Erfolgreicher mit Changemanagement
Ständig neue Anforderungen verlangen vom Einkauf die Kompetenz zum Management der Veränderungen. Machen Sie diese Kompetenz des „Changemanagements“ zu Ihrer Stärke. Nutzen Sie neue strategische Ansätze im Einkauf, ohne dabei – durch Wechsel zwischen den Strategien – die beteiligten Mitarbeiter zu verwirren.
Suchen Sie gezielt das Gespräch in der Einkaufsmannschaft, um sich über neue Strategien auszutauschen
Welcher gute Einkaufsleiter würde die eigenen Mitarbeiter nicht gerne für neue und gute Strategien begeistern wollen. Wer möchte nicht Einkaufsstrategien einführen, die dem Unternehmen dauerhaft erhebliche Kosteneinsparungen liefern und darüber hinaus alle Beteiligten erkennen lässt, wie flexibel und erfolgreich der Einkauf auf Veränderungen des Markts reagieren kann.
Na klar, werden Sie denken, tolle Strategien gibt es viele. Das reicht eben aber nicht aus!
Sie werden immer stärker flexibel reagieren können
Nichts ist so sicher wie die Veränderung der Märkte. Die Marktverhältnisse, die Beteiligten und die zur Verfügung stehenden Ressourcen – alles ist ständig in Bewegung. Immer mehr sind Sie als Einkaufsverantwortlicher deshalb aufgefordert, neue Strategien zu überprüfen.
Sie sollten im Unternehmensinteresse dabei aber immer sicherstellen, dass Sie auf die wechselnden Anforderungen so geschickt reagieren, dass Sie einen Nutzen aus den Veränderungen mitnehmen, ohne dabei zu viele Reibungsverluste durch die mögliche Neuausrichtung des Einkaufs zu produzieren.
Hinweis
Wenn man Befragungen zum Erfolg im Einkauf glauben kann, dann ist es nicht ein Mangel an Ideen oder für Strategien die einen Erfolg verhindern, sondern es ist die Schwierigkeit, neu definierte Strategien in alltägliches Handeln umzusetzen.
Die Strategie ist für Sie nicht immer die größte Herausforderung
Es spielt eher eine untergeordnete Rolle, um welche Einkaufsstrategie es sich gerade handelt. Es ist ein Phänomen, das unabhängig vom aktuellen Strategietrend im Einkauf auftritt. Die größten Schwierigkeiten macht häufig die Strategieverwirklichung!
Die Erfolgreichen haben Gemeinsamkeiten
Wenn Sie sich anschauen, was Einkaufsabteilungen auszeichnet, die bei der Umsetzung von Strategien erfolgreich sind, können Sie die nachfolgenden Punkte identifizieren:
- Wenn Sie eine gute Strategie entwickelt haben, ist das nur der erste Schritt. Die wesentlichen Bemühungen und Energie sollten Sie in die Umsetzung stecken.
- Weil Sie mit jeder neuen Strategie sogenannte Veränderungschancen und Veränderungsrisiken haben, ist es für Sie wesentlich, wie – also auf welche Art – Sie Ihre Strategie umsetzen wollen.
- Neben dem Verständnis für neue Einkaufsstrategien und den für Sie daraus resultierenden Maßnahmen ist es für einen Erfolg notwendig, dass Sie auch die Kompetenz besitzen, diese Veränderungsprozesse erfolgreich zu gestalten.
Experten-Rat
Für die Problematik, worauf Sie als Einkaufsverantwortlicher bei der Umsetzung neuer Strategien achten sollten, gibt es verschiedene Ansätze. Aus der Praxis kann eineVorgehensweise – das Changemanagement – als besonders vielversprechend empfohlen werden.
Bei einigen Einkaufsabteilungen hat sich diese Art der Umsetzung von Einkaufsstrategien in der Zwischenzeit als grundlegendes Element zur Verwirklichung von Strategien etabliert.
Ohne Kontinuität keine erfolgreichen Strategien
Sie können sich selbst kaum mehr Schwierigkeiten machen, als Ihren Einkauf mit zusätzlichen Strategien zu belegen, noch bevor Sie die Erfolge aus den letzten Einkaufsstrategien eingefahren haben. Ihre Mitarbeiter werden auf ein solches Verhalten – vor allem wenn es öfters vorkommt – entsprechend reagieren.
Experten-Rat
Es wird so etwas wie Strategieverdrossenheit und Frustration aufkommen. Die Mitarbeiter können die Ergebnisse nicht erkennen und werden dadurch veränderungsresistent. Es taucht die Frage auf: Wozu sich für eine Strategie engagieren, wenn es doch bald wieder etwas Neues gibt?
Planen Sie auch den Weg zum Ziel
Gestalten Sie die Strategieumsetzung in mehrere Phasen. Überwachen und Begleiten Sie die Phasen des Veränderungsprozesses und behalten Sieso den Überblick über die Entwicklung möglichst immer Blickfeld. Geben Sie auch Ihren Mitarbeitern die Chance, den Veränderungsprozess zu verstehen und den Nutzen zu erreichen.
Tipp
Planen Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern im Einkauf, wie die Veränderung erreicht werden kann. Die einzelnen Schritte des Veränderungsprozesses
Phase 1: Orientierung, Planung und Konzeption durchführen
Entwerfen Sie Ihre Vorstellung der Einkaufsfunktion nach der Umsetzung der neuen Strategie. Planen Sie nicht nur das Ziel, sondern betrachten Sie die Zeitachse. Bedenken Sie das Einkaufsumfeld, achten Sie auf die Rahmenbedingungen und eine möglichst reibungslose Kommunikation.
Schaffen Sie Orientierung durch Einbezug in die Planung
Schaffen Sie eine Art der Orientierung für sich und Ihre Einkaufsmitarbeiter bereits in der Planung. Zeigen Sie auf, wie und anhand welcher Zahlen, Daten und Fakten Sie welchen Nutzen durch den Einkauf für das Unternehmen erreichen wollen. Achten Sie darauf, dass die betroffenen Einkäufer in die Planung möglichst mit einbezogen werden.
Klären Sie den Strategiebedarf
Damit Sie die richtigen Strategien für Ihren Einkauf einsetzen, sollten Sie sich vor Ihren Entscheidungen für eine Strategie zumindest die nachfolgenden Fragen beantworten:
- Welche Strategie verfolgt der Einkauf zurzeit und welcher Nutzen wird dadurch erzielt?
- Welche Bedingungen haben direkten und indirekten Einfluss auf die geplanten Veränderungen?
- In welchem Zeitrahmen wollen Sie mit der neuen Strategie welche gesteckten Ziele erreichen?
Phase 2: Begeisterung im Einkauf schaffen
Um mit Ihrem Einkauf möglichst sicher und erfolgreich neue Strategien umzusetzen, ist eine Grundvoraussetzung, dass Sie es schaffen mit allen Beteiligten ein gemeinsames Bild von der derzeitigen und der zukünftigen Situation aufzubauen.
Tipp
Suchen Sie gezielt das Gespräch in der Einkaufsmannschaft, um sich über neue Strategien auszutauschen. Benutzen Sie die Diskussion und die Gesprächsbeiträge, um Ihre Strategie zu erläutern.
Umsetzung erst nach der Aufklärung
Sie sollten mit der Einführung einer neuen Strategie nur beginnen, wenn Ihre Mitarbeiter das „Zukunftsbild“ des Einkaufs verstanden haben. Best Practice Beispiele zeigen, dass es eben nicht genügt, wenn Sie die Strategie verstehen und eine klares Bild davon haben, was Sie wie erreichen wollen.
Suchen Sie Multiplikatoren in Ihrer Einkaufsmannschaft
Je nach Größe Ihrer Einkaufsabteilung sollten Sie sich die sogenannten Unterstützer suchen. Das sind Mitarbeiter, die innerhalb der Mannschaft akzeptiert werden und die von Ihnen das Gefühl bekommen, dass Sie besonders gebraucht werden, um diese Strategie erfolgreich umzusetzen.
Über möglichst viele „Unterstützer“ innerhalb der Einkaufsmannschaft können Sie schneller und besser alle Beteiligten einbeziehen. Geben Sie nach Ihrer Planung möglichst gute und ausführliche Informationen. Reduzieren Sie sich bei Ihrer Information nicht auf Schlag- oder Fremdwörter. Sie sollten sowohl Informationen zum Ziel als auch Handlungsinformationen an die Einkaufsmannschaft weitergeben.
Generieren Sie eine Stimmung, die Lust auf die Veränderung macht. Es sollten alle Beteiligten im Einkauf auf die Veränderung mit Interesse warten.
Phase 3: Training und Umsetzung ermöglichen
Schaffen Sie möglichst viele Gesprächssituationen, um Informationen zur neuen Strategie zu geben. Nutzen Sie jede Gelegenheit, um mit neuen Impulsen die Einkaufsmitarbeiter auf die Veränderungen hinzuweisen. Besprechen Sie im Einkauf, welche konkreten Ziele sich zur Kontrolle des Veränderungsprozesses am besten eignen.
Schaffen Sie die Grundlagen, die zur Umsetzung notwendig sind
Bei vielen der neuen Strategien ist es notwendig das entsprechende Wissen in der Einkaufsmannschaft erst einzupflanzen, um dann die Veränderung zu verwirklichen.
Best Practice Beispiele zeigen, dass Einkaufsmitarbeiter, die ein intensives Training und Unterstützung bei der Umsetzung erfahren haben, wesentlich bessere Ergebnisse und eine höhere Identifikation mit der neuen Strategie aufzeigen.
Berücksichtigen Sie Rahmenbedingungen der aktuellen Situation
Veränderungen im Einkauf führen insbesondere zu Beginn häufig zu mehr Arbeit bei einzelnen Mitarbeitern. Achten Sie besonders auf deren Unterstützung. Bedenken Sie bereits in der Planungsphase diese auftretende Mehrbelastung. Geben Sie Entschuldigungen und „Fluchtversuchen“ keine Chance.
Phase 4: Stabilisierung generieren
Die Umsetzung neuer Einkaufsstrategien bringt mit den Veränderungen auch messbare Ergebnisse. Sorgen Sie dafür, dass diese Ergebnisse auch von den Beteiligten wahrgenommen werden.
Tipp
Zeigen Sie im Einkauf und im Unternehmen, was durch die neue Strategie erreicht wurde.
Geben Sie regelmäßiges Feedback in der Umsetzung
Geben Sie den Beteiligten und insbesondere den „Unterstützern“ ein regelmäßiges Feedback. Machen Sie die Veränderung zur Selbstverständlichkeit. Ihre Mitarbeiter werden die Ernsthaftigkeit neuer Strategien an Ihrem Interesse während der Umsetzung bewerten.
Arbeiten Sie mit dem Einkaufscontrolling zur Stabilisierung
- Nutzen Sie das Einkaufscontrolling dazu, relevante Daten, die aufzeigen welche Auswirkungen sich durch eine neue Strategie ergeben haben, einzusetzen.
- Überwachen Sie Soll- und Ist-Werte und visualisieren Sie die Ergebnisse.
- Analysieren Sie eventuelle Abweichungen und informieren Sie die Einkaufsmitarbeiter über die Ergebnisse.
- Erarbeiten Sie mit den Einkaufsmitarbeitern weitergehende Maßnahmen und zeigen Sie anhand derer die Konsequenzen auf.
- Sichern Sie die erzielten Erfolge und arbeiten Sie je nach Bedeutung an den nicht erreichten Zielen.
Mehr Informationen erhalten Sie hier.
Markus Lemme, Herausgeber und Chefredakteur „Der EK-Profi aktuell“.
Markus Lemme hat langjährige und internationale praktische Erfahrung im Einkaufsmanagement. Er ist einer der erfolgreichsten Einkaufstrainer und Berater sowie Coach für viele Einkaufsabteilungen.
