So funktioniert Ihr Home-Office
Für viele Außendienstmitarbeiter lohnt sich die Fahrt in den Firmensitz für alltägliche Arbeiten nicht, daher ist das Home-Office eine praktische Alternative. Auch die meisten selbstständigen Handelsvertreter sind auf diese Lösung angewiesen. 10 Regeln helfen, damit die Arbeit effektiv funktioniert.
10 Regeln für ein professionelles Home-Office
Unter den Heimarbeitern gibt es 2 Extreme: Diejenigen, die sich durch das private Umfeld ständig ablenken lassen und die, die nicht aus dem Büro zu bekommen sind und die auch im Urlaub oder am Wochenende jede Gelegenheit zum Arbeiten nutzen. Disziplin in jeder Hinsicht ist wichtig, wenn Sie zu Hause arbeiten.
1. Halten Sie sich an Ihre Bürozeiten
Nehmen Sie sich konkrete Bürozeiten vor und halten Sie sich daran. Starten Sie z. B. jeden morgen um 8:00 Uhr. Legen Sie auch fest, wann Sie Feierabend machen. Damit stellen Sie sicher, dass Sie lange genug arbeiten, um auch etwas zu schaffen. Sie sorgen aber auch dafür, dass irgendwann einmal Feierabend ist.
2. Planen Sie Ihre Pausen
Bei der PC-Arbeit sollten Sie alle 2 Stunden eine kurze Pause einlegen. 5 bis 10 Minuten reichen aus, um den Nacken wieder etwas zu lockern, die Augen zu entspannen und sich ein bisschen zu bewegen. So steigt Ihre Produktivität wieder messbar an. Planen Sie auch eine Mittagspause von 45 bis 60 Minuten ein.
3. Kleiden Sie sich wie für den Kundenbesuch
Es macht einen riesigen Unterschied, ob Sie sich ordentlich, wie für den Kunden oder Ihre Firma kleiden oder Ihre Arbeit im Jogginganzug verrichten.Wenn Sie sich für den Bürotag anständig kleiden, werden Sie auch mit größerer Ernsthaftigkeit arbeiten.
4. Machen Sie einen Bogen um den Haushalt
Auch wenn sich die Wäsche stapelt, das Auto mal wieder gewaschen werden müsste oder das Unkraut wuchert – an einem Bürotag haben Sie in Haushalt und Garten nichts zu suchen. Hausarbeiten müssen Sie wie alle anderen Berufstätigen nach Feierabend verrichten, sonst stehlen Sie sich schnell ein paar wertvolle Arbeitsstunden.
5. Trennen Sie Büro- und Privatbereich
Trennen Sie Ihr Privat- und Büroleben strikt voneinander. Das ist sicher die größte Herausforderung eines Arbeitsplatzes zu Hause. Richten Sie sich wenn irgend möglich ein separates Arbeitszimmer ein, dessen Tür Sie schließen können.Wenn das nicht geht, gestalten Sie Ihren Arbeitsbereich so, dass Sie ihn optisch schließen können.Verbergen Sie Ihre Arbeit hinter einer Schiebetür oder in einem Sekretär, sonst fällt das Abschalten am Wochenende schwer.
6. Sorgen Sie für Ruhe
Wenn beim Kundentelefonat der Hund bellt oder eine Horde Kinder durchs Haus tobt, wirkt das nicht nur unprofessionell, es lenkt Sie auch ab. Sorgen Sie für Ruhe in Ihrem Arbeitsumfeld. Neben den passenden räumlichen Gegebenheiten bedeutet das, dass Ihre Familie Rücksicht nehmen sollte,wenn Sie arbeiten und besonders,wenn Sie telefonieren.
7. Richten Sie eine Bürotelefonnummer ein
Wenn Sie auch geschäftliche Anrufe im Home-Office empfangen, sollten Sie sich eine separate Bürotelefonnummer einrichten. Dort können Kunden auch anrufen, wenn Sie unterwegs sind und haben dann einen professionell besprochenen Anrufbeantworter zum Hinterlassen von Nachrichten.
8. Schulen Sie Ihre Familie
Sollte eine 2.Telefonnummer aus irgendwelchen Gründen nicht möglich sein, müssen Ihre Familienmitglieder professionell Telefonate entgegennehmen können. Das bedeutet, sich höflich und verständlich zu melden, freundlich zu sein und Nachrichten vollständig entgegenzunehmen. Führen Sie doch einfach eine kleine familieninterne Telefonschulung durch.
9. Sorgen Sie für Funktionalität
Wenn Sie ohne Einschränkungen arbeiten wollen, brauchen Sie einen gut funktionierenden Arbeitsplatz.
Wenn Sie kein separates Arbeitszimmer haben, ist besonders die Lagerung von Akten ein Problem. Überlegen Sie, welche Akten Sie tatsächlich im täglichen Zugriff brauchen. Für die Übrigen findet sich dann sicher ein Platz in einer Kammer oder einem Schrank.
Experten-Rat
Wenn Ihr Home-Office den gesamten Mittelpunkt Ihrer beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit darstellt, könnenSie es von der Steuer absetzen. Sobald Sie bei Ihrem Arbeitgeber einen Arbeitsplatz haben, ist kein Ansatz eines häuslichen Arbeitszimmers möglich.
Das Finanzamt erkennt einen Büroraum aber auch nur dann an, wenn er in sich abgeschlossen ist und sich keinerlei persönliche oder private Einrichtungsgegenstände in ihm befinden. Schon ein Durchgangsraum oder ein Zimmer mit Balkon kann Schwierigkeiten bei der steuerlichenAnerkennung bereiten.
10. Machen Sie ein Daten-Back-up
Viele Unterlagen können Sie in digitaler Form auf dem PC vorhalten. Eventuell lohnt es sich eingehende Unterlagen zu scannen und ebenfalls digital zu archivieren. Wenn Sie auf dem eigenen PC arbeiten und nicht auf einem Firmenserver, sind Sie selbst für die Sicherung Ihrer Daten verantwortlich. Die günstigste Möglichkeit hierzu ist eine externe Festplatte mit der Sie mindestens einmal pro Woche ein Back-up machen sollten. Sie sollten sich an der Arbeitsweise in einem externen Büro orientieren. Mit ein bisschen Planung gelingt die Arbeit dann bald genauso professionell und effektiv.
Franziska Brandt-Biesler
