So nutzen Sie Lieferantenselbstauskünfte für Ihr Informationsmanagement
Sie möchten im Rahmen Ihres Lieferantenmanagements eine effiziente Art der Informationsbeschaffung einsetzen. Nutzen auch Sie die Lieferantenselbstauskunft als ein Werkzeug, das sich in gut organisierten Einkaufsabteilungen bewährt hat.
So nutzen Sie Lieferantenselbstauskünfte für Ihr Informationsmanagement
Wie Sie potenzielle Lieferanten identifizieren
Mit einer Lieferantenselbstauskunft kommen Sie gezielt und anhand Ihrer eigenen Vorgaben an Informationen über potenzielle Lieferanten. Sie geben Unternehmen, die an einer möglichen Zusammenarbeit mit Ihnen als potenziellem Kunden interessiert sind, die Chance, Informationen und Daten zum eigenen Unternehmen an Sie weiterzugeben. Im Regelfall benötigen Sie solche Informationen bei einem Erstkontakt. Entweder sind die Lieferanten auf Sie als potenziellen Kunden gestoßen oder Sie haben den potenziellen Lieferanten entdeckt.
Experten-Rat
Verlangen Sie bei einer solchen Kontaktaufnahme keine Informationen, die einen eher sensiblen oder sogar vertraulichen Charakter haben. Sie sollten sich um Informationen bemühen, die ohne Schwierigkeiten vom potenziellen Lieferanten auszufüllen sind.
Fordern Sie nur die Informationen an, die genutzt werden können
Eine Lieferantenselbstauskunft soll Ihnen bei der Auswahl neuer Lieferanten helfen, die damit zusammenhängenden Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. Daher sollten Sie darauf achten, dass Sie möglichst nur genau die Informationen und Daten anfordern, die Sie für Ihr Unternehmen benötigen. Blähen Sie Ihre Lieferantenselbstauskunft nicht zu sehr auf.
Überlegen Sie bereits bei der Erstellung der Lieferantenselbstauskunft, welche Informationen Sie tatsächlich benötigen. Trennen Sie beiIhrer Überlegung möglichst die 2 folgenden Informationsgruppen:
- allgemeine Unternehmensdaten
- produktspezifische Daten
Strukturieren Sie die möglichen Antworten für die Lieferanten vor. Benutzen Sie bei der Abfrage der Informationen so oft wie möglich Auswahlfelder oder Ja-/Nein-Abfragen. Es geht schneller bei der Beantwortung und erleichtert die Übernahme und Auswertung.
Berücksichtigen Sie die Erfolgsparameter der Selbstauskunft
Entscheidend für Ihren Erfolg mit einer Lieferantenselbstauskunft ist die Berücksichtigung der verschiedenen Einflussgrößen. Prüfen Sie deshalb, ob Sie alles berücksichtigt haben:
- Zeitersparnis im Einkauf
- Bereitschaft des Anbieters zur Informationsabgabe
- Reduzierung der Schnittstellen bei derInformationsverarbeitung
- Möglichkeiten der Auswertungen
- Nachhaltigkeit der Nutzung des Instruments
- Sinn der gestellten Fragen
Nutzen Sie elektronische Medien
Durch den Einsatz elektronischer Medien, haben sich auch die Möglichkeiten bei der Durchführung einer Lieferantenselbstauskunft enorm erweitert. Sie können eine Lieferantenselbstauskunft heute zwar immer noch per Brief oder als Fax anfordern, aber per E-Mail (mit oder ohne Fragebogen als Anhang) oder über einen eigenen Link auf dem Internetauftritt Ihres Unternehmens ersparen Sie sich in der Regel unnötigen Zeitaufwand.
Sie sollten anstreben, dass potenzielle Lieferanten Ihre Daten in eine Eingabemaske im Internet eintragen. Sie erhalten die Daten so in einer Datenbank und können sie direkt auswerten. Wenn Ihnen solche Instrumente nicht zur Verfügung stehen, nutzen Sie stattdessen eine E-Mail mit entsprechend vorbereiteten Vordrucken. In der Tabelle finden Sie einige Beispiele, an denen Sie sich bei der Erarbeitung einer eigenen Lieferantenselbstauskunft orientieren können.
Übersicht: Diese Daten sind wichtig
| Daten | Erläuterungen |
|---|---|
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Unternehmensdaten
|
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| Firma Anschrift Telefon Fax Internet |
Nach den allgemeinen Unternehmensdaten fragen! |
| Unternehmenssitz | relevant bei Rechtsfragen |
| Rechtsform | |
| Jahr der Gründung | |
|
Gesellschaftsverhältnisse, Eigentümer |
relevant bei Wettbewerbern |
| Anzahl Mitarbeiter | je nach Produkt oder Leistung auch die Fachbereiche |
| Unternehmenssprache | |
| Umsatz aktuell und Umsatzentwicklung | Einschätzung der Bedeutsamkeit als Kunde, Einschätzung der Entwicklung |
| vorhandenes QM-System | |
| EDI (Electronic Data Interchange) Möglichkeiten | |
| produktspezifische Daten | |
| Produktspektrum | Überblick über interessante Produkte und Leistungen; sollten allerdings unbedingt vorgegeben werden |
| Referenzkunden | |
| Fertigungsstandorte zu angegebenen Produkten | Abschätzung von Kosten und Risiko in der Logistik |
| Kann die Verarbeitung von Schadstoffen ausgeschlossen werden? | je nach eigenem Produktspektrum ein K.-o.-Kriterium |
Autor: Markus Lemme
