Mit der richtigen Vorbereitung ein perfektes Projekt starten
Um ein Projekt effektiv durchführen zu können, ist eine effektive Organisation von Nöten. Entscheidend ist eine Eingliederung des Projekts in die Organisation des Unternehmens, ebenso wichtig ist jedoch die richtige Personalwahl für Projektleiter und Projektteam.
Die wichtigsten Entscheidungen stehen am Anfang eines Projekts
Werfen Sie zunächst einen Blick hinter die Kulissen der Projektorganisation, bevor Sie sich näher mit dem Projektleiter oder dem Projektteam beschäftigen.
Beispiel
Tom B., Strategischer Einkaufsleiter eines norddeutschen Technologieunternehmens, hat die Aufgabe bekommen, ein Projekt komplett zu übernehmen. Neben der Organisation des Projekts von A bis Z wird er auch gleichzeitig die Rolle des Projektleiters übernehmen. Bisher kennt er den Auftraggeber für das Projekt und den Inhalt. Bevor er sich nun daran macht, ein geeignetes Team zusammenzustellen, macht er sich ein paar Gedanken zur Organisation. Schnell merkt er, dass er mehr Zeit einplanen muss als gedacht und er beginnt sich mit der Projektorganisation auseinanderzusetzen.
Unterschätzen Sie die Arbeit im Vorfeld nicht
Tom B. hat es richtig gemacht. Er hat bereits im Vorfeld realisiert, dass die organisatorischen Fragen in einem Projekt nicht unterschätzt werden dürfen. Wenn Sie Kompetenzen, Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und Pflichten nicht eindeutig regeln, sind Konflikte – nicht nur im Team – vorprogrammiert. Projekte zu organisieren bedeutet im Wesentlichen:
- Projektstellen und Projektmitarbeiter zu bestimmen und deren Beziehungen untereinander zu regeln
- das Verhältnis zwischen projektbeteiligten und -externen Stellen zu regeln
Ausgewogenheit des Freiraums ist erfolgsentscheidend
Beachten Sie bei der Projektorganisation, dass Sie die Rahmenbedingungen weder zu eng noch zu weit stecken. Denn lassen Sie zu viel Spielraum, können Projekte sehr schnell scheitern, da Verantwortungsbereiche nicht klar abgegrenzt sind. Dies führt zu Verzögerungen, hohen Projektkosten und Konflikten innerhalb des Teams. Auf der anderen Seite kann ein zu enges organisatorisches Korsett kontraproduktiv wirken. Sie stoßen auf Widerstände innerhalb des Teams und schränken das Kreativitätspotenzial sehr stark ein.
Experten-Rat
Finden Sie den Mittelweg. Passen Sie das Maß an Organisation dem Projektumfang an.
Die folgende Checkliste kann Sie dabei unterstützen, den richtigen Organisationsbedarf für das Projekt festzustellen.
Entscheiden Sie sich für die passende Organisationsform
Ähnlich wie sich Unternehmen in verschiedenen Organisationsformen darstellen, gibt es für Projekte einige gängige Wege, sich zu organisieren, z. B.:
Projektmanagement in Linienfunktion
Hier wird auf die Einrichtung von Projektstellen verzichtet. Es entsteht keine eigene Organisation. Das bedeutet oft, dass beispielsweise der Abteilungsleiter auch Projektleiter wird. Diese Form ist nur für kleine, weniger komplexe Projekte geeignet.
Matrix-Projektorganisation
Dies ist eine sehr häufig angewendete Organisationsform. Die Kompetenzen werden zwischen einem Projektleiter und den Führungskräften der Linienorganisation aufgeteilt. Der Projektleiter erhält das projektbezogene, fachliche Weisungsrecht. Es kann immer noch zu Konflikten zwischen Abteilungs- und Projektarbeit kommen. Somit ist diese Form aber schon für mittlere Projekte geeignet.
Reine Projektorganisation
Hier erhält das Projekt eine völlig eigenständige Organisation. Der Projektleiter trägt die volle Verantwortung für sein Team und ist auch disziplinarisch vorgesetzt. Die Mitarbeiter beschäftigen sich ausschließlich mit der Projektarbeit. Dieser Organisationsform ist sehr vorteilhaft für komplexe Projektarbeit und verspricht den größten Erfolg.
| Checkliste: Welche vorhandenen Strukturen können und sollen für das Projekt genutzt werden? | OK |
|---|---|
| Wie wird das Team organisiert? | |
| Wer sind die Teammitglieder? | |
| Wer wird Projektleiter? | |
| Wer ist wofür zuständig? | |
| Wer ist wofür verantwortlich? | |
| Wo liegen die Kompetenzen? | |
| Was ist das Projektintern zu organisieren? | |
| Wie soll das Projekt funktionieren? | |
| Wie stimmen sich die Beteiligten ab? | |
| Wie kann die Organisationsstruktur an sich verändernde Bedingungen (z. B. Ziele) angepasst werden? | |
| Wie groß, komplex und langfristig ist das Projekt? | |
| Welchen Stellenwert hat das Projekt im Verhältnis zum Tagesgeschäft? | |
| Gibt es im Unternehmen noch mehr Projekte und wie sind die Erfahrungen dort? |
Markus Lemme
Markus Lemme ist Herausgeber und Chefredakteur von „Der EK-Profi aktuell“.
