Vertragsmanagement: wichtiger als man denkt!
Verträge bilden das rechtliche Fundament für betriebswirtschaftliches Handeln und unternehmerische Wertschöpfung. Zugleich stellen sie im Fall ihres unsachgemäßen Abschlusses sowie ihrer Nichterfüllung oder Nichtbeachtung ein großes Risiko für das Unternehmen und die verantwortlichen Personen der Führungsebene dar. Deshalb ist der pflichtgemäße Umgang mit Verträgen ein wesentlicher Baustein Ihres Compliance Management. Sämtliche Verträge müssen sorgfältig verhandelt, abgeschlossen, überwacht und abgelegt werden. In Ihrem Verantwortungsbereich als Qualitätsbeauftrager gilt dies insbesondere für die Qualitätssicherungsvereinbarungen (QSV). Auf was Sie dabei speziell achten müssen, erfahren sie hier.
Effizientes Vertragsmanagement minimiert Risiken der Vertragsgestaltung
Angebot+Annahme = Vertragsschluss
Der Vertrag bildet die Basis für jegliches Geschäft in der Wirtschaft. Mit ihm steht und fällt der gesamte Wirtschafts- und Geschäftsverkehr. Ein Vertragsschluss erfordert das Einigsein von mindestens zwei natürlichen oder auch juristischen Personen. Ein Vertrag kommt also durch zwei mit Bezug aufeinander abgegebene, inhaltlich übereinstimmende Willenserklärungen zustande, die als Angebot und Annahme bezeichnet werden. Das Angebot muss dabei so klar umrissen sein, dass zur Annahme ein einfaches „Ja“ genügt.
Freie Wahl: mündlich, schriftlich oder Handschlag
Grundsätzlich können Verträge formfrei geschlossen werden, d. h. ein von beiden Parteien unterzeichnetes Schriftstück ist nicht Voraussetzung für die Wirksamkeit einer vertraglichen Vereinbarung. Auch die mündliche Einigung im Rahmen eines Gesprächs, der berühmte Handschlag oder die Einigung per Telefon oder E-Mail gilt als wirksamer Vertrag. In bestimmten Ausnahmefällen schreibt der Gesetzgeber jedoch die Schriftform als Wirksamkeitsvoraussetzung vor. Bekannteste Beispiele sind
- Grundstückskauf
- Übertragung eines Geschäftsanteils an einer GmbH
- Befristete Arbeitsverhältnisse
Vertragsmanagement spart Kosten
Viele Unternehmen haben ihre Verträge nicht richtig im Blick. Die Folge sind unnötige Verluste. Ein professionelles Vertragsmanagement kann hier Abhilfe schaffen. Es baut darauf auf, den gesamten Vertragszyklus, also vom Abschluss über das Controlling bis hin zur Kündigung, möglichst zu standardisieren und durch IT-Systeme zu unterstützen. Ziel ist es, die nachstehenden Gesichtspunkte zu gewährleisten:
- wirksamer Vertragsschluss
- Überwachung von Verträgen
- korrekte Erfassung von Vertragsdokumenten und deren vollständige Hinterlegung
- Vier-Augen-Prinzip bei wesentlichen Verträgen
- Verwendung einheitlicher Vertragsmuster
- richtlinienkonformer Ablauf des Vertragsverhandlungs- und -erfassungsprozesses
QM-PRAXISTOOL: Übersicht Vertragsarten
| Vertragsart | Rechtsgrundlage | Inhalt |
|---|---|---|
| Kaufvertrag | § 433 BGB |
Verkäufer verpflichtet sich zur Übergabe und Eigentumsverschaffung an einer Sache gegen Zahlung des Kaufpreises |
| Werkvertrag | § 631 BGB | Unternehmer verpflichtet sich zur Erbringung eines Tätigkeitserfolges gegen Vergütung |
| Dienstvertrag | § 611 BGB | Verpflichtung zur Erbringung einer vertraglich vereinbarten Tätigkeit gegen Vergütung |
| Arbeitsvertrag | § 611 BGB | Verpfichtung einer vertraglich vereinbarten – weisungsgebundenen – Tätigkeit gegen Vergütung |
| Mietvertrag | § 535 BGB | Entgeltliche Gebrauchsüberlassung an einer Mietsache |
| Leasingvertrag | nicht im BGB geregelt, atypischer Mietvertrag | Gebrauchsüberlassung gegen ein Amortisationsentgelt, welches der Leasingnehmer in Raten an den Leasinggeber zahlt. Das Risiko der Zerstörung oder Beschädigung des Leasingobjektes trägt der Leasingnehmer. |
| Darlehensvertrag | § 488 BGB | Darlehensgeber verpflichtet sich, dem Darlehensnehmer einen Geldbetrag gegen Zahlung von Zinsen zur Verfügung zu stellen |
| Factoringvertrag | nicht im BGB geregelt, Vertragsgegenstand ist jedoch eine Forderungsabtretung nach § 398 BGB | Unternehmer tritt Forderungen an Bank ab, die vor Fälligkeit den Wert der Forderungen abzüglich eigener Gebühren und Provisionen an den Unternehmer auszahlt oder gutschreibt Franchisegeber ermächtigt |
| Franchisingvertrag | nicht im BGB geregelt, Vertragsgegenstand ist jedoch die Einräumung von Nutzungsrechten nach § 581 BGB | Franchisenehmer gegen Gebühr, die Vertriebsrechte unter Nutzung von Marken, Warenzeichen, Geschäftsform, Knowhow und sonstigen Rechten wahrzunehmen |
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