Warum es so schwer ist, Veränderungen herbeizuführen
In der Evolutionsgeschichte hat sich gezeigt, dass bestimmte Arten überlebt haben. Sie waren anpassungsfähig. Andere Arten wiederum sind ausgestorben, weil sie es nicht verstanden haben, sich in ausreichendem Maße der veränderten Umwelt anzupassen.
Nur die überlebensfähigsten Arten konnten sich im Laufe der Evolution behaupten. Auch Unternehmen müssen anpassungsfähig sein.
Gleiches gilt für Unternehmen. Aber warum gelingt es einigen Unternehmen, sich den veränderten Bedingungen anzupassen, und anderen gelingt dies nicht?
Sicherlich ist die immer wieder zu überprüfende Neuausrichtung der angebotenen Waren/Dienstleistungen etc. ein wesentlicher Punkt. Verpasst es ein Unternehmen, sich den veränderten Marktbedingungen anzupassen, sind seine Überlebenschancen gering.
Der wichtigste Bestandteil des Unternehmens sind aber die Menschen, die die Produktion, die Dienstleistungen oder den angebotenen Service erst möglich machen. Viele Unternehmer beklagen jedoch, dass es wesentlich leichter ist, einen ganzen Produktionsablauf neu zu strukturieren, als bei den Mitarbeitern eine Neuausrichtung zu bewirken. Der Mensch ist eben ein Gewohnheitstier! Ist dies wirklich so einfach?
Wertschätzung öffnet den Zugang zu Menschen, auch im Arbeitsprozess
Mitarbeiter sind keine sture Viehherde, die es vor sich herzutreiben gilt. Wer über die Köpfe seiner Mitarbeiter hinweg Konzepte entwickelt und maßgebliche Entscheidungen trifft, ohne die Betroffenen in den Prozess von Anfang an mit einzubeziehen und zu informieren, wird auf Widerstand stoßen, den er allenfalls mit Gewalt zu überwinden vermag.
Wer seine Mitarbeiter hingegen wertschätzt und ihnen dieses auch zeigt, indem er sie in Veränderungsprozesse einbezieht, gewinnt für sich selbst zugleich den Vorteil, dass er auch auf das Wissen und die Kenntnisse seiner Mitarbeiter zugreifen kann.
Sich auf neuem Boden zu bewegen, bringt aber auch immer Ängste mit, etwas falsch zu machen. Nur wer Fehler machen darf, wird im Sinne des Unternehmens produktive Schritte gehen können.
Lässt ein Baby die Hand seiner Mutter oder seines Vaters zum ersten Mal los, um die ersten selbständigen Schritte zu gehen, wird es von allen gelobt und ermuntert, dies zu wiederholen, selbst wenn es über die eigenen Füße stolpert und recht schnell unsanft wieder „landet“.
Dieselbe Ermutigung muss aber auch Mitarbeitern zustehen, die sich auf fremdem Terrain bewegen sollen. Wer nur die Kosten sieht, die falsche Schritte mit sich bringen, und auf Fehler entsprechend reagiert, darf sich nicht wundern, wenn Mitarbeiter an Gewohntem festhalten.
Playing to win statt: playing not to loose
Wer nicht nur Schritt halten, sondern gewinnen will, wird dies ganz ohne Risiko nicht können. Lernen kann allerdings nur da stattfinden, wo jemand mit größerer Erfahrung und Wissen Hilfe zur Selbsthilfe bietet. Nur wer sich grundsätzlich in seiner Umgebung sicher und gut aufgefangen weiß, kann sich auch öffnen, um zu lernen und Neues auszuprobieren.
Ohne die Hilfe zur Selbsthilfe geht es aber nicht. Die Nähe zum Problem und die persönliche Betroffenheit können zu einer gewissen Blindheit führen. Lösungen, die außerhalb des eigenen Erfahrungshorizonts liegen, werden nicht gesehen, Fehler wiederholt, weil ihre Ursache nicht klar ist.
Darüber hinaus können auch die Mitarbeiterinteressen kollidieren, so dass es einer neutralen Funktion bedarf, um Lösungswege für solche Konflikte aufzuzeigen oder einfach neue Impulse zu setzen.
Leistungseinbrüche in Veränderungsprozessen sind normal
Immer wieder werden in Unternehmen notwendige Veränderungen so lange wie möglich hinausgeschoben, da Veränderungsprozesse für die Dauer der Umstellung häufig zu Produktions- und/oder Umsatzeinbußen führen.
Bevor es losgeht, werden oft komplizierte Pläne zur Organisations- und Personalentwicklung entworfen und multifunktionale Teams zum Projektmanagement gebildet, um dann festzustellen, dass all dies die Einbrüche auch nicht verhindern kann.
Warum aber kommt es zu solchen Einbrüchen? Stellen Sie sich vor, Sie haben ein neues elektrisches Gerät erworben. Um dieses anzuschließen, müssen Sie den Stecker des alten Gerätes aus der Steckdose ziehen, um dann das neue Gerät anschließen zu können. Diese Unterbrechung führt zu einer Störung im Arbeitsablauf. Ähnlich verhält es sich mit Neuerungen im Arbeitsprozess, an dem Menschen beteiligt sind.
Es gibt kaum eine Veränderung, die für alle nur Vorteile mit sich bringt. Selbst wenn eine Veränderung für Viele positiv ist, wird sie einigen Wenigen zum Nachteil gereichen. Und Mitarbeiter, denen man etwas wegnimmt oder eine höhere Belastung zumutet etc., wehren sich. Das ist soweit eine natürliche menschliche Reaktion.
Den Widerstand nicht zur Kenntnis zu nehmen, bringt genauso wenig wie diesen persönlich zu nehmen und den Kopf in den Sand zu stecken.
Das einzige Mittel, das hilft, den Widerstand und damit auch die Einbußen für das Unternehmen so gering wie möglich zu halten, ist eine frühzeitige und möglichst umfangreiche Beteiligung der Betroffenen.
Veränderung braucht Mut. Auf allen Seiten.
Auch wenn die Mitarbeiter frühzeitig umfassend informiert wurden, wird es immer wieder Beteiligte geben, die dann, wenn es „ernst“ wird, so reagieren, als hätten sie gerade erst von der bevorstehenden Veränderung erfahren. Oft fehlt diesen der Mut, bei einer entsprechenden Information offen Bedenken zu äußern, in der Angst, dadurch negativ aufzufallen. Oder sie hoffen, dass das Vorhaben - wie vielleicht in der Vergangenheit bereits im Planungsstadium geschehen - stecken bleibt und es nie zu einer Umsetzung kommt.
Als derjenige, der die Veränderung umzusetzen hat, können Sie für ein solches Verhalten nur Verständnis aufbringen. Bewahren Sie die Ruhe und versuchen Sie durch schrittweises Heranführen der Betroffenen an die Veränderung, diesen die Furcht zu nehmen. Höchstwahrscheinlich wird auch in deren Augen der spätere Erfolg die Veränderung rechtfertigen.
Holen Sie sich jedoch möglichst regelmäßig und unmittelbar auf allen Ebenen Feedback ein. Nur wenn Sie darüber informiert sind, wo es Abweichungen von Ihrer Planung gibt und schnellstmöglich darauf reagieren können, werden Sie das Ziel erreichen. Mitarbeiter müssen dabei ehrlich Feedback geben können, auch wenn dieses mit den Veränderungsplänen nicht vereinbar ist. Eine zurückgehaltene Information über Vorgänge, die nicht im Sinne der Planung verlaufen, kann weiter reichende negative Konsequenzen haben, als das, was tatsächlich schief gelaufen ist, da der Verantwortliche sein Projekt auf der Basis falscher Annahmen vorantreibt.
Bleiben Sie auch jederzeit auf Überraschungen gefasst und versuchen Sie sich durch Pannen nicht entmutigen zu lassen, sondern diese mit Humor zu nehmen. Dies gilt für Mitarbeiter wie Manager in gleichem Maße. Ein Veränderungsprozess ist vor allem ein sehr emotionaler Vorgang. Nur wenn die Stimmung am Ende noch gut ist, besteht die Chance, den Prozess zum Erfolg zu führen bzw. neue Projekte erfolgreich anzugehen.
Informieren Sie nicht nur über die bestehenden Pläne und Aufgaben, die erfüllt werden müssen, sondern vergessen Sie nicht, auch über die errungenen (Teil)Erfolge zu informieren. Erreichtes hervorzuheben und in passendem Umfang auch mal zu feiern, tut der der Motivation der Beteiligten sicherlich gut.
Dr. Susanna Lange ist Rechtsanwältin mit dem Tätigkeitsschwerpunkt Arbeitsrecht und seit über 10 Jahren in verschiedenen Funktionen im Personalwesen tätig
