Erfolgskontrolle: Mit diesen Zahlen behalten Sie Ihre Umsatzvorschau im Griff
Umsatzziele zu vereinbaren und ab und zu mal zu schauen, zu wie viel Prozent diese schon erreicht sind, reicht für eine solide Planung nicht aus. Doch auch, wenn Ihnen keine komplexe Software zur Verfügung steht, können Sie differenzierte Umsatzbetrachtungen anstellen.
Erfolgskontrolle: Mit diesen Zahlen behalten Sie Ihre Umsatzvorschau im Griff
Am besten gelingt Ihnen diese Umsatzbeobachtung in einer Excel-Datei.
Kalkulieren Sie die Wahrscheinlichkeit
Je weiter Ihre Mitarbeiter im Prozess mit dem Kunden fortgeschritten sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit des Abschlusses. Die genauen Zahlen müssen Sie jedoch erst einmal ermitteln:
1. Beschreiben Sie Ihren Verkaufsprozess
Überlegen Sie, welche Vorgehensweisen zur Kundengewinnung sich als besonders erfolgreich erwiesen hat. Erarbeiten Sie aus solchen Best-Practise-Beispielen Ihre Vertriebsprozesse. Wenn z. B. Messekontakte eine gute Ausgangsbasis für Folgegeschäft sind, kann der Prozess so aussehen:
Beispiel Vertriebsablauf Messe
1. Messekontakt
2. Erst-Termin (Bedarfsermittlung)
3. Angebot
4. Folge-Termin (Angebotspräsentation und Feinabsprache des Angebots)
5. Verhandlung
6. Endverhandlung
7. Abschluss
Berücksichtigen Sie unterschiedliche Vorgehensweisen. Gerade in der Startphase des Prozesses gibt es wahrscheinlich verschiedene Varianten (z. B. Mailing mit Rückantwort, inaktive Kunden anrufen).
2. Ermitteln Sie die Quoten
Nun beginnt die Fleißarbeit. Jeder Kontakt zum Kunden muss gezählt werden. Mit der Zeit bekommen Sie so zuverlässige Zahlen. Ermitteln Sie für jeden Prozessschritt:
- Mit wie vielen Kunden müssen Sie verhandeln, um einen Abschluss zu bekommen?
- Wie viele Angebotspräsentationen müssen Sie machen, um in die Endverhandlung zu kommen
- etc.
Wie lange es genau dauert, bis Ihre Zahlen aussagekräftig sind, hängt von Ihren Verkaufszyklen ab.
3. Errechnen Sie die Wahrscheinlichkeit
Nutzen Sie die Formel: Wahrscheinlichkeit = 100% / Anzahl Kontakte im Prozessschritt
Berücksichtigen Sie die Zeit
Mit jedem Tag, an dem der Kunde noch nicht gekauft hat, sinkt die Chance, den Abschluss bis zum Geschäftsjahresabschluss zu bekommen, rein rechnerisch um 0,28% (100%/360 Tage). Diese Betrachtung ist zwar stark vereinfacht, weil sie ...
- Feiertage, Ferienzeiten und saisonale Schwankungen und
- den Zeitplan des Kunden nicht berücksichtigt.
Sie ist aber wesentlich genauer und aussagekräftiger als eine Umsatzvorschau ohne zeitliche Komponente und trotzdem in einer Excel-Datei einfach anzuwenden.
Verbleibende Tage berechnen
Um in einer Excel-Datei die Anzahl von Tagen zwischen 2 Daten zu zählen, nutzen Sie die Funktion:TAGE360. Tragen Sie in ein Feld das Enddatum, z. B. 31.12.2008 ein und in ein weiteres Feld die Funktion: „=Heute()“, mit der immer das aktuelle Datum erzeugt wird. Fügen Sie nun in ein neues Feld die Funktion ein: =TAGE360(Feld mit heutigem Datum;Feld mit Enddatum)
Berechnen Sie den gewichteten Umsatz
Um den, nach Wahrscheinlichkeit und Zeit gewichteten Umsatz zu ermitteln, arbeiten Sie mit der Formel:
Musterformel
Gewichteter Umsatz = Umsatz x Wahrscheinlichkeit / 360 x Tage bis Enddatum.
Wenn die Umsatzwahrscheinlichkeit bereits bei 100% liegt, der Kunde also zugesagt hat, brauchen Sie die Gewichtungskriterien nicht mehr zu berücksichtigt. Der Umsatz wird mit 100% angerechnet.
Franziska Brandt-Biesler
Franziska Brandt-Biesler hat selbst lange Vertriebserfahrung gesammelt, bevor sie selbstständige Verkaufstrainerin wurde. Heute berät sie Führungskräfte bei der Optimierung des Vertriebs und führt Verkaufs- und Verhandlungsseminare durch. Im Berufsverband der Verkaufsförderer und Trainer engagiert sie sich in der Fachgruppe Verkauf.
