Gehen Sie neu an den Start
Projekte zu managen gehört zum Alltag jeder Führungskraft. Aber: Handelt es sich tatsächlich immer um Projekte – oder sind es vielmehr Aufgaben, die sich auch im Rahmen Ihrer Linienfunktion bewältigen lassen?
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Praxis-Fall
Peter Kaiser, Führungskraft bei einem Maschinenhersteller für Drucktechnik, ist von seinem Vorgesetzten beauftragt, den Markteintritt seines Unternehmens in China mit einem Projektteam vorzubereiten.
Peter Kaiser weiß, dass er damit eine verantwortungsvolle Aufgabe übernimmt – nicht nur, weil dieses Thema für sein Unternehmen strategisch von Bedeutung ist, sondern auch, weil er sich damit für weitere Karriereschritte empfehlen kann.
Erkennen Sie Ihre wahren Projekte
Der Begriff „Projektmanagement“ hat in den vergangenen Jahren an Stellenwert verloren. Die Gründe hierfür sind vielfältig:
- Es gehört heute zur Alltagssprache, dass Führungskräfte Projekte bewältigen. Viele von diesen sind aber tatsächlich Aufgaben, die der Verantwortliche meist zudem ohne Mitarbeiter erfüllen muss. Ohne Projektmitarbeiter wird der Begriff des „Projektleiters“ jedoch zum „Projektarbeiter“ abgewertet.
- Die Vielzahl der Projekte erdrückt die Linie und die Linienvorgesetzten. Immer wieder ist daher zu hören: Wir müssen unsere Projekte priorisieren und uns auf das Wesentliche konzentrieren.
Lernen Sie aus früheren Projekten
Ein Projekt kann nur erfolgreich zu Ende geführt werden, wenn …
- das Ziel geklärt ist,
- es strukturiert und transparent abgearbeitet wird sowie
- die Fortschritte geprüft und protokolliert werden.
In Zeiten zunehmender Komplexität und mit dem Willen immer noch mehr mit den verfügbaren Ressourcen anzupacken ist es für Sie zudem wichtig, dem Thema Ressourcensteuerung hohe Bedeutung zukommen zu lassen.
Wenn Sie jedoch Ihren Arbeitsalltag/ einzelne Projekte betrachten, stoßen Sie in dieser Hinsicht immer wieder auf Verschwendung:
- Es werden zu viele Menschen zu den falschen Meetings eingeladen.
- Projektsitzungen werden nur wenig strukturiert vorbereitet.
- Es werden per E-Mail Informationen versandt, die unstrukturiert wirken.
Fordern Sie den Auftraggeber
Oft ist auch das Ziel unklar, das der Auftraggeber mit dem Projekt erreichen möchte. Die Gründe hierfür können verschieden sein:
- Er weiß zwar, was er erzielen möchte – nicht aber wie das Ergebnis konkret aussehen soll.
- Er möchte mit diesem Projekt Ihre Fähigkeiten und Kompetenzen als Führungskraft testen.
Achten Sie daher immer darauf, dass …
- das Ziel („Was sollen wir machen?“),
- das Ergebnis („Was soll physisch vorliegen, damit das Ziel erreicht ist?“) und
- die Auftragsklärung („Was beinhaltet der Projektauftrag im Detail?“)
klar definiert sind.
Erarbeiten Sie mit Ihrem Team auf dieser Basis den Projektauftrag sowie gegebenenfalls alternative Beschreibungen. Stimmen Sie ihn mit dem Auftraggeber so lange ab, bis ein schriftlicher und vom Auftraggeber unterschriebener Auftrag vorliegt.
Übersicht: Ihre 3 Projekt-Eckpfeiler
Mein Rat
Formulieren Sie Projektaufträge immer im Team. Der Grund: Es ist besser, wenn ein Auftrag von mehreren Denkansichten formuliert wird – als wenn die Projektidee nur in einem Kopf (z. B. vom Vertriebs-/Entwicklungsleiter) geboren wird.
Dr. Patrick Hamilton
Dr. Patrick Hamilton ist unter anderem als Coach bei Lufthansa Systems in Frankfurt tätig. Er berät dort Führungskräfte beim Aufbau starker Teams und begleitet die Einarbeitung von Mitarbeitern in neue Arbeitsmethoden und Technologien.
