So vermeiden Sie Stolperfallen rund um den Vertragsabschluss
Neben dem sicheren Umgang mit Allgemeinen Geschäftsbedingungen im Einkauf (AGBs) gibt es weitere Stolpersteine im Vertragsmanagement, die Sie kennen sollten.
So vermeiden Sie Stolperfallen rund um den Vertragsabschluss
Gültiger Kaufvertrag: Mehr als gleich lautende Willenserklärungen
Ein Kaufvertrag kommt durch zwei gleich lautende Willenserklärungen zustande – das ist klar. Als Einkäufer sollten Sie darüber hinaus prüfen:
- Ist Ihr Ansprechpartner tatsächlich vertretungsberechtigt?
- Stehen alle Vereinbarungen im Einklang oder gibt es widersprüchliche Teile (Dissens)
Sind auch die Inhalte von Nachverhandlungen zweifelsfrei festgehalten?
Verträge: Nur mit vertretungsberechtigten Partnern wirksam
Bei eingetragenen juristischen Personen können Sie die Prüfung durch einen Auszug aus dem Handelsregister vornehmen. Oftmals verhandeln Sie als Einkäufer jedoch gerade nicht mit den dort genannten Personen, sondern unterhalb der Geschäftsführungsebene oder Prokuristenebene.
Mein Rat
Lassen Sie sich im Zweifelsfall durch Vorlage einer Spezialvollmacht (ausgestellt durch den gesetzlich Vertretungsbefugten des Unternehmens) absichern. Gerade bei Verträgen mit großer Tragweite ist dies unbedingt zu empfehlen! Bedenken Sie: Ohne wirksame Vollmacht liegt kein wirksamer Vertrag vor!
Ein Dissens kann sich nachteilig für Sie auswirken
Bei komplexen Verträgen ziehen sich die Verhandlungen oft über längere Zeit hin. Das bedeutet häufig auch wechselnde Vertragsinhalte. Durch leicht veränderte Formulierungen kann sich dabei unbemerkt ein Dissens einschleichen.
Tipp
Halten Sie in einem Schlussdokument nochmals alle entscheidenden Punkte fest. Zeichnen Sie dieses Schlussdokument von beiden Seiten gegen.
Ergebnisse von Nachverhandlungen fehlerfrei dokumentieren
Nicht selten kommt es zu Nachverhandlungen. Etwa bei längeren Produktions- und Lieferfristen kann es zu einer Veränderung oder gar zum Wegfall der Geschäftsgrundlage kommen.
Mein Rat
Die Anpassungen des Vertrags sollten Sie erneut in einem Schlussdokument festhalten. Vermerken Sie in diesem Schlussdokument neben den neuen Gesichtspunkte auch, ob und welche bisherigen Regelungen fortgelten sollen.
Vorsicht Falle: Es wird übersehen, dass die Änderung eines Vertragspunktes sich auf andere Regelungen des Vertrags auswirken kann. Verhindern Sie durch eine systematische Überprüfung jeder bisherigen Klausel Widersprüche im Vertragstext.
Wichtig
Eine „Einigung“ über Vertragsänderungen kann durch ein Gericht erfolgen!
Was viele nicht wissen: Falls die Parteien sich trotz intensiver Verhandlung über eine Anpassung der Geschäftsgrundlage nicht einigen, kann die Anpassung auch durch das Gericht erfolgen. Mit dieser Möglichkeit können Sie Verträge „retten“. Der Ausgang eines solchen Verfahrens ist allerdings schwer vorhersehbar: Das Gericht entscheidet aufgrund der Generalklausel des § 242 BGB. Dort steht: „Die anzupassende Leistung ist so zu bewirken, wie Treu und Glauben mit Rücksicht auf die Verkehrssitte es erfordern.“ Bei Anwendung dieser Generalklausel gibt es nur Einzelfallentscheidungen.
Checkliste: Prüfen Sie jeden Vertrag anhand folgender Kriterien
| Ja | Nein | |
|---|---|---|
| Wurden notwendige Vorarbeiten, z. B. Bonitätsprüfungen durchgeführt? | ||
| Ist der tatsächliche Vertragspartner durch eindeutige Firmenbezeichnung und Unterschriftsbefugnis klar zu erkennen? | ||
| Ist die zur Verfügung stehende Zeit für Vertragsverhandlungen angemessen? | ||
| Gibt es eine fehlerfreie Vertragsdokumentation? | ||
| Wurden die Formalien eingehalten (Art der Schriftform)? |
Konnten Sie alle Fragen mit „Ja“ beantworten, laufen Sie nicht Gefahr, in eine Stolperfalle beim Vertragsabschluss zu tappen.
Markus Lemme
