Web - da steckt noch mehr drin!
In vielen Unternehmen benutzen die Mitarbeiter Internet, Intranet, E-Mail, Mobiltelefone und Laptops, um ihre Aufgaben zu erledigen. Häufig fehlt es aber an übergeordneten Zielen, um von den vielen Möglichkeiten, die das World Wide Web bietet, optimal zu profitieren. Dies gelingt nur, wenn Sie eine Strategie entwickeln und diese dann unernehmensweit umsetzen.
Internet & Co: Da ist noch mehr drin
Alle Potenziale nutzen
Die Online-Recherche nach preisgünstigen Dienstleistern spart Zeit und Geld. Versuchen Sie auch gezielt, Anbieter im Ausland zu finden, denn hier ist oft noch Einsparpotenzial vorhanden. Weitere Möglichkeiten zur Kostensenkung ergeben sich durch eine verstärkte Standardisierung der Prozesse. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter an, üblicherweise online zu ordern. Der Grund: In den Shops der Lieferanten lässt sich meist billiger einkaufen als über konventionelle Wege. Wenn Sie regelmäßig größere Mengen bestellen, können Sie Ihren Bedarf auch online ausschreiben und in Frage kommende Unternehmen per E-Mail benachrichtigen.
Ihr Ziel: Alle Standard-Bestellungen online abwickeln und noch günstigere Bezugsquellen finden.
Kunden besser informieren
Jeder Interessent, der – statt anzurufen – auf Ihre Webseite geht, spart Ihnen bares Geld in Form der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter. Einfachere Bestellungen kann er dann gleich online tätigen. Wenn dennoch ein Telefonat notwendig ist, wird das Gespräch deutlich kürzer ausfallen, weil der Kunde bereits grundlegend informiert ist. Vor allem im Servicebereich zahlt sich dies aus. Beispielsweise können Sie mit einer Checkliste auf Ihrer Internetseite dafür sorgen, dass sich Anrufer bereits im Vorfeld vorbereiten kann, etwa bei der Bestellung von Ersatzteilen. Kommunizieren Sie deshalb Ihre www-Adresse und gewöhnen Sie Ihre Kunden durch interessante Informationen und Angebote daran, das Medium zu benutzen.
Ihr Ziel: Ihre Webseite zum Kommunikationsinstrument ausbauen und dadurch Servicekosten senken.
Weniger Leerlauf
Ein von allen gemeinsam geführter, elektronischer Terminkalender hat einen großen Vorteil: Der meistens Zeit raubende, telefonische Abstimmungsprozess vor Besprechungen entfällt. Jeder kann sofort sehen oder auch automatisch prüfen lassen, ob zu einem Wunschtermin alle Beteiligten verfügbar sind, und diesen dann gegebenenfalls besetzen. Viele weitere praktische Kommunikationsmöglichkeiten ergeben sich auch in Verbindung mit dem Mobilfunk: Über SMS können Nachrichten von außerhalb an bestimmte Verteiler geschickt werden, etwa „bitte anrufen“ oder „Achtung – Termin verschoben“. Dies ist auch dann günstig, wenn die Ansprechpartner häufig nicht an ihren Arbeitsplätzen anzutreffen sind. Längere Nachrichten können in einem geschützten Online-Bereich hinterlegt und von unterwegs mittels Passwort abgerufen werden.
Ihr Ziel: Mit einem effizienten Medienmix den Abstimmungs- und Kommunikationsaufwand im Unternehmen so gering wie möglich halten und damit indirekt die Produktivität steigern.
Jutta Gröschl
Jutta Gröschl ist Chefredakteurin der Monatpublikationen "Coaching" und "Sekretärinnen-SERVICE", die im WEKA-Tochterunternehmen GWI erscheinen.
"Coaching" ist der monatliche Beratungsbrief für Führungskräfte.
