So modernisieren Sie Ihren Vertrieb
Nur wenn vorhandene Kunden gut betreut und in ausreichendem Maße neue gefunden werden, kann Ihr Betrieb langfristig existieren. Versuchen Sie deshalb, die Qualität der Arbeit in Ihrem Vertrieb zu verbessern und gehen Sie dabei Schritt für Schritt vor.
Beseitigen Sie die Zettelwirtschaft
Beseitigen Sie die Zettelwirtschaft
Quillt der Schreibtisch Ihrer Mitarbeiter mit Zetteln über? Bekämpfen Sie diese Art der „Organisation“ mit einem Formularwesen: Die Dokumente zwingen Ihre Mitarbeiter, Daten vollständig festzuhalten und wirken auch als Checkliste, was wann zu tun ist. Um zeitaufwändiges Suchen zu vermeiden, sollten die Formulare elektronisch geführt werden.
Ihr Ziel: Sie schaffen Ordnung und Transparenz.
Legen Sie klare Abläufe fest
Vorgeschriebene Abläufe vermeiden Mehrarbeit und üben auf die Mitarbeiter einen gesunden Druck aus, weil sich die Aufgaben nicht unbemerkt verschieben lassen. Den Workflow legen Sie in Checklisten oder durch Wochen-, Monats-, Quartalsund Jahrespläne fest. Ein fixer Punkt auf den Tagesordnungen sollte immer „Stand der Dinge“ sein.
Ihr Ziel: Jeder weiß, wann er was zu tun hat. Aufgaben bleiben nicht unerledigt.
Flexibilisieren Sie Ihre EDV
Bei einem modernen Vertrieb sollte zu jedem Zeitpunkt eine Aufbereitung der Daten nach verschiedenen Kriterien möglich sein, zum Beispiel nach Umsatz, bestellten Produkten, Zeiträumen etc. Nur so lassen sich Entwicklungen (zum Beispiel das Bestellvolumen von Kunden) zeitnah erkennen und auswerten, beispielsweise in Form von Rennerlisten oder mittels der ABC-Analyse. Dies ermöglicht zu reagieren, bevor es zu spät ist.
Ihr Ziel: Sie erhöhen die Reaktionsschnelligkeit (zum Beispiel bei drohender Kundenabwanderung) und verbessern die Transparenz.
Verbessern Sie die Kundenansprache
Je öfter Sie Kunden ansprechen, desto mehr Umsatz können Sie erzielen. Deshalb sollten Sie zunächst prüfen, wie Sie die Kontakthäufigkeit routinemäßig erhöhen können. Dazu gehören das Zusenden von Katalogen und Broschüren, der Versand von E-Mail-Newslettern sowie die Besuche Ihrer Außendienstmitarbeiter. Entwickeln Sie ein Kontaktkonzept, in dem Sie auflisten, wer wann kontaktiert wird. Als Kriterien dafür dienen natürlich das Umsatzpotenzial und die Rentabilität der Kunden.
Ihr Ziel: Die Kunden werden – je nach ihrer Wichtigkeit – optimal betreut.
Vernetzen Sie Ihr Personal
Wenn ein Kunde bei einem Mitarbeiter Ihres Innendiensts nach seinem Kontostand bei Ihnen fragt, sollte dieser problemlos auf die Datenbanken der Buchhaltung, der Finanz- und der Warenwirtschaft Zugriff haben. Bilden Sie Teams, die sich absprechen, zum Beispiel bestehend aus je einem Mitarbeiter des Innendiensts und zwei Außendienstmitarbeitern. Bei Abwesenheiten sollte die Vertretung klar geregelt sein und der Zugriff auf eingegangene Nachrichten per Telefon und E-Mail möglich sein. Mit Hilfe eines elektronischen Terminmanagements (zum Beispiel über Outlook) können problemlos Meetings realisiert werden.
EXPERTENTIPP
„Das Wichtigste ist eine integrierte Kundenhistorie und die Möglichkeit zum papierlosen Vorgangsaustausch zwischen Besuchswesen, Backoffice, externen Dienstleistern, Fachhandelspartnern und Service-Mitarbeitern. Der Kunde muss sich aus einem Guss bedient fühlen.“
Professor Dr. Peter Winkelmann hat bei der FH Landshut den Lehrstuhlfür Vertriebssteuerung inne (www.vertriebssteuerung.de).
