Genügen diese Unterlagen bei Ihnen den Anforderungen der Betriebsprüfung?
Manchmal ist es gar nicht irgendeine clevere Gestaltung, die Sie gegenüber dem Betriebsprüfer verteidigen müssen. Oft scheitern die Dinge schlicht an Ihren zurückbehaltenen Unterlagen. Anhand eines Falles aus meiner jüngsten Beratungspraxis stellen wir Ihnen im Zusammenhang dar, worauf es ankommt. Damit Sie in der Betriebsprüfung nicht gleich auf der rein tatsächlichen Ebene straucheln.
Ein Gutschriftdoppel muss 1:1 die Originalrechnung widerspiegeln.
Das Problem: die Rechnungsanforderungen
Sie müssen die nach § 14 UStG geltenden Rechnungsanforderungen beachten!
Das gilt genauso für die von Ihnen erteilten Gutschriften.
Wenn Sie dies ignorieren, wird es teuer in der Betriebsprüfung,denn darauf stürzt sich der BP sofort.
Warum? Hier hat er leichtes Spiel, Fehler aufzudecken. Und in diesem Bereich kommt aufgrund der heutigen Automatisierung ein Fehler selten allein.
Klartext: Eine falsche gefundene Durchschrift indiziert regelmäßig, dass hier noch eine Fülle solcher „Fehltritte“ zu finden ist. Die Praxis bestätigt das zu oft.
| Der Fall aus der Praxis: |
|---|
|
Ein beratender Ingenieur (Freiberufler, § 18EStG) war zugleich Gesellschafter-Geschäftsführer(s)einer X-Projekt-Bauträger GmbH. Er stellte in seiner Funktion als Ingenieur Rechnungen an die GmbH, um – erlaubterweise!– den Gewinn dort herauszuziehen und stattdessen bei sich als freiberufliche Einnahmen nach § 18 EStG zu versteuern. Aus nichtsteuerlichen Gründen musste er Rechnungen zurücknehmen. Die Rechnungen waren längst bezahlt. Er erteilte eine Gutschrift. Der Gutschriftsbetrag kam áconto von der GmbH zurück. Der Ingenieur buchte entsprechend bei sich die ursprünglichen Rechnungsnettobeträge als Betriebsausgaben und die ursprünglichen Umsatzsteuerbeträge als abziehbare Vorsteuer, um den ursprünglichen Vorgang wirtschaftlich vollständig zurückzudrehen. Zum Zeitpunkt der Betriebsprüfung beim Ingenieur waren zu allem Überfluss die GmbH-Unterlagen aus dem betreffenden Jahr abhanden gekommen. |
BP: Vorsteuerabzug ist auf jeden Fall zu verweigern
Der Betriebsprüfer verweigerte vor allem den Vorsteuerabzug (übrigens zusammen mit dem Betriebsausgabenabzug) aus folgendem Grund:
Es handelte sich hier um ein Doppel der Gutschrift, das lediglich einen Ausdruck der variablen Computerdaten enthält.
Das machen sehr viele Unternehmer so. Wenn dadurch jedoch rechnungserhebliche Daten fehlen, die sich auf dem vorgedruckten Briefkopf befinden (und dieser nicht abkopiert wurde), wird es schon deswegen eng.
Das Original war bei der GmbH ja nun auch nicht mehr zu finden.
Wichtiger Hinweis
Diese Situation ist vergleichbar damit, dass Ihr Kunde insolvent geworden ist – da bekommen Sie auch nichts mehr, was nachträglich zur Aufhellung beitragen könnte.
Auf dem Briefkopf, aber nicht im Doppel:
Im obigen Fall fehlten die Steuernummer oder UST-ID und der Gutschriftsaussteller.
Dass sich diese beiden Angaben wohl im verwendeten Briefpapier befanden, lässt sich leider nicht mehr nachweisen.
Das reicht als K.-O.-Kriterium fürden Vorsteuerabzug schon – insbesondere,weil es sich um eine Gutschrift weit über der Toleranzgrenze von damals noch 100 € handelte(heute 150 €, ab 2009 höchstwahrscheinlich200 €).
Doch auch der Individualtext lässt Lücken
Leider wäre die Gutschrift auch mit Briefkopf nicht ausreichend.
Außerdem fehlten folgende Angaben:
- einmalige und fortlaufende Rechnungsnummer (hier: Gutschriftsnummer)
- die ursprünglichen Rechnungsnummern der drei irrtümlichen Rechnungen
- der Nettobetrag der einzelnen Rechnungsleistungen
- Steuersatz und Steuerbetrag bei allen drei Rechnungen (hierbei wird unterstellt, dasses sich um steuerpflichtige Leistungen handelt, da der Mandant ja Vorsteuer ziehen wollte. Wäre dies nicht so, müsste hierwiederum stehen, dass es sich z. B. umsteuerbefreite Leistungen oder um einenKleinunternehmer gehandelt hat)
- der Leistungszeitpunkt der ursprünglichabgerechneten Positionen (z. B. „seinerzeit geliefert am …“)
- zwar kein Gesetzes- aber ein Glaubhaftigkeitsbestandteil:eine Unterschrift oder wenigstens eine Paraphe mit Absendedatum sollte enthalten sein.
| Meine Empfehlung |
|---|
|
So vielwie möglich in die Masken (bei WORD z. B.sog. DOT-Dateien), so wenig wie möglichvorgedruckt auf Briefpapier. Das gilt umso mehr, wenn Sie nur Ausdrucksdoppel zurückbehalten und nicht jede Ausgangspost vor Absendung noch einmal durch den Kopierer jagen möchten. |
Nur Logo oder Signet auf die Vordrucke …
Auf den Briefbogen lassen Sie nur Ihr Logo oder das Signet (Logo-Schriftzug-Kombination) eindrucken. Dies ruhig sehr edel und in Farbe, denn das macht Ihre Post im Geschäftsverkehr – und auch dem Betriebsprüfer– glaubhafter und seriöser.
Prüfen Sie selbst: Wenn Sie von jemandem nur einen einfarbigen Brief aus einem Guss – womöglich noch aus dem Tintenstrahl- oder Nadeldrucker– bekommen, halten Sie ihn dann für einen etablierten Geschäftsmann, der seriös in sein Geschäft investiert hat?
… was sich mal ändert, sollte dagegen in die DOT
Alle anderen Angaben, insbesondere diejenigen, die sich von Zeit zu Zeit ändern (E-Mail, Adresse, Webseite, Mitgliedschaften, Kontoverbindungen und ganz aktuell: demnächst die Ersetzung der UST-ID durch die W-IdNr.) gehören in die DOT-Datei.
Sie schlagen gleich zwei Fliegen mit einer Klappe: Änderungen sind schnell und kostengünstig möglich und Sie brauchen kein vorgedrucktes Briefpapier zu entsorgen.
Zum anderen sind Ihre Ausdruckdoppel verwendbar und betriebsprüfungssicher– vor allem, wenn Sie noch einen Absendestempel und/oder eine Unterschrift-Paraphedr aufsetzen.
Expertenrat
Bei der USt-ID oder in Zukunft der W-IdNr. hat es auch eine rechtliche Komponente, wenn diese nicht einfach nur irgendwo aufdem Briefkopf eingedruckt ist.
Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen z. B. spricht das Gesetz davon, dass die ID „verwendet“ sein muss. Sie ist aber noch lange nicht dadurch verwendet, dass sie standardmäßig eingedruckt ist.
Die Rechnung muss vielmehr konkret darauf Bezug nehmen, dass die ID für genau bezeichnete Lieferpositionen als verwendet gelten soll.
Hier hilft eine entsprechend aufgebaute DOT-Datei gegen die im Alltag einsetzende Denkträgheit – und verhindert damit teure Nachbelastungen von Umsatzsteuer!
Exkurs: nächste DOT-Änderung steht an – die (W-)IdNr. kommen
Die neue bundeseinheitliche Steuer-Identifikationsnummer für alle Bürger „von der Wiege bis zur Bahre und dann noch mal 20 Jahre“anstelle der bisherigen Steuernummer – unterschiedlich nach Bundesland und je Finanzamt – war schon im Steueränderungsgesetz 2003 durch §§ 139a bis 139d AO vorgesehen.
Seit August 2008 werden zunächst nur die IdNr. für natürliche Personen versendet (§ 139b AO). Die steuerliche Wirtschafts-Identifkationsnummer (W-IdNr.) nach § 139c AO für wirtschaftlichtätige natürliche Personen (also Sie), juristische Personen und Personenvereinigungen kommt dann erst im Anschluss.
Ihre Zuteilung hängt sachlich und zeitlich von der Vergabe der Nummer für natürliche Personen ab. Erst wenn alle Individuen eingepflegt sind, kannd ie W-IdNr. kommen.
Danach besitzen Einzelunternehmer und Freiberufler zwei Steuernummern.
Dafür fällt dann künftig die separate Umsatzsteuer-Identifikationsnummer weg.
(W)-IdNr. soll „nichtsprechend“sein
Die bundeseinheitliche Ordnungskennzahl besteht aus 10 Zahlen und einer Prüfziffer.
Zwar sind die personenbezogenen Daten wie Name, Anschrift, Geschlecht, Geburtstag und-ort, ggf. Doktorgrad und Künstlername beim Amt in einer bundesweiten Datenbank hinterlegt.
Die Identifikationsnummer ändert sich im Laufe des Lebens aber nicht, auch wenn sich die dazugehörigen Daten ändern (z. B. durch Umzug, Heirat), die in die Datenbank des BZSt (Bundeszentralamt für Steuern) eingespeist werden.
Die Ämter beteuern: Die Ziffernfolge der Identifikationsnummer wird nicht aus Daten über den Steuerpflichtigen abgeleitet. Es handele sich um „nichtsprechende“ Zahlen,die keinen Rückschluss auf den Einzelbürger zuließen.
Wichtiger Hinweis
Die Finanzverwaltung darf ihre Datenbank für keine anderen als für steuerliche Zwecke nutzen.
Nach § 139b Abs. 4 und 5 AO unterliegen die dort gespeicherten Daten einer strikten Zweckbindung,die eine anderweitige Verwendung nicht zulässt. Zugriff auf die Daten haben nur Finanzbehörden nach § 6 AO.
Allerdings wecken die Daten Begehrlichkeiten für künftige Gesetzesmaßnahmen in anderen Bereichen. So wurde der Datenpool der Banken ursprünglich nur zur„Terroristenfahndung“ benötigt.
Zwei Jahre später konnten hierauf die Finanzämter per Kontenabrufzugreifen – so viel zum Datenschutz.
Matthias Frenzel
Fachanwalt für Steuerrecht
