So kommunizieren Sie unangenehme Wahrheiten
Auch wenn Sie es ungern tun: Immer wieder müssen Sie Ihren Mitarbeitern auch unangenehme Wahrheiten (z. B. Kurzarbeit, Entlassungen, Auslagerung) überbringen. Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie Sie dies am besten angehen?
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern unangenehme Wahrheiten mitteilen müssen, lohnt sich der direkte Weg.
Kommen Sie schnell zum Punkt
Niemand ist gerne der Überbringer schlechter Nachrichten. Deshalb begehen Führungskräfte schnell den Fehler, viel zu weit auszuholen, bevor sie endlich auf den springenden Punkt kommen. Das hat den Nachteil, dass dadurch der Fantasie Tür und Tor geöffnet werden.
- Jeder spürt sofort, dass „da etwas im Busch ist“.
- Die wenigsten beruhigen sich mit dem Gedanken: „Ach, es wird schon nicht so schlimm sein, was er oder sie zu sagen hat.“ Viel wahrscheinlicher ist, dass ihnen die reinsten Horror-Szenarien durch den Kopf gehen – und zwar umso mehr, je länger sie auf Vermutungen angewiesen sind.
Das Gleiche passiert, wenn Sie versuchen, jemandem eine Nachricht so „schonend wie möglich“ zu überbringen. Das Gegenteil werden Sie erreichen: Die Ängste werden größer. Sie setzen Ihre Glaubwürdigkeit aufs Spiel und es wird umso schwerer, irrationale Befürchtungen zu beschwichtigen. Die Gründe:
- Menschen reagieren sehr viel empfindlicher, wenn sie das Gefühl haben, es wird ihnen vielleicht nicht die ganze Wahrheit gesagt.
- Sie entwickeln Ängste, dass das, was sie jetzt wissen, noch gar nicht das Schlimmste sei und malen sich aus, was noch alles kommen könnte. Dadurch kann sich leicht eine panische Stimmung verbreiten, was zur Folge hat, dass Sie mit Ihren Mitarbeitern nicht mehr vernünftig reden können.
- Die Mitarbeiter hören nicht mehr zu und lassen sich nicht mehr von dem „Schlimmsten“ ablenken, was noch kommen könnte.
So gehen Sie am besten vor
Die beste Strategie für den Umgang mit schlechten Nachrichten ist:
- Kommen Sie schnell auf den Punkt.
- Legen Sie klipp und klar dar, was Sache ist und wie die momentane Lage aussieht.
- Erläutern Sie so genau und konkret wie möglich, welche Einschnitte, Maßnahmen etc. geplant sind und warum man sich dafür entschieden hat. Geben Sie Ihren Mitarbeitern zugleich eine Perspektive.
1. Schritt: auf den Punkt kommen
Wenn an einer Entscheidung nicht mehr zu rütteln ist, dann sagen Sie nicht „Wir haben vor, in 3 Monaten Ihre Abteilung zu schließen“, sondern sagen Sie „Wir werden in 3 Monaten Ihre Abteilung schließen“.
Die richtige Wortwahl ist ein Punkt, der leider allzu häufig übersehen wird. Damit handeln Sie sich jedoch leicht unnötigen Ärger ein:
- Zum einen ist „Wir haben vor …“ eine leicht schwammige Formulierung.
- Zum anderen haftet dem Ausdruck „etwas vorhaben“ eine gewisse Unsicherheit an – die Vermutung liegt also nahe, dass es auch noch anders kommen könnte.
Da jedoch die Hoffnung bekanntermaßen zuletzt stirbt, stürzen sich verzweifelte oder bangende Menschen auf diese Unsicherheit.
- Sie tun alles, um ihre Abteilung doch noch zu retten.
- Statt ihre Energien dazu zu nutzen, sich mit den Fakten abzufinden und Wege zu suchen, wie sie damit umgehen können, reiben sie sich in einem unnötigen Widerstand gegen das Unabänderliche auf. Sie klammern sich an den Strohhalm, die Schließung der Abteilung könne doch noch in letzter Minute verhindert werden.
Aber wenn die Schließung dann kommt, sind Wut und Enttäuschung umso größer.
2. Schritt: momentane Lage erläutern
Wenn Sie schon schlechte Nachrichten haben, ist es ganz besonders wichtig, dass Sie möglichst genau erklären, warum es zu diesen Entscheidungen gekommen ist.
Menschen können viel verkraften und sind zu vielem bereit, wenn sie einen Sinn erkennen. Deshalb sollten Sie dafür Sorge tragen, dass die Mitarbeiter verstehen, weshalb die negative Veränderung nötig ist.
Sich im Ungewissen zu fühlen, sich Sorgen zu machen und auch die lauernde Angst sind nämlich lähmender als das Wissen, was auf einen zukommt. Oder anders ausgedrückt: Sobald die Betroffenen wissen, was sie erwartet, …
- können sie auch handeln.
- fokussieren sie sich nicht mehr länger allein auf die drohende Katastrophe – sondern auf die Lösung.
3. Schritt: eine Perspektive geben
Erläutern Sie ganz genau, wie sich die Entscheidung positiv auf sie auswirken kann – sofern Ihnen dies möglich ist.
- Berichten Sie beispielsweise darüber, wenn der Geschäftsführungsbeschluss neben der Auslagerung auch eine möglichst soziale Vorgehensweise vorsieht.
- Diskutieren Sie nach Möglichkeit mit Ihren Leuten darüber, wie die geplante Kurzarbeit optimal gestaltet werden kann.
Seien Sie aber auch darauf gefasst, dass Ihnen Wut und Enttäuschung entgegengebracht wird. Zeigen Sie dafür viel Verständnis: Menschen, die zum Beispiel ihren Job verlieren oder zukünftig weniger verdienen, müssen schließlich zunächst einmal emotional versorgt werden.
Das nützt im Übrigen nicht nur Ihren Mitarbeitern, sondern auch Ihnen: Wer noch voller Wut, Ärger oder Enttäuschung steckt, …
- mit dem können Sie nicht vernünftig reden,
- der will erst seine Emotionen loswerden.
Loslassen kann er seine Gefühle nämlich erst dann, wenn er sie gewürdigt sieht:
- Betonen Sie also so oft es nötig ist, dass Sie verstehen, dass jemand Ärger oder Wut empfindet.
- Bleiben Sie aber bei dieser Feststellung nicht stehen, sondern animieren Sie die Betroffenen zum Weiterdenken („Lassen Sie uns schauen, wie wir damit umgehen können.“).
Die Autoren: Dipl.-Psych. Ulrich Dehner ist im Rahmen seines Unternehmens, der Konstanzer-Seminare, als Coach, Coaching-Ausbilder und Managementtrainer tätig. Renate Dehner war Trainerin für Persönlichkeitsentwicklung.
