Projektmanagement als Chance, besondere Aufgaben effizienter abzuwickeln
Der Erfolg eines Projekts ist von vielen Faktoren abhängig. Von der Unternehmenspolitik über die Änderungswünsche des Auftraggebers bis zur Teamzusammensetzung. Auch wenn nicht alles immer zu steuern ist, so können Sie mit einem guten Projektmanagement Vielem vorbeugen.
Das Projektmanagement beinhaltet die systematische Zusammenarbeit von Planung und Abwicklung für ein Vorhaben
Die Entwicklung des Projektmanagements
Selbstverständlich wurden in der Vergangenheit schon einige Jahrtausende lang Geschäfte betrieben und große Vorhaben durchgeführt, ohne dass es Projektmanagement gab.
Es fehlte die systematische Zusammenarbeit von Planung und Abwicklung für Vorhaben.
Erst die Erkenntnis in den 50er Jahren, dass mit der immer komplexeren Aufgabenteilung und den immer knapper werdenden Termin- und Kostenvorgaben, die bis dahin eingesetzten Liniensysteme nicht mehr funktionierten, haben zum Aufbau des Projektmanagements geführt.
Vorteile im Projektmanagement
Menschen, Abteilungen und Unternehmen neigen dazu, Aufgaben und Probleme aus Ihrer eigenen Sicht zu betrachten. So werden aus notwendigen Arbeiten, die zur Erledigung eines Auftrags erforderlich sind, schnell nur die eigenen Aufgaben, die in das Blickfeld geraten.
Hier finden Sie den eigentlichen großen Nutzen in der Abwicklung über ein Projekt: das Arbeiten an einem gemeinsamen Ziel.
Projektmanagement als Denken im Gesamten
Im Projektmanagement arbeiten Sie z. B. übergreifend mit Kollegen aus der Konstruktion, der Qualitätssicherung etc. an einer Aufgabe. Sie arbeiten mit den anderen Fachbereichen oder sogar mit Lieferanten und Kunden an einem Auftrag.
Sie können die Aufgaben jetzt in einer Reihenfolge oder parallel bearbeiten, die so auf eine sinnvolle effiziente Erfüllung des Gesamten ausgerichtet ist und nicht mehr nur auf die Erledigung in Ihrem eigenen Umfeld oder nur im Einkauf.
Beim Arbeiten in Projekten stehen – im Gegensatz zum Arbeiten eines Einzelnen – die Projektziele und die Projekterreichung insgesamt im Fokus und nicht einzelne Aufgaben.
Aufgaben des Projektmanagements aus Sicht des Einkaufs
Zu den wichtigsten Projektaufgaben gehören nach heutigem Verständnis 3 wesentliche Bereiche: Planung, Steuerung des Projekts und Überwachung des Projektverlaufs:
mögliche Planungsaufgaben:
- Definition der Projektziele
- Fixieren des Projektzeitraums
- Planen der erforderlichen Ressourcen
denkbare Steuerungsaufgaben:
- Bestimmung des Projektleiters
- Zusammenstellung des Projektteams
- Zuteilung der Teilaufgaben
- Festlegung der Verantwortlichkeiten
regelmäßige Überwachungsaufgaben:
- Terminkontrolle
- Erfolgskontrolle
- Kostenkontrolle
- permanente Motivation der Beteiligten
Das magische Dreieck des Projektmanagements
Um Projekte bereits während der Laufzeit auf Erfolge hin zu kontrollieren, sollten Sie sich des sogenannten magischen Dreiecks des Projektmanagements bedienen.
Es zeigt Ihnen, ob Sie die für den Projekterfolg relevanten Parameter auf „Kurs“ haben. Darüber hinaus spricht aus Sicht der beteiligten Mitarbeiter vieles für Projektmanagement.
Verhindern Sie eine Form von Projektitis
In einigen Einkaufsabteilungen finden Sie zwischenzeitlich so etwas wie Projektits. Es werden selbst die kleinsten Aufgaben und Tätigkeiten zum Projekt erklärt.
Da Sie ja nur schwerlich eine eindeutige Abgrenzung zwischen Projekt und Nicht-Projekt finden werden, ist es nicht einfach festzustellen, ob dies richtig oder falsch ist. Aber Routineaufgaben und Aufgaben ohne einen Endtermin haben einfach keinen Projektcharakter.
Legen Sie Kriterien zur Projektdefinition fest
Was Sie als Projekt bearbeiten wollen, sollten Sie nicht ohne eine Unterstützung eines Kriterienkatalogs entscheiden. Mal ist es für Sie eine besondere Herausforderung, beim nächsten Mal stellt es eventuell ein hohes Risiko für das Unternehmen dar. Die Anlässe sind sehr vielfältig. Legen Sie Kriterien fest, anhand derer Sie leichter entscheiden können.
Prüfen Sie genau, bevor Sie ein Projekt starten. Die Initialisierung eines Projekts ist mit Aufwand und Kosten verbunden. Sie binden andere Fachbereiche mit ein und bauen einen gewissen organisatorischen Apparat auf.
Grundsätze des effizienten Projektmanagements
Wenn Sie Ihre Projekte im Einkauf effizienter und erfolgreicher abwickeln wollen, können Sie heute Standards nutzen, die sich im Verlauf der „Evolution“ des Projektmanagements als Grundsätze herausgebildet haben.
Die nachfolgenden Punkte sollten Sie speziell bei Projekten mit Beteiligung des Einkaufs beachten. Legen Sie großen Wert darauf, dass diese Grundsätze möglichst berücksichtigt werden:
- Strukturierung der Aufgabenstellung/des Problems
- ausgeprägte Betonung der Definitionsphase (Festlegung der Projektziele)
- eindeutige Ziele
- Möglichkeit, den Projektstand jederzeit transparent zu machen
- Durchführung eines Risikomanagements
- Möglichkeiten, auf Projektstörungen schnell reagieren zu können
- eindeutige Zuweisung von Verantwortung im Projekt und Projektumfeld
Strukturierung des Problems/ der Aufgabenstellung
Bevor Sie mit einem Projekt beginnen, sollten Sie möglichst eine Struktur des Vorhabens zusammenstellen. Wesentliche Hilfsmittel zur Strukturierung sind:
- Projektauftrag mit den wesentlichen Eckdaten des Auftragsgebers
- Projektsteckbrief als Ableitung aus dem Auftrag mit Informationen für das Projektteam
- Projektstrukturpläne (objektorientierte und funktionsorientierte Strukturpläne)
- Projektablaufpläne (zeigen auf, in welcher Reihenfolge was zu tun ist)
- Phasenpläne (unterteilen das Projekts in die wesentlichen Phasen, mit den dazu gehörenden Meilensteinen)
Ausgeprägte Betonung der Definitionsphase(Projektziele)
- Was sind die Gründe für die Durchführung des Projekts?
- Welche Ziele sollen mit dem Projekt erreicht werden?
- Welche zeitliche Vorstellung zum Projekt existiert?
- Was für einen Kostenrahmen (Budget) gibt es?
Eine genaue Projektdefinition sollte für Sie von enormer Wichtigkeit zur Erreichung desProjekterfolgs sein.
Achten Sie besonders auf diesen Projektabschnitt. Sie werden dafür im Laufe des Projekts belohnt. Je klarer und eindeutiger die Definition ist, desto weniger haben Sie im Projektverlauf mit Missverständnissen und falschen Erwartungen zu kämpfen.
Oftmals wird bei kleineren Projekten, beispielsweise bei internen Organisationsveränderungen auf eine genaue Definitionsphase verzichtet. Im Verlauf des Projekts werden Sie dann aber häufig mit dieser „Oberflächlichkeit“ konfrontiert.
Erfahrungen aus vielen Projekten zeigen, dass wenn Sie mehr Zeit in die Definitionsphase investieren, die Gesamtprojektlaufzeit meist kürzer ist.
Eindeutige Ziele
- Mit der Zieldefinition legen Sie die Grundlage für die gesamte Projektanforderung und die Projektplanung.
- Mit klaren Projektzielen setzen Sie die Grundvoraussetzung für alle Beteiligten, das Projekt gemeinsam zu vertreten.
- Bei der Definition der Projektziele, bekommen Sie die Chance, Zielkonflikte, die im Projektverlauf für Störungen sorgen, zu erkennen und zu vermeiden.
- Ausgehend von einem Projektstrukturplan sollten Sie die einzelnen Teilaufgaben eines Projekts so präzise wie möglich beschreiben. Hier spricht man auch von Arbeitspaketen.
Nutzen Sie die Projektstartsitzung zur Kontrolle der Projektziele
In einer Projektstartsitzung, in der die wichtigsten Projektbeteiligten vertreten sind, sollten Sie die Projektziele gut vorbereitet präsentieren.
Die Projektstartsitzung gibt Ihnen nochmals eine gute Gelegenheit, Klarheit über Arbeitsinhalte und Abhängigkeiten im Projekt zu schaffen, um später unnötige Reibungsverluste zu vermeiden.
Machen Sie den Projektstand transparent
Schaffen Sie von Beginn an in Ihren Projekten Transparenz. Nutzen Sie Möglichkeiten, die Ihnen heute mit modernen Projektmanagementtools angeboten werden.
Sie können heute in einem gut organisierten Projekt zu jedem Zeitpunkte den Status der Leistungserfüllung, die verbleibenden Ressourcen und die Entwicklung laut Planung beobachten und auswerten.
Durchführung eines Risikomanagements
Je komplexer Ihr Projekt ist, desto größer ist für Sie die Wahrscheinlichkeit, dass etwas Unvorhergesehenes stattfindet und Einfluss auf Ihren Projektverlauf nimmt. Projektmanagement versteht unter Risikomanagement deshalb den möglichen Eintritt unerwarteter oder erwarteter negativer Ereignisse.
Risiko erkannt, Risiko (fast) gebannt
Sie haben es dann beispielsweise mit Kostenüberschreitungen, Verfehlungen der Qualitäts- oder Funktionsziele oder auch dem Totalausfall des Projekts zu tun. Mit dem Risikomanagement können Sie sich in gewisser Weise auf solche Situationen vorbereiten. Je früher Sie die möglichen Risikotreiber erkennen, umso eher können Sie eine entsprechende Vorsorge treffen.
Wenn Sie Risiken in einem Projekt reduzieren oder sogar vermeiden wollen, müssen Sie diese …
- frühzeitig erkennen und
- einzeln bewerten sowie
- gegebenenfalls absichern.
Eindeutige Zuweisung von Verantwortung im Projekt
Damit Sie Ihre Projekte im Einkauf auch tatsächlich zum Erfolg bringen, braucht es innerhalb der Projektorganisation eine eindeutige Zuweisung der Verantwortung. Es ist notwendig, vor Beginn eines Projekts die Kompetenzen der am Projekt beteiligten Mitarbeiter zu klären.
Markus Lemme, Herausgeber und Chefredakteur „Der EK-Profi aktuell“.
Markus Lemme hat langjährige und internationale praktische Erfahrung im Einkaufsmanagement. Er ist einer der erfolgreichsten Einkaufstrainer und Berater sowie Coach für viele Einkaufsabteilungen.
