E-Mails sprechen ihre eigene Sprache
Der erste Tag nach Ihrem Urlaub: Über 400 E-Mails haben sich in den vergangenen Tagen/Wochen angesammelt! Da Sie möglichst schnell mit Ihrer „normalen Arbeit“ beginnen möchten, beantworten Sie viele E-Mails kurz und bündig. Andere delegieren Sie mit den Worten „Gehört in Ihren Verantwortungsbereich. Kümmern Sie sich bitte.“ an andere Kollegen. Als Sie einige Stunden später einem dieser Kollegen auf dem Flur begegnen, fährt er Sie mit den Worten an: „Ich habe schon genug auf meinem Schreibtisch. Da brauche ich nicht noch Ihren Kram!“
Ihre E-Mails wirken!
Obwohl die elektronische Post auf den ersten Blick ein konkretes Medium zu sein scheint, kann es schnell für Missstimmung und Missverständnisse sorgen. Zwei Charakteristika zeichnen dieses Medium nämlich gleichzeitig aus:
1. Die Mitteilungen werden schriftlich versandt.
2. Aufgrund der schnellen Antwortmöglichkeit erwecken E-Mails zugleich den Eindruck, dass Sender und Rezipient in direktem (mündlichem) Dialog stehen.
Dabei findet diese sogenannte vermündlichte Kommunikation ohne so wichtige Elemente wie Körpersprache, Mimik und Sprachgestaltung statt – auch wenn manche Absender versuchen ihre Gefühle mittels Emoticons zu verdeutlichen. Infolge dessen kann es leicht passieren, dass der Mailempfänger …
- Ihre Ironie nicht versteht, weil er nicht Ihren veränderten Tonfall hört.
- die kurz gehaltene Nachricht als Brüskierung empfindet, weil er nicht sieht, dass Sie unter Zeitdruck stehen.
- Ihre direkten Kommentare als anzüglich oder unangemessen empfindet, weil er nicht anhand Ihrer Körpersprache sehen kann, dass Sie es eigentlich anders meinen.
Übung:
Überlegen Sie selbst, wie oft Sie schon einmal ein schlechtes Gefühl beschlichen hat, nachdem Sie die Senden-Taste gedrückt hatten. Erinnern Sie sich noch, wie die Reaktion des Mail-Empfängers war?
Machen Sie sich vorher Gedanken Auch wenn Sie absolut unter Zeitdruck stehen, überlegen Sie sich genau, …
- was Sie sagen möchten,
- wie Sie es mitteilen möchten,
- ob die Form missverständlich sein könnte und
- ob Ihre Mail allen Formalien (Rechtschreibung, Grammatik) korrekt entspricht.
Mein Rat
Begehen Sie aber auch nicht den Fehler, an gute bzw. befreundete Kollegen nur noch neutrale Mitteilungen zu versenden. Sie stoßen damit nur auf Unverständnis, weil eine solche Mail nicht authentisch für Sie ist.
Halten Sie sich stets vor Augen, dass Sie auch keine E-Mail erhalten möchten, die mangelnde Wertschätzung ausdrückt bzw. voller Flüchtigkeitsfehler ist. Orientieren Sie sich vielmehr bei geschäftlichen Nachrichten daran, wie Sie entsprechende Briefe schreiben würden. Sie kommen dann auch beispielsweise nicht in Versuchung, Kontaktpartner zu flapsig anzureden (z. B. „Hallo Herr Prof. Meyer“ oder „Guten Morgen Frau Schmidt“ anstelle von „Guten Morgen Frau Dr. Schmidt“) – was dieser Ihnen unter Umständen sehr übel nimmt.
Streiten Sie nie per Mail
Gerade die scheinbare Dialogform, die E-Mails ausstrahlen, verführt dazu, schnell „mal eben seinem Ärger Luft zu machen“. Dadurch kann aber ein eigentlich banaler Konflikt sehr schnell eskalieren. Sie fühlen sich zwar besser, weil Sie so schnell Ihre Meinung geäußert haben, der Empfänger empfindet dies dagegen als Angriff oder Verletzung.
Suchen Sie daher immer das direkte Gespräch, wenn Sie …
- eine Meinungsverschiedenheit austragen,
- sich beleidigt oder persönlich angegriffen fühlen oder
- Groll – aus welchen Gründen auch immer – gegen jemanden hegen.
Angesicht zu Angesicht werden Sie sich sehr viel gemäßigter verhalten, weil Sie nun …
- sofort das Interesse und die Bedürfnisse Ihres Gegenübers erfahren und
- seine Körpersprache, Mimik und Ausdrucksweise erleben.
Dadurch erhöht sich die Chance, dass Sie gemeinsam frühzeitig Ihren Konflikt beenden können.
Übung
Achten Sie in den kommenden Wochen bewusst darauf, wie die Mails, die sie von Kollegen und Geschäftspartnern bekommen, ...
- inhaltlich aufgebaut sind und
- jeweils auf Sie wirken.
Mit Sicherheit fällt Ihnen so mancher Unterschied auf und Sie können sich sogar das eine oder andere selbst aneignen, was Sie als positiv empfunden haben.
Jutta Gröschl
