement-Methoden helfen Ihnen wirklich
1. Die "Schwarz-auf-Weiß"-Methode
Wenn Sie eine Aufgabe nicht direkt am selben Tag erledigen können oder möchten, vermerken Sie in einem Kalender oder auf einer Liste, wann Sie diese erfüllen möchten.
Ihr jeweiliges Hilfsmittel muss natürlich immer in Ihrem direkten Sichtfeld liegen oder hängen.
Achten Sie bei dieser Methode außerdem darauf, dass Sie
- genügend Zeit für die Erfüllung der verschobenen Aufgaben einplanen: Wenn Sie bereits am anvisierten Tag einen vollen Terminkalender haben, macht es natürlich keinen Sinn, auch noch die aufgeschobenen Aufgaben einzuplanen.
- die Wichtigkeit und den Umfang der Tätigkeit berücksichtigen: Ist abzusehen, dass die Aufgabe zusätzlichen Aufwand mitsichbringt, wie beispielsweise umfassende (Internet-)Recherchen oder Nachfragen bei Kollegen/Kunden/Geschäftspartnern, empfiehlt es sich, genügend Zeitpuffer miteinzuplanen.
2. Die "Pain-to-Power-Chart"-Methode
Wenn Sie sich eingestehen, dass es bestimmte Aufgaben gibt, die Sie einfach nicht mögen, dann hilft Ihnen mit Sicherheit folgende Vorgehensweise:
- Schreiben Sie zunächst auf einem größeren Blatt rechts als Ziel den Abgabe- bzw. Erfüllungstermin für die zu erfüllende Tätigkeit auf
- Teilen Sie anschließend die Stunden/Tage bis dahin in Zwischenschritte auf: Immer wenn Sie eine gewisse Zeit an der Aufgabe gearbeitet haben, planen Sie eine schöpferische Pause bzw. Tätigkeiten, die Sie gerne bzw. vorrangig verrichten, ein.
- Achten Sie jedoch darauf, dass Ihre Planung realistisch bleibt. Bauen Sie also weder zu lange Pausen ein noch zu viele „angenehme“ Tätigkeiten.
- Stellen Sie sich eine Belohnung (z.B. einen Straßen-Café-Besuch nach Dienstschluss oder eine sportliche Aktivität) in Aussicht, wenn Sie die ungeliebte Aufgabe erfüllt haben.
Mit dieser Vorgehensweise steht nun nicht mehr die Tätigkeit wie einen Berg vor Ihnen. Stattdessen gelangen Sie in überschaubaren Schritten zu Ihrem Ziel.
Dr. Jutta Gröschl
Dr. Jutta Gröschl ist Chefredakteurin der Monatspublikationen „Coaching“ und „Sekretärinnen SERVICE“, die im WEKA-Tochterunternehmen GWI erscheinen.
