Best Practice in Einkauf und Beschaffung
Effektive und effiziente Einkaufs- und Beschaffungsprozesse werden vor allem für diejenigen Unternehmen immer bedeutsamer, die auf internationalen und globalen Märkten agieren. Besonders in Zeiten von Finanz- und Wirtschaftskrisen sind funktionierende Prozesse ein klarer Wettbewerbsvorteil.
Optimale Prozesse sind ein Wettbewerbsvorteil
In vielen Produktionsunternehmen beträgt das Einkaufsvolumen inzwischen weit mehr als die Hälfte der Umsätze. Bei steigendem Wettbewerbsdruck, immer kürzeren Produktlebenszyklen und hohem Innovationsdruck werden zukünftig wohl nur noch solche Produktionsunternehmen erfolgreich am Markt auftreten, die optimale Einkaufs- und Beschaffungsprozesse vorweisen und diese reibungslos in die Prozessstruktur des Unternehmens einfügen können.
Best Practice in Einkauf und Beschaffung läuft nach den gleichen Regeln ab wie die bekannten Benchmarking-Methoden. Auch der Einkauf muss zunächst ein Benchmarking-Projekt planen und durchführen, um Schritt für Schritt Best Practice zu erlangen. Vorab sollte man sich daher nochmals über folgende Punkte im Klaren sein:
- Wie funktioniert Benchmarking (Benchmarking-Methodik, -Typen und -Leistungsfelder)?
- Welche Stärken und Schwächen hat der Einkaufs- und Beschaffungsprozess? Welche Chancen und Risiken ergeben sich aus dem Unternehmensumfeld (SWOT-Analyse)?
- Welche Prozesse und Teilprozesse sollen vordringlich verbessert werden, wo können schnelle Erfolge erzielt werden (z.B. Lieferantenmanagement)?
- Besteht Zugriff auf Controlling-Daten?
- Welche Benchmarking-Partner sind speziell für unser Vorhaben geeignet?
- Besteht ggf. Moderations- und/oder externer Beratungsbedarf?
Zu Beginn sollte keinesfalls ein Konkurrenzbenchmarking stattfinden, da dies einige Erfahrung im Umgang mit den Benchmarking-Partnern verlangt. Am unverfänglichsten ist ein internes Benchmarking bzw. Konzernbenchmarking. Die größten Lerneffekte gehen allerdings erfahrungsgemäß aus dem branchenübergreifenden Benchmarking hervor.
Umsetzung des Benchmarking-Projekts
Für die Durchführung eines branchenübergreifenden Benchmarkings sollte eine Auflistung von etwa 150 gut recherchierten Benchmarking-Partnern zur Verfügung stehen (Vorselektion), bei denen man sich sicher ist, dass sie „Best-Practice-fähig“ sind (anderenfalls stellt sich kein hinreichender Lerneffekt ein). Mithilfe eines zuvor konzipierten Fragebogens werden alle relevanten Daten gesammelt.
Durch die ausgewerteten Fragebögen, ggf. weitere Recherchen und die Kontaktaufnahme zu fremden Unternehmen kristallisieren sich schließlich fünf bis zehn endgültige Benchmarking-Partner heraus.
Auswertung der Besuchsprotokolle
Nachfolgend besuchen sich die Benchmarking-Partner gegenseitig. Die daraus resultierenden Erkenntnisse und Ergebnisse werden in Besuchsprotokollen dokumentiert:
1. Gehen hieraus Best Practices hervor?
2. Können diese auf das eigene Unternehmen übertragen werden?
Feststellung der Soll-Ist-Abweichungen
Um Art und Umfang der bestehenden Verbesserungspotenziale beurteilen zu können, sollte eine Gap-Analyse (Lückenanalyse, Soll-Ist-Analyse) durchgeführt werden. Anhand des Ausprägungsgrads der Lücken können dann bedarfsgerechte und unternehmensindividuelle Maßnahmen entwickelt werden, die zur Best Practice im eigenen Unternehmen führen.
Nachfolgend zunächst ein Überblick über die Ergebnisse einer Benchmark-Studie des BME und weiterer privatwirtschaftlicher Untersuchungen zur Best Practice in Einkauf und Beschaffung. Danach greifen wir uns einige Erfolgsfaktoren heraus, um sie tiefergehend zu erläutern.
Nachgewiesene Erfolgsfaktoren in Einkauf und Beschaffung
Folgende Faktoren tragen laut der Benchmark-Studie aus dem Jahr 2005 wesentlich zur Wertschöpfung im Einkauf bei. Trotzdem diese Studie schon ein paar Jahre alt ist, ist sie immer noch hochaktuell. Gerade aufgrund der derzeitigen wirtschaftlichen Ereignisse gehen wir davon aus, dass die Bedeutung der Erfolgsfaktoren, die die Studie herausgefunden hat, noch weiter gestiegen ist:
KATEGORIE ALLE UNTERNEHMEN
1. Erfolgsfaktor: Lieferantenstamm straffen und Bedarf standardisieren bzw. rationalisieren
Bedeutung:
- Der Industriedurchschnitt liegt bei ca. 17 Lieferanten und 176 aktiven Artikeln pro Million Euro Einkaufsvolumen (EKV).
- Topunternehmen im Mittelstand weisen ca. zehn Lieferanten bei 62 aktiven Artikeln pro Million Euro auf.
- Großunternehmen weisen ähnliche Zahlen wie der Mittelstand auf.
2. Erfolgsfaktor: weniger, aber umfangreichere Ausschreibungen durchführen
Bedeutung: Unternehmen, die im Rahmen von Ausschreibungen Bedarfe bündeln und rationalisieren, sind erfolgreicher.
3. Erfolgsfaktor: Key Commodity Management (KCM) bei Unternehmen mit mehreren Standorten einführen
Bedeutung: Mittelständische Unternehmen mit KCM bzw. Lead-Buying-Konzepten erzielen um über 50 % bessere Leistungen im Einkauf.
KATEGORIE MITTELSTAND
1. Erfolgsfaktor: Einsatz von E-Tools
Bedeutung:
- zahlt sich insbesondere für Mittelständler aus.
- Unternehmen mit E-Sourcing erwirtschafteten durchschnittlich 92 % höhere Einsparungen als Unternehmen ohne E-Sourcing.
2. Erfolgsfaktor: Rahmenverträge abschließen
Bedeutung:
- Rahmenverträge tragen mehr zur Wertschöpfung bei als kleine Ausschreibungen im Tagesgeschäft.
- Topunternehmen vermeiden Schnellanfragen über wenige Artikel und Volumen und verhandeln langfristige Rahmenverträge in allen wichtigen Materialgruppen.
3. Erfolgsfaktor: hoher Stellenwert des Einkaufs im Unternehmen
Bedeutung: Der Einkaufsleiter sollte direkt an die Geschäftsführung berichten.
KATEGORIE GROSSUNTERNEHMEN
Erfolgsfaktor: Beschaffungsanteil aus Niedriglohnländern (LCC) erhöhen
Bedeutung: In der verarbeitenden Industrie sind Unternehmen mit einem höheren Beschaffungsanteil aus LCCs erfolgreicher als andere: Im Handel und Dienstleistungsbereich konnte allerdings kein entsprechender statistischer Nachweis erzielt werden.
Diese Faktoren haben laut der Studie keinen wesentlichen Einfluss auf den Wertschöpfungsbeitrag des Einkaufs:
- höhere Anzahl von Mitarbeitern im Einkauf im Verhältnis zum gesamten Personalstamm
- Bildungsniveau der Mitarbeiter im Einkauf
- Weiterbildungsbudget pro Mitarbeiter
Quelle: Effizienz und Best-Practice im Einkauf. Gemeinsame Benchmark-Studie des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME), Frankfurt/Main, und der SynerDeal Deutschland GmbH, München, 2005, www.bme.de
Lediglich „einkaufserfahrene“ Branchen, wie z.B. die Automobilindustrie, weisen ein deutlich höheres Ausbildungsniveau als andere Branchen auf, in denen Einkauf und Beschaffung eine maßgebliche Rolle spielen.
Das zum Teil überraschende Ergebnis der Benchmark-Studie im Einkauf lässt folgende Rückschlüsse zu:
- Bessere Einkaufsleistungen werden im Wesentlichen durch bessere Prozesse und Tools erzielt.
- Bessere Einkaufsleistungen bedeuten nicht automatisch höhere Kosten im Personalbereich.
Es lohnt sich also längerfristig, wenn sich der Einkauf mit (QM-)Methoden für das Lieferantenmanagement beschäftigt, mit optimalen Prozessen für ein effektives Ausschreibungsmanagement oder mit dem Materialgruppenmanagement als Erfolgsgarant. Nicht zu vergessen der Einsatz von E-Tools!
Sie lasen Auszüge aus einem Beitrag von Anja Kranefeld. Sie wollen öfter einmal über das Tagesgeschäft hinausblicken und aktuelle Fachinformationen zu allen Themen des Einkaufs erhalten? Dann prüfen Sie gleich mal das Preis-Leistungs-Verhältnis unseres Titels Einkauf online. Den testen Sie 14 Tage lang völlig kostenlos und unverbindlich.
