Die beste Übersicht über Ihre Prozesslandschaft
Im modernen Qualitätsmanagement ist der Begriff des Prozesses nicht mehr wegzudenken. Einzelne Tätigkeiten werden zu Abläufen zusammengefasst, und diese bilden dann Prozesse. So weit, so gut – doch wie lässt sich hier der Überblick bewahren? Prozesslandkarten sind ein probates Mittel, um auf einem Blick die großen Zusammenhänge zwischen den Prozessen zu bekommen.
Die beste Übersicht über Ihre Prozesslandschaft
Prozesslandkarten bieten eine übergeordnete Sicht auf die Prozesse
In erster Linie ist die Prozesslandkarte eine grafische Darstellung der wichtigsten Prozesse einer Organisation. Sie bietet die Möglichkeit, mehrere Detailstufen in einem Bild zu dokumentieren. Natürlich ist jede Prozesslandkarte eine individuelle Repräsentation der Realität einer Organisation, doch gibt es einige gemeinsame Konstruktionsregeln:
- Trennung der wertschöpfenden Kernprozesse von Steuerungs- und Unterstützungsprozessen
- Darstellung von maximal drei bis vier Prozessebenen
- Einbeziehung der Schnittstellen zu externen Kunden
In dem oben abgebildeten Beispiel sind zwei Prozessebenen abgebildet. Durch die Pfeilrichtung wird angedeutet, dass die Steuerungs- und Unterstützungsprozesse den in der Mitte angeordneten wertschöpfenden Prozessen zuliefern. Die zentrale Prozesskette startet bei Kunden (mit seinen Anforderungen an Produkte und sonstige Leistungen) und endet beim Kunden (und seiner Zufriedenheit mit Produkten und Leistungen).
Weitere Detaillierungen der Prozesse durch Hinzufügung von Prozessebenen
Um zusätzliche Informationen zur Prozesslandschaft hinzuzufügen, können in die Dokumentation weitere Prozessebenen eingeblendet werden. Dies ist insbesondere dann erforderlich, wenn nicht nur ein Überblick gegeben, sondern auch Hinweise zu den internen und externen Schnittstellen gewünscht sind.
In den weiteren Ebenen kommen neben der bisher verwendeten Blockpfeildarstellung zunehmend andere Symbolkataloge zum Einsatz. Hierzu zählen zum Beispiel die folgenden Methoden:
- EPK (Ereignisgesteuerte ProzessKette)
- SADT (Structured Analysis and Design Technique)
- BPMN (Business Process Modelling Notation)
Bestehende Dokumentation als Informationsquelle nutzen
Um die notwendigen Informationen zur Erstellung der Prozesslandkarte zu erhalten, kann in erster Linie die bereits bestehende Dokumentation genutzt werden. Hierbei bietet sich insbesondere die Möglichkeit, Lücken und Überschneidungen der Dokumenteninhalte darzustellen und zu bereinigen. Eine weitere Möglichkeit ist jedoch, einen Ansatz „auf der grünen Wiese“ zu starten und die Prozesse von oben nach unten neu zu gestalten. Dieses Verfahren kommt häufig bei Business Reengineering Projekten zum Einsatz.
Prozesslandkarten zur Information über die Kernprozesse nutzen
Weil Prozesslandkarten komplexe Zusammenhänge zwischen organisationsinternen Abläufen einfach darstellbar machen, können sie optimal zur Information über das Prozessmodell einer Organisation genutzt werden.
Autor: Torsten Moch
Herr Moch ist Senior Quality Manager.
