Steuertipps: Verbinden Sie Angenehmes mit Nützlichem
Wer sich während eines Urlaubs mit Geschäftspartnern traf, wurden die entstandenen Unkosten meist vom Finanzamt nicht anerkannt. Nun verschafft eine aktuelle Rechtsprechung neue Möglichkeiten.
Wie viel Privates das Finanzamt mitbezahlt
Selbstständigen bleibt meist nur wenig Zeit für Privates. Ein übervoller Terminkalender, aber auch Repräsentationspflichten zwingen Sie oft dazu, das Nützliche mit dem Angenehmen zu verbinden. Beispielsweise indem Sie die Urlaubsreise mit einem Geschäftstermin kombinieren oder Ihren Ehepartner auf eine Dienstreise mitnehmen.
Da ist es doch mehr als gerecht, wenn Sie die beruflichen Kosten mit dem Fiskus teilen wollen. Doch die Verbindung Privates und Business provoziert bei Finanzbeamten stets Misstrauen und oft genug Ablehnung. Der Grund ist das so genannte „Aufteilungsverbot“: Kosten können Sie nicht als Betriebsausgaben absetzen, wenn sie sowohl beruflich als auch privat veranlasst sind.
Rechtsprechungsänderung verschafft Spielraum
Doch diese Vorschrift wurde in jüngster Vergangenheit von den Finanzgerichten außer Kraft gesetzt: So ist es seit einem Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) kein Problem mehr, eine beruflich veranlasste Reise um ein paar Tage Urlaub zu verlängern (Az.: VI R 94/01).
Im entschiedenen Fall hatte ein Fachmann der Informationstechnologie an einer viertägigen Konferenz in den USA teilgenommen und seinen Aufenthalt um drei Urlaubstage verlängert. Der beruflich veranlasste Anteil an der Reisedauer betrug also vier von sieben Tagen. Deshalb darf er 4/7 der Flugkosten sowie vier Übernachtungen als Betriebsausgaben Steuern mindernd geltend machen.
Auch das Finanzgericht Köln zeigte sich in Sachen Arbeitsurlaub kulant (Az.: 11 K 335/02). Ein Freiberufler hatte sich auf der Nordseeinsel Sylt im Hotel einquartiert, um dort in Ruhe eine wichtige Terminarbeit fertig stellen zu können. Den gesamten Aufenthalt inklusive Hotel, Verpflegung und Fahrtkosten buchte er als Betriebsausgaben. Der Fiskus weigerte sich und der Betroffene klagte. Die Richter entschieden, dass ein solcher Arbeitsurlaub ausnahmsweise beruflich veranlasst sei und damit abzugsfähig ist.
Doch wer das Angenehme mit dem Nützlichen verbinden will, muss auf der Hut sein und die gemischte Reise penibel planen. Der Grund: Trotz der positiven Rechtsprechung des obersten deutschen Finanzgerichts schauen sich Finanzbeamte derartige Reisen ganz genau an. Finden sie auch nur ein „Haar in der Suppe“, streichen sie den gesamten Betriebsausgabenabzug.
Folgende Punkte müssen Sie unbedingt beachten:
1. Planen Sie die Reise penibel
Wenn Sie eine Geschäftsreise mit privaten Ausflügen verbinden, muss das Unternehmerische stets im Vordergrund stehen. Der BFH sagt dazu in seinem Urteil nur indirekt, das Private dürfe das Betriebliche „nicht weitaus überwiegen“. Dafür wiederum reiche es aus, wenn der betriebliche Zeitanteil bei 15 % liege. Dies sei jedoch keine starre Grenze, maßgeblich sei der Einzelfall.
2. Sammeln Sie Nachweise
- Sammeln Sie vor der Reise überzeugende Beweise für den betrieblichen Anlass, zum Beispiel:
- Anmeldungen bei Messe- oder Seminarveranstaltern,
- Briefwechsel mit Geschäftspartnern, Behörden und Organisationen,
- Anfragen an ausländische Industrieund Handelskammern,
- Terminabsprachen mit Kunden, Lieferanten und Messeausstellern.
Während der Reise sammeln Sie Tagungsprogramme und Visitenkarten. Lassen Sie sich von Gesprächspartnern notfalls Ihre Anwesenheit bezeugen oder fertigen Notizen von geschäftlichen Gesprächen an.
3. Trennen Sie die Kosten
Trennen Sie alle betrieblichen und privaten Kosten voneinander. Lassen Sie sich gesonderte Rechnungen für Hotel, Mietwagen und Restaurant geben.
4. Vorsicht bei privater Reisebegleitung
Mitreisende Ehepartner oder Kinder sind für den Finanzbeamten stets ein eindeutiger Anhaltspunkt für eine private Lustreise. Zwei mögliche Auswege:
- Ihre Familie reist erst an, wenn Sie Ihre Konferenzteilnahme oder den Messebesuch hinter sich haben. Dann dürfen Sie die drei Urlaubstage problemlos dranhängen.
- Übertragen Sie Ihrem Partner oder volljährigem Kind betriebliche Aufgaben, zum Beispiel als Übersetzer, Schreibkraft oder Fahrer. Schließen Sie dazu einen Arbeitsvertrag ab, wie er unter fremden Dritten üblich ist. Eine Anstellung als 400 €-Kraft genügt.
Praxis-Tipp
Bei Fortbildungsveranstaltungen, vor allem im Ausland, schaut der Betriebsprüfer besonders kritisch hin. Wenn Sie allerdings selbst Vorträge halten, dürfen Sie sämtliche Kosten der Reise (An- und Abreise, Übernachtung, Verpflegung) absetzen (BFH, Az.: IV R 54/94).
Lutz Schumann
Wirtschaftsjournalist
