So reduzieren Sie die Kosten bei Bewerbern
Stellen sich Bewerber auf Ihre Aufforderung persönlich im Unternehmen vor, können diese die Erstattung ihrer Bewerbungskosten verlangen. Das gilt allerdings nicht immer. Zudem können Sie Ihre Erstattungspflicht von vornherein ausschließen.
So reduzieren Sie die Kosten bei Bewerbern
Praxis-Fall
Ein Arbeitgeber bat einen 20 km entfernt wohnenden Bewerber zur persönlichen Vorstellung ins Unternehmen. In der Einladung gab der Arbeitgeber u.a. an, dass er die Kosten für die „günstigste Klasse“ bei Benutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln ersetzen würde. Beigefügt war eine Wegbeschreibung, aus der sich unter der Rubrik „Anreise mit der Deutschen Bahn“ die Weiterfahrt mit dem Taxi vom Hauptbahnhof zumUnternehmen als Anreisevariante ergab.
Der Bewerber verlangte daher für diese Fahrt die Erstattung derTaxikosten von 60 €. Das lehnte der Arbeitgeber ab und ersetzte 7,30 €. Dieser Betrag wäre für eine Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln angefallen. Das Arbeitsgericht Köln entschied jedoch, dass jeder die Hälfte der restlichen Taxikosten von 52,70 € zahlen müsse. Der Bewerber hätte von seinem Wohnort rechtzeitig und billiger das Unternehmen mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichen können. Er durfte aber aufgrund der Wegbeschreibung darauf vertrauen, dass ihm die Taxikosten erstattet würden. Der Arbeitgeber müsse dem Bewerber daher die Taxikosten als Schadenersatz leisten. Dieser Anspruch sei aber um die Hälfte zu kürzen, da den Bewerber ein Mitverschulden träfe. Denn er hätte beim Arbeitgeber nachfragen müssen, ob auch Taxikosten bezahlt werden (ArbG Köln, Urteil vom 20.05.2005, Aktenzeichen 2 Ca 10220/04).
Grundsätzlich müssen Sie zahlen
Fordern Sie einen Bewerber auf, sich persönlich vorzustellen, müssen Sie ihm seine Aufwendungen dafür auch ohne besondere Vereinbarung in verkehrsüblicher Höhe oder gegen Belege erstatten.
Das gilt ebenfalls, wenn Ihre Aufforderung auf eine Initiativbewerbung des Arbeitnehmers zurückgeht. Der Anspruch des Bewerbers auf Aufwendungsersatz ergibt sich aus dem Auftragrechts, §§ 662 bis 676 BGB (BAG, Urteil vom 29.06.1988, Aktenzeichen 5 AZR 433/87). Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie den Bewerber einstellen oder nicht. Ersetzen müssen Sie aber nur solche Kosten, die nach Art und Höhe sowohl verkehrsüblich als auch erforderlich sind.
Mein Rat
Wohnt der Bewerber weiter entfernt, sollten Sie den Vorstellungstermin so legen, dass er am selben Tag an- und abreisen kann. Dadurch können Sie den Ersatz für Übernachtungskosten sparen.
Schnell-Check: In diesen Fällen dürfen Sie die Erstattung ablehnen
| Ja | Nein | |
|---|---|---|
| Erschien der Bewerber unaufgefordert zu einem Bewerbungsgespräch? | ||
| Sind Sie der Bitte eines Bewerbers zu einem Vorstellungsgespräch nachgekommen? | ||
| Ist der Bewerber im Auftrag der Agentur für Arbeit zu einem Vorstellungsgespräch erschienen? | ||
| Haben Sie von vornherein ausdrücklich die Übernahme von Bewerbungskosten ausgeschlossen? |
Auswertung: Können Sie nur einmal Ja ankreuzen, dürfen Sie die Erstattung generell ablehnen.
So sparen Sie Kosten
Den Anspruch Ihres Bewerbers können Sie von vornherein vollständig oder teilweise ausschließen. Dazu müssen Sie ihn im Einladungsschreiben ausdrücklich darauf hinweisen, dass Sie diese Kosten nicht übernehmen. Auf der anderen Seite sollten Sie aber bedenken, dass ein solches Verhalten auch das ImageIhres Unternehmens negativ beeinflussen könnte.
Ihre Musterformulierungen
„Wir bitten Sie allerdings dafür um Verständnis, dass wir Ihnen die anfallenden Kosten und Aufwendungen für das Vorstellungsgespräch bei uns nicht erstatten können.“ Oder: „Die Ihnen durch das Vorstellungsgespräch entstehenden Kosten erstatten wir Ihnen bei Anreise mit dem Pkw je gefahrenen Entfernungskilometer in Höhe der derzeit steuerfreien Pauschale von 0,30 € oder bei Anreise mit der Bahn in Höhe der Kosten für die Hin- und Rückfahrt 2. Klasse gegen Vorlage des Tickets.“
Übersicht: Das müssen Sie erstatten
| Art der Kosten | Höhe |
|---|---|
| Anreise mit eigenen Pkw | steuerliche Pauschale (derzeit 0,30 € je Entfernungskilometer); sollen die Kosten nur in der Höhe der Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel ersetzt werden, müssen Sie den Bewerber zuvor darauf hinweisen. |
| Anreise mit dem Bus | Höhe der entstandenen Kosten |
| Anreise mit dem Taxi | nur dann, wenn der Vorstellungsort anders nicht ohne einen hohen Zeit- oder Kostenaufwand zu erreichen ist |
| Anreise mit dem Zug | Höhe der entstandenen Kosten Sie können aber vorgeben, ob der Bewerber 1. oder 2. Klasse reist |
| Anreise per Flugzeug | nur dann, wenn Sie dem einzelnen Bewerber dies zuvor zugesagt haben |
| Verpflegungsmehraufwand | nach Vorlage der Belege oder in Höhe der steuerlichen Pauschale (bei einer Reisezeit von mindestens 8 Stunden = 6 €, von mindestens 14 Stunden = 12 € und von 24 Stunden = 24 €) |
| Übernachtungskosten |
Nur dann, wenn aufgrund der Entfernung zum Wohnort oder der Lage des Vorstellungstermins dem Bewerber die An- und Abreise am selben Tag nicht zumutbar ist. |
| Zeitaufwand/Verdienstausfall | keine Erstattungspflicht |
Dr. Patrick Hamilton
Dr. Patrick Hamilton ist unter anderem als Coach bei Lufthansa Systems in Frankfurt tätig. Er berät dort Führungskräfte beim Aufbau starker Teams und begleitet die Einarbeitung von Mitarbeitern in neue Arbeitsmethoden und Technologien.
