Fazit aus 20 Jahren Unternehmensberatung: Erhebliches Mitarbeiterpotenzial liegt brach
Malik, der Verfasser des Bestseller „Führen Leisten Leben“ kommt nach 20 Jahren Unternehmensberatung zu dem Schluss: „Die meisten (Manager) lassen erhebliches Sekretariatspotenzial brachliegen – völlig unverständlich, wenn man an den möglichen Nutzen - und an die Kosten – einer guten Sekretärin denkt“. Eine gute Sekretärin „vervielfacht (…) die Leistung eines Managers“, sofern man sie eben richtig einsetzt. Den richtigen Einsatz kann man sich – Gott sei Dank – wie auch alle anderen Erfolgsbausteine des malik’schen Managements durch Lernen und Üben aneignen. Lesen Sie hier wie Ihre Assistentin Ihnen weitere Aufgaben abnehmen kann – damit Sie den Kopf freihaben für die wirklich wichtigen Entscheidungen.
Entlastung durch Ihre Sekretärin
Ist Ihre Sekretärin leistungsstark, haben Sie den Kopf frei für die wirklich wichtigen Entscheidungen.
Manager sind Manager, weil sie Spaß am Erfolg haben, weil sie was bewegen wollen und sich darüber freuen, wenn der gewünschte Erfolg eintritt. Häufig lenkt aber die „Routine“ den Blick vom Wesentlichen ab und die Gefahr der Verzettelung ist groß.
Diese Sofortmaßnahmen können Sie selbst für ein besseres Zeitmanagement und einen optimierten Einsatz Ihrer Sekretärin ergreifen.
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Aufnahme der Ist-Situation:
Erstellen Sie sich ein Zeitprotokoll: Notieren Sie alle Aufgaben, die länger als 15 Minuten Zeit in Anspruch nehmen. Betrachten Sie dafür eine Ihrem Beruf entsprechend repräsentative Woche und machen Sie die Aufzeichnung unbedingt selbst. -
Analyse:
2.1 Sortieren Sie „Zeitdiebe“ aus! Welche internen und externen Störer gibt es?
Interne Störer sind beispielsweise mangelnde Konzentration, externe zu lang geführte Telefonate oder Kollegen, die Sie spontan aufsuchen und länger als notwendig bleiben.
2.2 Wo fallen Doppelarbeiten an? Zwischen Ihnen und Ihrer Sekretärin oder zwischen Ihnen und anderen Abteilungen?
2.3 Wo kann man Aufgaben zu Aufgabenpaketen zusammenfassen und wie lassen sich diese in Ihren Wochenplan oder Monatsplan sinnvoll integrieren?
2.4 Welche Aufgaben sind dringlich aber nicht wichtig?
2.5 Planen Sie bei der Erledigung Ihrer Aufgaben Puffer ein? Empfohlen sind hier 40 % mehr Zeit.
2.6 Tragen Sie sich die Erledigung Ihrer Aufgaben auch in Ihren Kalender ein?
2.7 Führen Sie mehr als einen Kalender?
3. Entlastung durch Ihre Sekretärin:
Zu 2.1: Geben Sie Ihrer Sekretärin klare Anweisungen, wer Sie wann und zu welchen Fragen stören darf.
Zu 2.2: Überlegen Sie, warum Sie und Ihre Sekretärin an derselben Sache arbeiten. Definieren Sie Prozesse und Ziele, damit Ihre Sekretärin die Aufgaben völlig selbstständig bearbeiten kann, optimalerweise bis zur Entscheidungsreife. Bei Aufgaben, bei denen Sie das für nicht sinnvoll erachten, benötigt sie einen klaren Prozess, wo die Aufgabe bei Ihnen aufhört und bei ihr anfängt bzw. mit welchen Ergebnissen Sie wieder zu Ihnen kommen soll.
Zu 2.3: Hat auch Ihre Sekretärin die Möglichkeit, ihre eigenen Aufgaben in ihrem eigenen Wochenplan sinnvoll zu bündeln und dadurch mehr Zeit zu gewinnen? Kann Ihre Sekretärin Ihre gebündelten Aufgaben übernehmen oder zumindest Teilbereiche davon?
Zu 2.4: Mit diesen Aufgaben sollten Sie sich überhaupt nicht beschäftigen, die sind zu delegieren. Ihre Aufgaben sind die wichtigen. Kommt hier Ihre Sekretärin auch in Frage?
Zu 2.5 bis 2.7: Führen Sie ab sofort nur noch einen Kalender und – überlassen Sie das Management Ihrer Zeit Ihrer Sekretärin.
In Sachen Zeitmanagement, Umgang mit Zahlen oder Bewerbermanagement u.v.m. können wir Ihre Sekretärin in nur einem Praxiskurs schulen. Informationen zum Praxiskurs, ein Inhaltsverzeichnis und eine Leseprobe finden Sie hier. – damit Sie Zeit für die wirklich wichtigen Dinge haben.
