Wie Sie ein Projekt erfolgreich planen und koordinieren
Bei vielen Projekten, insbesondere bei der Entwicklung neuer Produkte, haben Termine und eine kurze Projektdauer eine weit höhere Priorität als die Einhaltung des Projektbudgets. Auch bei Bauprojekten oder Installationen neuer Maschinen oder Fertigungsanlagen stehen reibungsloser Ablauf und Termine hoch im Kurs.
Behalten Sie den Projektablauf und Projekttermine im Auge
Warum müssen Projekte geplant werden
„Wer zu viel plant, ist zu wenig kreativ“, lautet die Meinung derer, die mit Planung ihre Schwierigkeiten haben.
Diese Einstellung ist nicht nur falsch, sondern Sie ist auch gefährlich. Selbstverständlich können Sie auch ohne einen Plan Ihr Projekt abwickeln.
Die Frage nach Effizienz hat sich in solchen Projekte sehr schnell erledigt.
Experten-Rat
Machen Sie sich noch einmal bewusst warum Sie Projektmanagement im Einkauf installieren. Ihre Projekte sind gekennzeichnet durch komplexe Aufgaben, unüberschaubare Lösungswege oder sogar durch ein hohes Risiko.
Frühwarnung im Projekt ist alles
Die Planung, Überwachung und Steuerung von Terminen und Abläufen in Projekten hat eine sehr hohe Bedeutung. Wer sein Projekt im Griff haben will, darf deshalb kein Planungsfeind sein. Besonders wichtig ist die frühe Warnung vor drohenden Terminüberschreitungen. Sie verhindern dadurch, dass Sie nur reagieren anstatt agieren zu können.
Betroffene informieren und Vorgesetzte mit einbeziehen
Ihre Planung sollte möglichst transparent sein. Es ist deshalb wichtig, dass Sie prüfen:
- Wer ist von der Planung betroffen und muss entsprechend informiert werden?
- Mit wem müssen Sie sich im Vorfeld zur Planung abstimmen?
- Welche möglichen Konsequenzen (Domino-Effekt) haben eventuelle Anpassungen der Planung?
Tipp
Das Ergebnis einer Planung sollten Sie als Projektleiter in Form eines Terminplans schriftlich vorbereiten. Hierzu eignet sich die Darstellung im Balkendiagramm ausgezeichnet.
Was sollten Sie planen?
Die Planungsaufgaben fallen nicht nur zu Beginn eines Projekts an, sondern im Projektverlauf muss in der Regel immer wieder neu geplant werden. Denn in den wenigsten Fällen verläuft alles immer genau so wie es in den Plänen vorgedacht wird.
Arbeiten Sie mit drei unterschiedlichen Plänen
- Der Projektstrukturplan, der ein einfaches, aber sehr wertvolles Instrument ist. Er wird zu Beginn eines Projektes festgelegt und zeigt was in den Projekten grundsätzlich zu tun ist.
- Der Projektplan, der sich auf das Projekt als Ganzes bezieht und den Sie als Masterplan hinterlegen sollten. Nutzen Sie hierzu beispielsweise die Darstellung als Balkendiagramm.
- Die Phasen oder Meilensteinpläne Leiten sich aus dem Projektplan ab und zeigen aber im Detail Aktivitäten, Termine und die nächsten Projektphase.
Zentrale Punkte im Projektplan
Berücksichtigen Sie bei Ihrer Planung mindestens die folgenden Punkte:
- Termine
- Durchzuführende Aktivitäten
- Notwendige Kapazitäten
- Auftretender Bedarf
- Zur Verfügung stehende Mitarbeiter
- Anfallende Kosten
Definieren Sie mit Meilensteinen Projektphasen
Um einen guten Überblick über den Projektverlauf und die Planung zu erhalten, ist es sinnvoll, wenn Sie Ihre Projekte in einzelne Phasen unterteilen. Die Projektphasen enden dann jeweils mit einem Meilenstein. Meilensteine definieren dann auch besondere Überprüfungen und Aktivitäten:
- Jeder Meilenstein begrenzt eine in sich geschlossen Arbeitsergebnis
- Zu jedem Meilenstein sollte eine Projektsitzung stattfinden
- Ergebnis der Meilenstein-Sitzung ist die Freigabe zur nächsten Phase oder die Rückweisung und Maßgabe zur Korrektur.
Zur Planung gehört auch das Projektende
Zum Schluss aller Projektaktivitäten gehört eine Prüfung der Ergebnisse. Bei dieser abschließenden Kontrolle, sollten Sie noch einmal den gesamten Projektverlauf daraufhin untersuchen, ob die Ziele (Termine, Budget, und Leistung) auch erreicht wurden.
Nicht nur das Endergebnis zählt. Bewerten Sie auch den Projektverlauf:
- Wie war der Projektverlauf?
- Gab es Abweichungen und warum?
- Was wurde zusätzlich erreicht?
- Wie hat das Projektteam funktioniert?
Zeigen Sie deutlich das Projektende auf
Jedes Projekt hat ein geplantes Ende. Auch wenn Sie den Projekttermin vielleicht nicht einhalten können, irgendwann sollte jedes Projekt ordentlich zu Ende gehen. Veranstalten Sie Abschluss des Projekts eine entsprechende Abschlussveranstaltung und präsentieren Sie die Ergebnisse.
Markus Lemme
Herausgeber und Chefredakteur „Der EK-Profi aktuell“
Markus Lemme hat langjährige und internationale praktische Erfahrung im Einkaufsmanagement. Er ist einer der erfolgreichsten Einkaufstrainer und Berater sowie Coach für viele Einkaufsabteilungen.
