Erfolgsfaktoren eines gelungenen Auswahlverfahrens
Es kann schon schwierig sein, sich zwischen einzelnen guten Bewerbern entscheiden zu müssen. Was aber haben Sie als Unternehmer zu leisten, um überhaupt in die gewünschte Situation zu gelangen, zwischen Bewerbern entscheiden zu können? Und was können Sie tun, um die erst einmal mühevoll gewonnenen neuen Mitarbeiter nach Vertragsschluss dauerhaft für Ihr Unternehmen zu gewinnen?
Wie gelangt ein Unternehmen in die günstige Situation, zwischen mehreren guten Bewerbern auswählen zu können?
Anders formuliert: welches sind die Erfolgsfaktoren eines gelungenen Auswahlverfahrens? Zunächst einmal sollten Sie die Situation auf dem Bewerbermarkt genau beobachten. Dies hilft Ihnen bei der Auswahl und dem Entwurf des optimalen Anzeigenkonzeptes.
Dazu gehört sowohl die Auswahl der Medien, die Gestaltung der Anzeigen als solche sowie die Art der Formulierung und Ansprache der Bewerber. Der Creativdirector erwartet eine andere Ansprache und Anzeigengestaltung als der neue Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung!
Haben Sie diese Schwelle überschritten und halten die ersten Bewerbungen in der Hand, sollten Sie dafür Sorge tragen, dass die Bewerber umgehend eine Eingangsbestätigung erhalten, idealer weise mit einem Hinweis, wann sie mit einer weiteren Rückmeldung rechnen dürfen. Dies hinterlässt nicht nur bei ihren potentiellen neuen Mitarbeitern einen guten Eindruck, sondern erspart Ihnen auch die Bearbeitung gehäufter Nachfragen.
Die Vereinbarung eines Gesprächstermins sollte möglichst auch das Erscheinen des Bewerbers sicherstellen
Versuchen Sie, die geeigneten Kandidaten für ein Bewerbungsgespräch innerhalb weniger Tage auszuwählen und zu einem Gespräch einzuladen. Beschränken Sie sich auf eine schriftliche Einladung, verbleiben Sie in der Folgezeit bis zum Vorstellungsgespräch in der Ungewissheit, ob die Einladung den Kandidaten auch tatsächlich erreicht hat und dieser den Termin wahrnehmen will.
Eine telefonische Einladung mit schriftlicher Bestätigung hinterlässt daher nicht nur einen guten Eindruck, sondern stellt zugleich die schnellste Art und Weise dar, einen für beide Seiten passenden Termin zu finden und – aufgrund der Ihrerseits versandten Terminbestätigung – Missverständnisse zu vermeiden. Zugleich erhöhen Sie damit die Wahrscheinlichkeit, dass der ausgewählte Kandidat auch tatsächlich zum Termin erscheint. Nach einem freundlichen persönlichen Kontakt fällt es den meisten Bewerbern wesentlich schwerer ohne triftige Absage zum Vorstellungsgespräch einfach nicht zu erscheinen.
Nehmen Sie die organisatorische Vorbereitung des Bewerbungsgesprächs nicht zu leicht
Nehmen Sie vereinbarte Gesprächstermine ernst und erscheinen Sie pünktlich. Planen Sie für ein fundiertes Bewerberinterview mindestens eine Stunde Zeit ein, besser noch eine halbstündige Reserve. Wenn Sie weniger Zeit benötigen, weil der Kandidat bereits früher erkennen lässt, dass er nicht für die offene Position geeignet ist, können Sie die Zeit immer noch anderweitig nutzen. Bedenken Sie, dass es insbesondere bei Positionen, die mit erfahrenen Spezialisten besetzt werden sollen, oft schwierig ist, überhaupt Bewerber zu gewinnen. Auch ein Bewerber will mit Respekt behandelt werden.
Sollte es Ihnen ausnahmsweise nicht möglich sein, zeitnah zumindest Termine zu vereinbaren, versenden Sie Zwischenbescheide und bitten Sie die Bewerber um noch etwas Geduld. Wenn möglich begründen Sie die benötigte Dauer. Ein nachvollziehbarer Grund wie unerwartet hohe Bewerberzahlen oder die plötzliche Erkrankung des zukünftigen Vorgesetzten stößt in der Regel auch bei dem Bewerber auf Verständnis. Zeigen Sie auf jeden Fall, dass Ihr Interesse noch ebenso aktuell ist wie die Vakanz der Position. Formulieren Sie dies möglichst freundlich, aber neutral und vermeiden Sie es bei dem Bewerber den Eindruck zu hinterlassen, er habe „das Rennen bereits gewonnen“.
Mit dem Bewerbungsgespräch ist das Einstellungsverfahren noch lange nicht abgeschlossen
Halten Sie zwischen dem Bewerbungsgespräch und der Übersendung der Vertragsunterlagen Kontakt und gestalten Sie die dazwischen liegende Zeit so kurz wie möglich. Auch ein Kandidat, den Sie scheinbar für Ihr Unternehmen bereits gewinnen konnten und der vielleicht sogar den ihm angebotenen Arbeitsvertrag schon unterschrieben hat, kann noch „abspringen“.
Dies gilt umso mehr, je länger der Zeitraum ist, der zwischen Leistung der Vertragsunterzeichnung und Antritt der neuen Stelle liegt. Auch hier gilt daher insbesondere bei längeren Zeiträumen: Halten Sie Kontakt und zeigen Sie dem neuen Mitarbeiter, dass Ihre Zusammenarbeit erst beginnt und Ihr Interesse nicht mit der Einstellung bereits erschöpft ist.
Auch mit dem ersten Arbeitstag sollte der neue Mitarbeiter nicht einfach sich selbst überlassen bleiben. Was zu diesem Zeitpunkt und in dem anschließenden Zeitraum für einen gelungenen Arbeitsbeginn und damit für die Mitarbeiterbindung getan werden kann, soll jedoch in einem nachfolgenden Beitrag eingehende Betrachtung finden.
Dr. Susanna Lange ist Rechtsanwältin mit dem Tätigkeitsschwerpunkt Arbeitsrecht und seit über 10 Jahren in verschiedenen Funktionen im Personalwesen tätig
