Qualitätslenkung und Qualitätsverbesserung im Einkauf
Können Sie im Einkauf qualitätslenkend arbeiten können? Stehen Ihnen die richtigen Instrumente zur Verfügung? Wie sehen diese Werkzeuge aus und wann setzen Sie diese im Einkaufsprozess am effektivsten ein?
Qualitätslenkung und Qualitätsverbesserung als Aufgabe des Einkaufs
Sie sollten darauf achten, dass qualitätslenkende Instrumente mit dem Ziel eingesetzt werden, die Anforderungen an das Produkt und die Dienstleistung zu erfüllen. Die Erfahrung zeigt, dass Sie im Einkauf vor, während und nach dem Kauf von Produkten eingesetzt werden sollten.
Im Folgenden möchten wir Ihnen einen Überblick geben, welche Instrumente Ihnen im Einkauf zur Verfügung stehen:
- Der erste Schritt, bzw. das erste Instrument, ist die Erstellung eines Pflichtenhefts, um die Leistungsanforderungen an das Produkt in einer Spezifikation und/oder Zeichnung mit dem Lieferanten zu vereinbaren.
- Als vorbeugendes Instrument des Qualitätsmanagement werden vor dem Kauf technische Liefer-, Prüf- und Abnahmebedingungen mit dem Lieferanten abgeschlossen. Diese bilden die Voraussetzung dafür, dass die zu erbringende Leistung für den Lieferanten klar und unmissverständlich definiert ist.
- Weiterhin wichtig ist, dass z. B. neue und unbekannte Lieferanten zunächst gebeten werden, ein Anschauungsmuster zur Verfügung zu stellen. Dieses wird qualitativ und technisch geprüft, um die grundsätzliche Qualitätsfähigkeit eines noch unbekannten Lieferanten zu beurteilen.
Tipp
Bevor Sie neue Lieferanten zulassen, sollten Sie diese einer ausführlichen Beurteilung unterziehen. Sie können so Ihre Prozessbeherrschung und Leistungsbereitschaft sicherstellen.
Warum ist ein prozesssicherer Lieferant so wichtig für Sie?
Es ist für Sie als Einkaufsabteilung von immenser Bedeutung, dass Sie sich auf Ihre Lieferanten verlassen können. Es sind Ihre Partner entlang der Wertschöpfungskette im Unternehmen. Vorteile:
- Das Risiko, dass Ihnen fehlerhafte Produkte geliefert werden, ist geringer als bei einem Lieferanten, der die Spezifikation durch Prüfen und Aussondern sicherstellen muss. Hier müssen Sie immer mit einem Fehlerdurchschlupf rechnen.
- Der Lieferant hat geringere Prüf- und Fehlerkosten und damit geringere Qualitätskosten.
Lieferantenklassifizierung sorgt für Qualität
Eine weitere sehr wichtige Aufgabe des Einkaufs im Qualitätsmanagement ist es, die Lieferanten zu bewerten. In sehr vielen Unternehmen werden die eingehenden Lieferungen einer Qualitätsprüfung unterzogen, die in der Wareneingangsprüfung stichprobenartig durchgeführt wird. Weiterhin wird die Lieferqualität der Stammlieferanten regelmäßig geprüft und analysiert. Doch speziell im Einkauf können Sie mehr tun.
Experten-Rat
Sie schaffen durch Lieferantenbewertungen, in denen Sie Qualitäts-, Mengen- und Terminzuverlässigkeit von Zulieferern für jede Lieferung erfassen und periodisch auswerten eine Lieferantenklassifizierung im Einkauf. Um die Anforderungen an das Qualitätsmanagement des Lieferanten zu verdeutlichen, können mit Stammlieferanten Qualitätsmanagementvereinbarungen abgeschlossen werden.
Natürlich stehen Ihnen die Möglichkeiten der Lieferantenentwicklung zur Verfügung, wenn keine leistungsfähigen/-willigen Lieferanten gefunden werden können.
Qualitätsverbesserung als Aufgabe des Einkaufs
Die Bemühungen des Einkaufs zur Qualitätsverbesserung sollten Sie als Führungskraft im Einkauf sehr zielorientiert angehen. Als Download unter www.gwi.de finden Sie eine Checkliste als Guideline bei der Zielfindung und -definition.
Analyse als Basis der Verbesserung
Als Basis für die Qualitätsarbeit im Einkauf können die Grundzüge und Instrumente der „ständigen Verbesserung“ auf den Einkauf übertragen werden. Grundlage zur Verbesserung der produktbezogenen Qualitätszuverlässigkeit sollte für Sie und Ihr Team die Erfassung und Analyse der Fehlerarten sein.
Unterscheiden Sie die folgenden Fehlerarten:
- Abweichungen zwischen Bedarfstermin und Bereitstellungstermin
- Abweichungen zwischen Bedarfsmengen und Bereitstellungsmengen
- Abweichungen zwischen Leistungsanforderungen und Leistungsmerkmalen
Nehmen Sie die Analyse der Fehlerarten produkt- und lieferantenspezifisch vor. Achten Sie dabei auf die Fehlerhäufigkeit und die Fehlerfolgen je Fehlerart.
Wichtig für Sie bei der Analyse der Fehler ist, dass sie auf ständige und besonders kostenintensive Fehlerarten, Produkte und Lieferanten hinweisen soll. Zur Fehlererfassung wird es nicht ausreichen, die Daten der Bestellung und der Wareneingangsmeldungen zu vergleichen. Vielmehr sollten Sie die Bedarfsanforderungen systematisch erfassen. So können Sie deutlich machen, dass zwischen Bedarf und Bestellung bereits eine Diskrepanz bezüglich Leistungsmerkmalen, Mengen und Termin bestehen kann. Sollen zukünftig generell Fehler vermieden werden, müssen Sie eine Ursachenanalyse einleiten. Die folgenden Punkte sollen Sie in der Ursachenanalyse unterstützen. Typische Fehlerursachen im Einkauf sind:
- terminliche Engpassaufträge (die zur Verfügung stehende Beschaffungszeit ist kürzer als die Warenbeschaffungszeit (WBZ))
- personelle Kapazitätsengpässe wegen Krankheit und Urlaub
- inkorrekte, unpräzise Bedarfsanforderungen (ungenaue Spezifikationen)
- Qualitätsprobleme des Lieferanten
- Kapazitätsengpässe des Lieferanten
- Versorgungsengpässe des Lieferanten
Jede der analysierten Ursachen bietet einen potenziellen Ansatzpunkt zur Verbesserung.
Markus Lemme
