Wie Sie Ihr Reporting zielgruppenorientiert aufbauen
Die Anforderungen der „Reportingkunden“ haben sich mit dem Anspruch, der an den Einkauf gestellt wird, ständig verändert. Als Einkaufsverantwortlicher sollten Sie heute verschiedene Zielgruppen mit Informationen aus dem Einkauf „beliefern“. Je besser Sie sich dabei auf die Zielgruppen ausrichten, desto einfacher wird die Zusammenarbeit
4 Erfolgsfaktoren für Ihr zielgruppenorientiertes Reporting
Beispiel
Bei der Erarbeitung neuer Ziele und Strategien für den Einkauf eines namhaften Herstellers von Badezimmerarmaturen, sind Anforderungen aus den unterschiedlichsten Bereichen gesammelt worden.
Für alle Beteiligten war erstaunlich, wie unterschiedlich der Bedarf an Informationen aus dem Einkauf war. So war die Produktion z. B. an den Lieferzeiten interessiert, die Controllingabteilung dagegen an den Einsparpotenzialen.
Erfolgsfaktor 1 – Wer sind Ihre Reportingkunden?
Bevor Sie Kennzahlen erarbeiten, sollten Sie prüfen welche Zielgruppe für Sie relevant ist und welche Informationen diese Zielgruppe vom Einkauf benötigt?
Erfolgsfaktor 2 – Was interessiert den Reportingkunden?
Bedingt dadurch, dass Sie mit Ihrem Reporting heute in der Regel eine breitere Zielgruppe bedienen müssen, sind die unterschiedlichen Anforderungen tendenziell auch eher vielfältiger, als noch vor einigen Jahren.
Achten Sie darauf, dass Sie je nach „Reportingkunde“ auch die tatsächlich relevanten Informationen bereitstellen.
Erfolgsfaktor 3 – Was hat sich im Umfeld des Einkaufs geändert?
Überprüfen Sie regelmäßig, ob Sie mit Ihrem Einkaufs-Reporting auch den Veränderungen im Umfeld gerecht werden. Berücksichtigen Sie beispielsweise die nachfolgenden Punkte:
- Eine stetig steigende Wert- und Leistungsorientierung
- Eine immer bedeutsamere Risikoorientierung des Einkaufs
- Die zunehmend komplexere Vernetzung der Informationssysteme
- Stark beschleunigte Reportingprozesse mit kurzen Frequenzen
- Die geforderte hohe Standardisierung der Kennzahlen bei gleichzeitig unternehmenspezifischer Individualität der Ergebnisse
- Eine hohe Akzeptanz der Messgrößen beim Management und Mitarbeitern
Erfolgsfaktor 4 – Wie sollte Ihr Reporting aufgebaut sein?
Wenn Sie sich mit Ihrem Reporting noch besser auf die unterschiedlichen „Reportingkunden“ ausrichten möchten, sollten Sie neben der Berücksichtigung der sachlichen Inhalte, auch formale und organisatorische Aspekte berücksichtigen. Sie können Ihre Reports dann besonders nützlich werden lassen, wenn Sie zum Beispiel:
- eine ausreichende Interaktion mit den Reporting-Kunden suchen
- den Grad der Kundenorientierung mit dem Kunden abstimmen
- grundsätzlich berücksichtigen, ob es sich bei den Kennzahlen um eine Angebotsorientierung vs. Nachfrageorientierung handelt
- versuchen, möglichst den Einsatz von „Informations-Cockpits“ voranzutreiben
- besonders auf die notwendigen Erläuterungen und Anmerkungen achten
- sich auf das Wesentliche konzentrieren und auf das „One page only“-Prinzip bauen.
Den „5. Erfolgsfaktor“ sollten Sie auf keinen Fall außer Acht lassen, wenn Sie Ihre Reporting-Kunden zufriedenstellend „beliefern“ möchten: Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche – denn „Weniger ist oft mehr“, wenn die Qualität stimmt!
Thorsten Holtwick
Herausgeber „Der EK-Profi aktuell“
