Effektives IT-Outsourcing: Achten Sie auf Qualität und Rechtssicherheit
Outsourcing wird häufig als Patentrezept für eine effektive Neuausrichtung des Unternehmens mit Konzentration auf das Kerngeschäft angesehen. Gerade im Bereich der Informationstechnologie scheint sich die Verlagerung anzubieten und ist oft mit der Erwartung verbunden, erhebliche Sparpotenziale auszuschöpfen sowie eine Qualitätssteigerung durch professionellen Service erreichen zu können. Ob diese Erwartungen erfüllt werden können, hängt von Sorgfalt und Kompetenz bei Planung und Durchführung ab.
Effektives IT-Outsourcing: Achten Sie auf Qualität und Rechtssicherheit (Foto: Gerd Altmann/pixelio)
Outsourcing ist ein komplexer Vorgang, der eine Vielzahl von Interessen in Ihrem Unternehmen berührt und im Ergebnis einschneidende und langfristige Veränderungen bewirkt. Kalkulieren Sie daher ausreichende Mitarbeiterressourcen, vor allem für die Initialisierung des Prozesses, mit ein. Sie können 4 wesentliche Phasen unterscheiden: Planung, Ausschreibung, Transition (Übertragung) und Betrieb.
Phase 1: Planung
In der Planungsphase sollten Sie zunächst in ausreichendem Maße Know-how einbinden. Im Projektleitungsteam muss neben dem betriebswirtschaftlichen auch IT- und unabdingbar juristischer Sachverstand repräsentiert sein. Je früher es gelingt, eine dementsprechend schlagkräftige Leitungseinheit zu installieren, umso eher können Sie kostspielige Fehlentscheidungen vermeiden. Qualität zeigt sich bei der Planung in der Sorgfalt, bei der Ist-Analyse im Hinblick auf die gewünschten Effekte und nicht zuletzt im Bereich der Kosten. So dürfte ein Outsourcing kaum als erfolgreich angesehen werden, wenn ein ursprünglich in Ihrem Unternehmen angestellter Mitarbeiter nach dem Outsourcing beim Dienstleister arbeitet, jetzt aber doppelt so teuer ist – ein angesichts der notwendigen Vermittlung von Wissen an den Anbieter nicht ungewöhnlicher Vorgang. Sobald die Planung konkretere Formen angenommen hat und Verhandlungen mit möglichen Anbietern – natürlich auf Basis der qualifizierten Ist- Analyse – erfolgen, wird eine Absicherung der Gespräche durch Vorvereinbarungen (Letter of Intent oder Memorandum of Understanding) meist sinnvoll sein.
Checkliste für den IT-Rahmenvertrag
(1) Präambel:
Was ist Ziel des Outsourcings?
(2) Qualitätsmaßstäbe und -überwachung (Monitoring):
Woran wollen Sie die Qualität der Umsetzung messen (z. B. Bezugnahme auf QMTools ggf. Audits)?
(3) Mitwirkungspflichten:
Was können und müssen Sie zum Projekterfolg konkret beitragen?
(4) Change-Management:
Wie soll bei erwarteten oder unerwarteten Änderungen vorgegangen werden?
(5) Benchmarking:
Wie werden Kostenentwicklungen am Markt behandelt?
Phase 2: Ausschreibung
Wenn Sie wissen, welche Aufgaben (einschließlich der Hard- und Software sowie der Nutzungsrechte) wann, wie und in welchem Umfang übertragen werden sollen und ob ggf. Mitarbeiter vorübergehend oder langfristig zum Anbieter wechseln, mündet die Planung in die Ausschreibung. Hier zeigt sich, wie sorgfältig im Rahmen der Ist-Analyse gearbeitet wurde. Achtung: Als öffentlich-rechtlicher Outsourcer müssten Sie sich nun mit den umfänglichen Vorgaben des Vergaberechts befassen.
Phase 3: Übertragung (Transition)
Haben Sie sich für einen Anbieter entschieden, so müssen in einem nächsten Schritt Ablauf und Bedingungen für die Aufgabenübertragung festgelegt werden. Für die Regelung dieses komplexen Vorgangs hat sich ein mindestens 2-stufiger Vertragsaufbau bewährt. In einem Rahmenvertrag werden die grundsätzlichen Aspekte der Zusammenarbeit niedergelegt. Die einzelnen Bereiche, die zur Übernahme vorgesehen sind (Personal, Hardware, Software, Verträge mit Dritten etc.) werden in gesonderten Vereinbarungen (Leistungsscheinen) dargestellt. Besonderes Augenmerk gilt dabei den sogenannten Service Level Agreements (SLA: Welche konkreten Anforderungen werden an die Leistungserbringung durch den Anbieter im Einzelnen gestellt?).
Phase 4: Betrieb
Ein zuverlässiger Betrieb sollte die Möglichkeit oder Notwendigkeit eines Anbieterwechsels einkalkulieren. Dies müssen Sie bereits in der Planung und natürlich bei der Vertragsgestaltung bedenken.
Autor: Dr. Peter Kath
Unser Experte Dr. Peter Kath ist als Rechtsanwalt mit Schwerpunkt Vertrags- und IKTRecht in Frankfurt/M. tätig.
