Bessere Qualität durch interne Berater: Nutzen Sie das Know-how Ihrer Mitarbeiter
Ihre Mitarbeiter sind diejenigen, die Strategien umsetzen und Ziele erarbeiten. Ansätze der Unternehmensplanung – so durchdacht diese auch sein mögen –, die von Ihren Mitarbeitern nicht mitgetragen werden, zielen ins Leere. Deshalb nutzen Sie Mitarbeiterbefragungen, um die Stärken und Schwächen des Unternehmens aus Sicht der Mitarbeiter zu erfassen. Sie werden sehen, dass Informationen darüber, wie Mitarbeiter ihre eigene Situation und die des Betriebs beurteilen, sehr wichtig sind, um ein Unternehmen zu führen.
Bessere Qualität durch interne Berater: Führen Sie eine Mitarbeiterbefragung durch
„Einsam an der Spitze“ sind Führungskräfte ganz besonders auf Rückmeldung angewiesen. Sie sind diejenigen, die Verantwortung im Unternehmen tragen und die gewünschte Führungskultur (vor-)leben müssen. Deshalb müssen sich Führungskräfte Rückmeldungen holen. Um herauszufinden wo „der Schuh drückt“, werden zumeist externe Beratungsunternehmen beauftragt. Inwieweit diese die Kompetenz der Mitarbeiter einbeziehen hängt jedoch stark von deren Arbeitsweise ab.
Sehen Sie den Betrieb durch die Augen Ihrer Mitarbeiter
Wenn es Ihnen darum geht, Stärken und Schwächen, Chancen und Risiken zu erkennen, um das Unternehmen optimal darauf einstellen zu können, bedienen Sie sich der Hilfe von Mitarbeiterbefragungen. Entscheidungen können am sinnvollsten auf Grundlage möglichst vollständiger und aktueller Informationen getroffen werden. Die Mitarbeiter verfügen objektiv oder oft intuitiv über diese wichtigen Informationen, die sie von sich aus meist jedoch nicht weiterleiten. „Wir wurden mal wieder nicht gefragt!“
Befragen Sie Ihre Mitarbeiter nicht systematisch und gezielt, entspricht Ihr Bild vom eigenen Unternehmen nicht der Realität. Mitarbeiter sehen den Betrieb nun mal anders als die Unternehmensführung.
EXPERTENRAT
Folgende Äußerungen von Mitarbeitern deuten auf Probleme hin:
„Lohnt sich das? Da kommt doch sowieso nichts raus!“
„Wenn schon, denn schon!“
„Verbesserungsvorschläge? Dafür werden wir nicht bezahlt!“
„Es kann doch nicht alles falsch sein, was wir bisher getan haben?!“
„Was, das soll alles gewesen sein, was da rausgekommen ist?“
Mitarbeiterbefragung als QM-Instrument
Es bestehen seitens der Mitarbeiter oft Hemmschwellen, sich im persönlichen Gespräch zu äußern. Eine Mitarbeiterbefragung ist daher ein personalpolitisches Instrument, das von der Geschäftsführung in Abstimmung mit der Mitarbeitervertretung sensibel eingesetzt werden muss:
Es werden entweder alle oder eine (nachvollziehbar) zufällig ausgewählte Stichprobe von Mitarbeitern und Führungskräften befragt.
UNSER TIPP
Diese Fragen könnte Ihr Fragebogen enthalten:
Unternehmensimage: Wie sehen die Mitarbeiter als interne Kunden das Unternehmen?
Unternehmensstrategie: Wie wird die Zukunft des Unternehmens eingeschätzt?
Führung: Wie wird die Führungsqualität im Unternehmen empfunden?
Informationspolitik: Sind die Mitarbeiter der Meinung, ausreichend informiert zu werden?
Bezahlung: Wird die Bezahlung als gerecht empfunden? Sind Sozialleistungen ein Anreiz?
Arbeitsorganisation: Empfinden die Mitarbeiter die Arbeitzeitmodelle attraktiv?
Arbeitsbedingungen: Wie sehen die Mitarbeiter ihre Arbeitsbedingungen (Ergonomie)?
Arbeitszufriedenheit: Wie stark identifizieren sich die Mitarbeiter mit der Aufgabe/dem Unternehmen? Wie zufrieden und leistungsbereit sind sie?
Zusammenarbeit: Wie wird das Miteinander im Betrieb eingeschätzt?
Betriebsklima: Wird das Betriebsklima als förderlich empfunden?
Personalentwicklung: Wie werden die persönlichen Perspektiven im Unternehmen beurteilt?
Anonymität muss gewährleistet sein
- Grundlage der Befragung ist ein mehr oder weniger standardisierter Fragebogen.
- Die Befragung erfolgt immer auf freiwilliger Basis. Eine Nichtbeteiligung hat keine negativen Konsequenzen.
- Die Auswertung erfolgt anonym, am besten durch Betriebsfremde.
- Die Befragten und Betroffenen erhalten ein differenziertes Feedback der Ergebnisse.
- Die Analyse der Daten soll Handlungsnotwendigkeiten für Verbesserungsmaßnahmen offen legen und keine Disziplinierungsaktivitäten hervorrufen.
- Die dadurch eingeleiteten Veränderungsmaßnahmen sind für alle transparent und werden im Zuge nachfolgender Mitarbeiterbefragungen bewertet.
- So umgesetzt dienen Mitarbeiterbefragungen als Instrument für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Rahmen der Strategie des umfassenden Qualitätsmanagements.
So gehen Sie vor
Sie sollten systematisch vorgehen und Mitarbeiterbefragungen detailliert vorbereiten, durchführen und auswerten.
1. Schritt: Legen Sie die Ziele fest.
Legen Sie genau fest und kommunizieren Sie, was genau mit der Mitarbeiterbefragung erreicht werden soll. Wie genau sieht der Zustand nach der Befragung aus? (Definieren Sie das Ziel als Vorwegnahme eines zukünftigen Zustands.) Wer wann wozu befragt werden soll und wer den Prozess steuert, sollten Sie ebenfalls bereits im Vorfeld festlegen.
2. Schritt: Erstellen Sie Fragebögen.
Wenn die Ziele feststehen, richten Sie die Formulierung der Fragen und ihre Zusammenstellung im Fragebogen daran aus. Binden Sie alle betroffenen Interessengruppen in den Prozess ein (Welche Themen im Fragebogen wären noch interessant?). Wählen Sie die Themen nach dem Motto „Weniger ist mehr und kürzer ist mehr.“
3. Schritt: Informieren Sie.
Ihre Mitarbeiter müssen wissen, dass überhaupt eine Befragung durchgeführt wird. Machen Sie deutlich, mit welchem Ziel das geschieht sowie wann und nach welchen Spielregeln die Befragung stattfindet. Überprüfen Sie die Fragebögen vorher anhand einer Stichprobe auf deren Brauchbarkeit.
4. Schritt: Führen Sie die Befragung durch.
Die Fragebögen sind zu verteilen. Die Mitarbeiter müssen erkennen können, wie sie den Fragebogen richtig ausfüllen und was ist, wenn z. B. eine Frage nicht beantwortet werden kann. Lassen Sie den Mitarbeitern ausreichend Zeit, über die Fragen nachzudenken, bevor sie ihre Fragebögen an einer Sammelstelle abgeben oder einwerfen. Es darf keine Kennzeichnung geben, durch die ein Beschäftigter identifiziert werden kann.
5. Schritt: Werten Sie die Ergebnisse aus.
Wenn die Fragebögen vollständig sind, werden sie am besten extern ausgewertet. Es kann bei umfangreichen Fragebögen und komplexen Fragestellungen sinnvoll sein, die Ergebnisse in einer Grafik zusammenzufassen. Einzeldaten werden von der Auswertungsstelle nicht herausgegeben.
6. Schritt: Geben Sie inhaltliches Feedback.
Die Ergebnisse – gerade die für die Führungskräfte unangenehmen – müssen den Mitarbeitern mitgeteilt und mit ihnen persönlich diskutiert werden. Bei einer Unterlassung der Diskussion ist das Ziel der Befragung gefährdet. Achten Sie darauf, dass es nicht zu emotionalen Verletzungen der Feedbackempfänger kommt.
7. Schritt: Planen Sie Maßnahmen.
Wenn sich durch die Befragung ergibt, dass etwas geändert werden muss, dann müssen Sie die Änderungen in Angriff nehmen, sonst wird die Befragung unglaubwürdig. Beispiel: „Es gibt keine wirklich umsetzbaren Maßnahmen.“ oder „Uns sind die Hände gebunden“.
8. Schritt: Überprüfen Sie die Maßnahmen.
Was hat sich aufgrund der Maßnahmen geändert? Welchen Erfolg haben die eingeführten Maßnahmen gebracht? Die beste Erfolgskontrolle für Sie als Qualitätsmanager ist eine zweite Mitarbeiterbefragung unter gleichen Bedingungen.
Ablauf einer Mitarbeiterbefragung im Detail
Autor: Dipl.-Ing. Reinhold Kaim
Herr Dipl.-Ing. Kaim ist selbständiger QM-Trainer und Qualitätsmanagementberater, EOQ-Quality-Auditor und Environmental-Auditor.
