Endlich zertifiziert – und jetzt?
Mit der Zertifizierung des QM-Systems dürfen die Bemühungen um Verbesserungen im Unternehmen nicht enden. Das Gegenteil ist der Fall, denn der Aufwand bis zur Erstzertifizierung lohnt sich nur, wenn das QMS danach auch wirklich gelebt wird. Gute Auditoren erwarten Fortschritte bei der nächsten Überprüfung. Geben auch Sie sich nicht mit einem Gleichschritt zufrieden, der zum Rückschritt werden kann. Sorgen Sie für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess, die eigene Fortbildung im QM-Bereich, die weiterhin nötige Mitarbeitermotivation und eine erfolgreiche Rezertifizierung.
Endlich zertifiziert – und jetzt?
Nach der Zertifizierung ist vor der Rezertifizierung
Die Entwicklung der QM-Dokumentation, die internen Audits und die Begleitung des externen Auditors liegen endlich hinter Ihnen. Die letzten Monate waren wirklich anstrengend, doch nun ist das Ziel erreicht: Das QM-System Ihres Unternehmens wurde zertifiziert. Nun freuen Sie sich sicherlich und würden am liebsten einen Urlaub antreten. Nichts gegen die notwendige persönliche Erholung, doch das soeben zertifizierte QM-System darf sich jetzt nicht ausruhen, sondern muss weiterhin in die Tat umgesetzt werden.
Eine Begründung ist natürlich die bevorstehende Rezertifizierung, die ebenfalls erfolgreich absolviert werden muss. Der externe Auditor wird vor der nächsten Überprüfung seinen Auditbericht genau lesen und die Behebung der Schwachstellen sehen wollen. Selbst wenn der Auditor nichts zu beanstanden hatte, wird er bei der Rezertifizierung ein höheres Qualitätsniveau erwarten. Doch nicht die anstehende Rezertifizierung sollte Sie und das ganze Unternehmen zu weiteren Anstrengungen im QM-Wesen bewegen, sondern allein der Gedanke „Die Kontinuität entscheidet über den Fortschritt“.
Echte Verbesserungen brauchen Zeit
Wenn Ihr Unternehmen auf Dauer die Qualität steigern möchte, ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess unabdingbar. Es ist weder sinnvoll noch qualitätsbewusst, wenn die Geschäftsleitung nach der Zertifizierung das QM-Wesen als abgeschlossenes Projekt ansieht, das einige Monate vor der Rezertifizierung wieder zum Leben erweckt wird. Dann ist die Qualität im Betrieb in der Regel schon lange tot. Machen Sie deshalb den Verantwortlichen im Unternehmen klar, dass Ihre Beauftragung zum Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB) keine Aufgabe darstellt, die nur periodenweise wahrgenommen werden muss. Das Unternehmen und Sie selbst brauchen viel Zeit für weitere Verbesserungen.
Korrekturmaßnahmen müssen transparent sein
Abweichungen, die im externen oder internen Audit festgestellt wurden, erfordern Korrekturmaßnahmen, die nicht nur eingeleitet, sondern auch umgesetzt und dokumentiert werden müssen. In den Jahren zwischen den Zertifizierungsaudits muss sich ein nennenswerter Umsetzungsgrad bei den eingeleiteten Verbesserungsmaßnahmen ergeben, und Sie müssen die tatsächliche Verbesserung bestimmt oder gemessen haben.
Die gesamte QM-Dokumentation will ebenso fortgeschrieben werden. Prüfprotokolle und Projektpläne für Optimierungsmaßnahmen mit festen Terminen, Zuständigkeiten und Kontrollen gehören ebenso dazu wie aktuell gehaltene Organigramme und neue Prozessbeschreibungen, die in der Zwischenzeit erforderlich geworden sind. Denken Sie dabei auch immer an die notwendige Versionierung und Aufbewahrung der Dokumente.
Sichern Sie den kontinuierlichen Verbesserungsprozess
Nicht nur für den Fall, dass Sie nach der Zertifizierung erst einmal einen Urlaub antreten wollen, sollten Sie Instrumente einführen, die den kontinuierlichen Prozess zur Qualitätssteigerung sicherstellen. Dazu gehören insbesondere
- die Fortsetzung der internen Audits und Begehungen
- Mitarbeiterbefragungen
- Kundenbefragungen
- die Entwicklung und Einführung eines QM-Kennzahlensystems zur laufenden Überwachung der Prozesse (Nutzung moderner statistischer Verfahren)
- weitere Maßnahmen zur Steigerung der Mitarbeitermotivation und Akzeptanz für QM, wie zum Beispiel QM-Informationsveranstaltungen, Qualitätswettbewerbe und interne QM-Schulungen
- die fortlaufende QM-Berichterstattung an die Geschäftsleitung
- die eigene Fortbildung des QMB in QM-Methoden, Präsentation, Moderation und Konfliktmanagement
- die regelmäßige Pflege der QM-Dokumentation
- der Aufbau eines Qualitätszirkels zum regelmäßigen Austausch über aktuelle QM-Themen im Betrieb
Fazit: Rezertifizierung ist nicht das Ziel, sondern eine Bestätigung
Mit der Erstzertifizierung enden die Qualitätsbemühungen ebenso wenig, wie die Rezertifizierung als Ziel der Weiterentwicklung des QMS verstanden werden sollte. Zertifizierung und Rezertifizierung sind immer nur Bestätigungen eines erreichten Qualitätsniveaus. Und um das Niveau zu erreichen und zu steigern, muss das Qualitätswesen im Unternehmen leben und zur Selbstverständlichkeit werden. Dabei helfen zahlreiche Instrumente, die den kontinuierlichen Verbesserungsprozess begleiten können.
Autor: Oliver Schonschek
Herr Schonschek ist Diplom-Physiker und Fachjournalist, www.schonschek.de
