Gründliche Analyse hilft bei Kostenreduzierung
In der letzten Ausgabe haben wir bereits die Qualitätskosten in die Kategorien Prüfkosten, fehlerbezogene Kosten und Fehlerverhütungskosten eingeteilt. Heute beschäftigen wir uns daher mit der Ermittlung dieser Kosten. Dazu ist es erforderlich, jeden einzelnen Prozessschritt zu analysieren und die Kosten entsprechend zuzuordnen. Im Anschluss daran zeige ich Ihnen noch Möglichkeiten auf, wie Sie aus den Ergebnissen der Analyse geeignete Maßnahmen zur Kostenreduktion ableiten können.
Mithilfe von Informationen aus der Kostenrechnung können Sie die Kosten für jeden einzelnen Prozessschritt genau festlegen
Wichtige Daten aus der Kostenrechnung
Für die Qualitätskostenberechnung benötigen Sie zunächst einmal diverse Informationen aus der Kostenrechnung wie z. B. Teilekosten, Lohnkosten, Maschinenkosten sowie Gemeinkosten.
Mithilfe dieser Angaben können Sie die Kosten für jeden einzelnen Prozessschritt genau festlegen. Wie genau diese Angaben sind, hängt allerdings stark von der Qualität Ihrer Kostenrechnung ab, weil gerade für die Gemeinkosten unterschiedliche Umlagesysteme zur Verfügung stehen.
Außerdem gibt es zwar eine Reihe von Positionen, denen ohne Probleme genaue Beträge zugeordnet werden können, andere hingegen können nur annähernd geschätzt werden wie z. B. der Verlust eines Kunden (weil hier neben dem verlorenen Umsatz weitere Faktoren wie z. B. die negative Mund-zu-Mund-Propaganda gehören).
Die so erzielten Ergebnisse lassen sich zum einen für die Ermittlung der Qualitätskosten, zum anderen aber auch zur Festlegung der wertschöpfenden Tätigkeiten nutzen.
Kosten im gesamten Prozess erfassen
Nachfolgend zeige ich Ihnen die Umlage der Kosten am Beispiel eines Prozesses der Metall verarbeitenden Industrie. Die einzelnen Prozessschritte können Sie der unten angeführten Abbildung entnehmen.
Zunächst werden die mengenabhängigen Herstellungskosten berücksichtigt. Dazu gehören neben Materialkosten, auch Kosten für etwaige Betriebs- und Verbrauchsstoffe. Die Lohnkosten sind ebenfalls zu berücksichtigen.
Unser Tipp
In den meisten Fällen bietet sich eine Kostenaufsplittung pro gefertigter Einheit/Stück an. Die Lohnkosten beziehen sich somit auf den Zeitaufwand, der für die Herstellung eines Teils benötigt wird. Multipliziert mit dem Lohnkostensatz erhalten Sie die Lohnkosten pro Stück. Diese sind ein wichtiger Bestandteil der mengenabhängigen Herstellungskosten.
Definieren Sie die Maschinenkosten
Für die Maschinenkosten müssen neben den Abschreibungen auch Kosten für Versicherungen, Instandhaltungen und Zinsaufwendungen für Fremdkapital berücksichtigt werden.
Bedenken dabei, dass für die Berechnung der Maschinenkosten pro Minute die verfügbare Produktionszeit zugrunde gelegt werden muss.
Gemeinkosten können Sie umlegen
In den Gemeinkosten sind für gewöhnlich alle Unternehmenskosten enthalten, die nicht konkret einer Kostenstelle bzw. einem Kostenträger zugeordnet werden können. Zudem stehen Sie nicht unmittelbar mit der Ausbringungsmenge in Zusammenhang.
Beispiele hierfür sind:
- Energiekosten (Strom, Gas, Öl)
- Instandhaltungskosten
- Abschreibungen
- Versicherungsbeiträge
Eine relativ einfache, wenn auch nicht optimale Möglichkeit besteht darin, die Gemeinkosten auf die Unternehmensfläche zu verteilen. Auf diese Weise werden für den jeweiligen Prozessschritt sowohl Einzel- als auch Gemeinkosten ermittelt.
Ermitteln Sie die Qualitätskosten
Jeder einzelne Arbeitsschritt wird nun hinsichtlich folgender Fragestellungen überprüft:
- Inwiefern werden Tätigkeiten zur Vermeidung von Fehlern durchgeführt?
- Hat der Prozessschritt etwas mit einer Prüfung, Messung oder Kontrolle zu tun?
- Haben die Arbeiten in diesem Prozessschritt mit entstandenen Fehlern (z. B. Nacharbeiten oder Verschrottungen) zu tun?
Pro & Contra Fertigungskosten
In vielen Unternehmen werden lediglich die Kosten berücksichtigt, die in der Fertigung entstehen und monetär bewertbar sind. Dies hat sowohl Vor- als auch Nachteile.
Vorteile:
- Keine Schätzungen oder Annahmen notwendig
- Ermittlung von eindeutigen Kosten aus bereits bekannten Quellen
- Keine Erfordernis zur Interpretation
- Einfache Überprüfung von Kosten/Nutzen z. B. bei Fehlervermeidungsmaßnahmen
- Konzentration auf leicht beeinflussbare Kostenbereiche
Dem gegenüber stehen folgende Nachteile:
- Qualitätskosten lediglich zum Teil erfasst
- Unvollständige Gesamtkostenbetrachtung
- Keine unmittelbare Berücksichtigung der externen Fehlerkosten und der Kundenzufriedenheit
Die Arbeitsschritte „Einrichten“ und „Prüfen“ zählen demnach mit Ihren Lohn- und Maschinenkosten, Abschreibungen, Werkzeugen, Prüf- und Messmitteln zu den Qualitätskosten.
Mehrwert muss Kunden erreichen
Gleichzeitig können Sie dabei festlegen, inwieweit die Tätigkeiten wertschöpfend sind. Ein Wertzuwachs ist dann festzustellen, wenn die Tätigkeit einen Mehrwert am Produkt erzeugt, in dessen Genuss auch der Kunden kommt.
Nicht wertschöpfend sind dagegen Tätigkeiten, die lediglich zu einem Zuwachs der Kosten führen (z. B. Handlingkosten oder Nacharbeiten). Die unten stehende Abbildung ergänzt den bekannten Prozess mit diesen Angaben.
Unser Tipp
Ziel sollte es dabei immer sein, das eingesetzte Kapital stärker an der Wertschöpfung zu beteiligen und weniger Mittel in nicht-wertschöpfenden Prozessschritten zu binden.
Bewerten Sie die fehlerhaften Teile
Zunächst einmal können sie zu jedem einzelnen Prozessschritt ermitteln, inwieweit dort fehlerhafte Teile gefunden werden. Können diese Teile noch nachgearbeitet werden, gehören diese Kosten zu den Fehlerkosten. Müssen die Teile hingegen verschrottet werden, setzt sich die Rechnung wie folgt zusammen:
- Materialkosten bis zum Zeitpunkt der Verschrottung
- Lohnkosten für vergeblich durchlaufene Arbeitsschritte
- Maschinenkosten für erledigte Arbeitsschritte
Durchläuft ein Teil den Fertigungsprozess zunächst fehlerfrei, muss aber bei einer späteren Prüfung verschrottet werden, so muss genau genommen der bis dahin entstandene Mehrwert ebenfalls den Qualitätskosten zugerechnet werden.
Senken Sie gezielt Ihre Fehlerkosten
Ein dauerhaftes Unternehmensziel ist es, die Fehlerkosten kontinuierlich zu senken (relativ betrachtet). Hierzu sollten Sie sich auf die Fehler konzentrieren, welche die größten Kosten verursachen. Nutzen Sie für diese Analyse das Pareto-Diagramm. Dabei wird der Fehler, der die meisten Kosten produziert als Säule ganz links im Diagramm dargestellt. Weitere Fehler folgen in absteigender Reihenfolge.
Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein
Nachdem Sie nun festgelegt haben, welche Fehler zuerst eliminiert werden müssen, bietet sich häufig die Einbindung der Mitarbeiter an. Dies kann zum einen durch Qualitätszirkel, Teamsitzungen und gezielte Projekte, zum anderen durch ein Vorschlagswesen realisiert werden. Ein Prämienmodell zum Vorschlagswesen ist zudem schnell eingeführt, weil das Kosten-/ Nutzen-Verhältnis der Maßnahme bereits weitestgehend bekannt ist.
Stefanie Gertz, Dipl. Kauffrau (FH)/Dipl. Inform. (FH)
