Praxisfall: Unternehmensberatung Schwarz veranstaltet das „Gründerforum Main-Tauber“
Eventplanung und -durchführung in nur zehn Schritten: Die Unternehmensberatung Schwarz hat im Oktober 2009 ein Event veranstaltet, um Gründer und junge Unternehmen anzusprechen und als neue Kunden zu gewinnen.
Praxisfall: Unternehmensberatung Schwarz veranstaltet das „Gründerforum Main-Tauber“
Schritt 1: Ziele und Zielgruppen festlegen
Die Unternehmensberatung Schwarz in Bad Mergentheim sucht nach Wegen, ihren Bekanntheitsgrad zu steigern und den Kundenstamm aufzufrischen. Ihre Kunden kommen aus dem Umkreis von Bad Mergentheim. Das kostenlose Event soll von etwa 50 Gründern, jungen Unternehmern, aber auch Entscheidungsträgern aus Kammern, Verbänden und der Lokalpolitik besucht werden. Die anstehenden Aufgaben werden zum Teil von einer Agentur, zum Teil von eigenen Mitarbeitern erledigt.
Schritt 2: Grob planen
Als Termin wird der 7. Oktober 2009 ausgewählt – ein Mittwoch, an dem keine andere Veranstaltung in Bad Mergentheim und auch kein TV-Event (zum Beispiel ein wichtiges Fußballspiel) stattfinden. Das Mittelstandszentrum Main-Tauber ist der Veranstaltungsort. Es verfügt über Räume mit einem Fassungsvermögen von bis zu 80 Besuchern. Auch besitzt das Zentrum einen guten Ruf und die Adresse ist allgemein bekannt, so dass die Lokalität bei der Zielgruppe gute Akzeptanz finden wird.
Beginn der Veranstaltung ist 18:30 Uhr, weil damit zu rechnen ist, dass viele Teilnehmer direkt von ihrer Arbeitsstelle anreisen werden. Bis 19:00 Uhr werden bei einem Begrüßungssekt die ersten Kontakte geknüpft. Das Ende der Veranstaltung ist für maximal 22 Uhr geplant.
Obwohl das Event relativ lang dauert, ist keine Pause vorgesehen, um den Fluss der Vorträge nicht zu stören. Stattdessen soll das Publikum durch eine interaktive Moderation an der Veranstaltung beteiligt werden.
Schritt 3: Themen und Referenten auswählen
Die Referenten werden ausgesucht, deren Vorträge definiert und in eine passende Reihenfolge gebracht. Als Themen bieten sich an:
- Businessplan: Dies ist ein Thema, mit dem sich Gründer intensiv beschäftigen müssen. Da es das Eingangsreferat ist, wird es von Bettina Schwarz gehalten, der Inhaberin der Unternehmensberatung, die zuvor auch das Grußwort spricht.
- Fördermittel: Dieses Thema ist sowohl für Gründer als auch für junge Unternehmer (Nebenzielgruppe) interessant. Es wird von einem Fördermittel- Portal-Betreiber vertreten.
- Coaching: Ein weiterer Referent stellt dar, welche persönlichen Voraussetzungen die Leitung eines Unternehmens verlangt und wie man die Führungsrolle ausfüllt.
- Networking: Zuletzt wird ein Kooperationspartner der Unternehmensberatung Schwarz, der Leiter des Gründerverbandes, über die Kunst sprechen, Kontakte zu knüpfen.
Schritt 4: Werbemittel erstellen
Um das Event bekannt zu machen und Teilnehmer zu gewinnen, werden folgende Werbemittel erstellt:
- Eine Landing-Page im Internet, auf die Interessenten per Werbemaßnahmen geleitet werden, damit sie sich dort informieren und anmelden können.
- Ein Flyer, der so gestaltet ist, dass man ihn aufgefaltet auch als Plakat nutzen kann.
- Ein schriftliches Interview mit einer Gründerin (mit Foto), um für eine Berichterstattung in der Presse zu sorgen, sowie ein weiterer Text für die positive Nachberichterstattung.
- Ein Leitfaden mit den wichtigsten Argumenten für die kompetente Ansprache bei Telefonnachfragen der Interessenten.
- Ein Beratungsgutschein, der während der Veranstaltung ausliegt.
- Texte für das Netzwerk XING: für den Bereich „Events“ und für den Newsletter „Fördermittel“.
- Eine Anzeige.
Schritt 5: Werben, werben, werben
Die Werbemittel kommen in konkreten Maßnahmen zum Einsatz:
- Verteilung des Flyers als Beilage (Auflage 10.000 Stück) in der Regionalzeitung „Fränkische Nachrichten“ rund um Bad Mergentheim sowie Auslage bei der örtlichen Arbeitsagentur und im Mittelstandszentrum, dem Ort des Events.
- Schriftliche Einladung von etwa 40 Personen per Brief und Flyer inklusive telefonischem Nachfassen.
- Mehrmaliger Hinweis auf die Veranstaltung im XING-Newsletter „Fördermittel“ sowie Direktansprache von XING-Mitgliedern im regionalen Umfeld von Bad Mergentheim.
- Direktansprache des Netzwerkes der Unternehmensberatung Schwarz per Telefon und E-Mail.
- Schaltung einer Anzeige in den „Fränkischen Nachrichten“ zur Erinnerung am Vortag.
Schritt 6: Moderation entwickeln
Nun gilt es, Referenten, Themen und Marketingziele der Unternehmensberatung Schwarz mittels einer Moderation zu einer interessanten Veranstaltung zu verknüpfen:
- Ein Moderator soll das Publikum einbeziehen und interessante Aspekte der Vorträge verdeutlichen.
- Die Gründerin, die bereits im Pressetext als Interviewpartnerin erschien, wird auf dem Podium sitzen. Der Moderator sucht zwischen den Vorträgen das Gespräch mit ihr, zum Beispiel mit Fragen wie: „Wie war das bei Ihnen?“. Dadurch erhalten die Vorträge noch mehr Praxisbezug.
- Das Grußwort spricht die Inhaberin der Unternehmensberatung, wobei sie namentlich wichtige Vertreter der Kammern, Verbände und Politik begrüßt. Damit verdeutlicht sie, dass ihr Unternehmen Gastgeber ist.
- Daraufhin führt der Moderator in die Veranstaltung ein und bittet die einzelnen Referenten auf die Bühne.
- Das Schlusswort übernimmt wieder Bettina Schwarz, die auch auf die Beratungsgutscheine hinweist.
Schritt 7: Pressearbeit
Ein wesentlicher Baustein solcher Veranstaltungen ist die Einbeziehung der lokalen Presse:
- Erstellung eines Verteilers, der die entsprechenden Regionalzeitungen sowie das IHK-Magazin enthält.
- Telefonische Erstinformation der zuständigen Redakteure und Einladung zur Veranstaltung.
- Platzierung des Pressetextes: Den Redakteuren werden per Telefon und E-Mail das Interview der Gründerin sowie Informationen zum Event (inklusive dem Flyer als PDF-Datei) angeboten.
- Nachfassen und nochmalige Einladung der Redakteure.
- Betreuung der Redakteure im Verlauf des Events.
- Telefonische Kontaktaufnahme und Anbieten des Textes für die Nachberichterstattung.
Schritt 8: Veranstaltung durchführen
Am Vortag sowie unmittelbar vor dem Event stehen für den Veranstalter folgende Programmpunkte auf dem Plan:
- Briefing der Referenten und des Moderators am Vortag mit der Bitte, eine Stunde vor Veranstaltungsbeginn vor Ort zur Verfügung zu stehen.
- Ein Referent meldet sich mit Bandscheibenschaden ab. Die kurzfristige Suche nach einem neuen Referenten bleibt erfolglos, so dass einer der bisherigen Referenten einspringt und zwei Vorträge hält.
- Letzte Abfrage bei allen Dienstleistern (Catering, Hausmeister), ob alle Termine und geforderten Leistungen präsent sind.
- Ab 16 Uhr: Erste Begehung der Bühne ohne die Referenten und den Moderator.
- Einstellung der Technik, insbesondere der Mikrofone.
- Bestückung der Tische mit Marketing- Unterlagen.
- Abstimmung mit dem Caterer über die Positionierung von Speisen und Getränken.
- Flyer und Beratungsgutscheine werden auf die Sitze der Teilnehmer ausgelegt.
- Ab 17:30 Uhr wird der Empfang mit einer Person besetzt, um erste Gäste zu empfangen.
- Probe mit Referenten und Moderator (vor allem der Wechsel und die Interview- Szenen). Letzte Änderungen an der Moderation.
- Platzierung einer Videokamera.
- Der Fotograf erstellt Probeaufnahmen.
- 18:30 Uhr: Unternehmensvertreter, Referenten und der Moderator heften sich die Namensschilder an.
- Begrüßung der Gäste im Foyer, Small-Talk.
- Um 18:55 Uhr Aufruf, die Plätze einzunehmen. Um 19 Uhr beginnt die Veranstaltung, sie endet gegen 22:15 Uhr. Verabschiedung der Gäste bis 22:45 Uhr.
- Am Tag danach: Auswahl und Aufbereitung der Fotos für die Nachberichterstattung. Platzierung der Texte und Fotos bei den Medien.
- In den folgenden Tagen: Bearbeitung der geknüpften Kontakte sowie der Beratungsgutscheine.
Schritt 9: Nachkalkulation
Nach Eingang aller Rechnungen wird nachkalkuliert und damit geprüft, ob die Kosten im Vorfeld richtig berechnet wurden. Hier sind vor allem die zu Beginn geschätzten variablen Kosten interessant, zum Beispiel für das Catering und für das Nachbearbeiten des Videos.
Mein Tipp
Haben Sie während des Events gute Kontakte geknüpft? Dann beginnen Sie sofort danach, daraus gute Kunden zu machen:
- Bei allen Teilnehmern, deren E-Mail- Adressen Sie haben, bedanken Sie sich für die Teilnahme und schicken – sofern vorhanden – die Nachberichterstattung aus der Presse mit. So setzen Sie einen Anker und öffnen die Adressaten für die weitere Kontaktaufnahme.
- Wenn Sie nicht alle konkreten Anfragen sofort bearbeiten können, schicken Sie zunächst eine Bestätigungs-E-Mail: „Vielen Dank, dass Sie an unserem Event teilgenommen haben. Auf Grund der Vielzahl der Anfragen bitte ich Sie um zwei Tage Geduld, bis ich mich bei Ihnen melden kann.“
- Sprechen Sie die Kontakte möglichst telefonisch an und stellen Sie eine offene Frage, zum Beispiel „Ich hoffe, es hat Ihnen gefallen?“ Fragen Sie dann: „Hat das Event Ihre Fragen beantworten können?“ Damit ermitteln Sie elegant den Bedarf Ihres Gesprächspartners. Zuletzt testen Sie die Ernsthaftigkeit des Interesses: „Vielleicht kann ich Ihnen bei der Lösung helfen. Sollen wir einen Termin vereinbaren?“
Schritt 10: Fazit
Alle wichtigen Ziele wurden erreicht:
- Die Zahl der Teilnehmer von mehr als 60 überschritt das Ziel von 50.
- Wichtige Vertreter der IHK, der Handwerkskammer, des Bürgermeisteramtes sowie eines Beraterverbandes waren anwesend.
- Die Eigenwerbung für die Unternehmensberatung konnte merklich eingebunden werden, ohne der Veranstaltung ihren interessanten Charakter zu nehmen.
- Die Beratungsgutscheine konnten gut platziert werden.
- Die Landing-Page sowie der Name „Gründerforum Main-Tauber“ können weiter genutzt werden.
- Weitere Veranstaltungen ähnlicher Art sind geplant.
Franziska Brandt-Biesler
