Welche Fehler passieren im Selbstmanagement?
Die elektronische Korrespondenz und das Internet haben dazu geführt, dass uns in kürzester Zeit immer mehr Informationen ereilen. Dennoch gibt es Menschen, die scheinbar spielerisch mit diesen Belastungen zurechtkommen. Hier erfahren Sie, wie auch Ihnen dies gelingt.
Achtung: Das sind die 10 häufigsten Fehler im Selbstmanagement
Wenn Sie mehr innerhalb Ihrer täglichen Arbeitszeit schaffen möchten und zugleich die Balance zwischen beruflichem und privatem Umfeld wahren wollen, empfiehlt es sich, zunächst zu prüfen, ob Ihnen regelmäßig einer der folgenden Fehler unterläuft.
1. Sie delegieren nicht oder tun dies falsch!
Wer selbst keine Mitarbeiter führt, fragt sich natürlich, an wen er Aufgaben delegieren sollte. Die Frage stellt sich aber nur, wenn Sie die Delegation allein auf das berufliche Umfeld beziehen.
Zeit- und Selbstmanagement muss aber notwendigerweise alle Dimensionen Ihres Lebens umfassen. Dazu gehören dann auch Verpflichtungen in Ihrem privaten Umfeld, wie beispielsweise …
- Haushalt,
- Familie,
- Ehrenämter,
- Freunde.
Hier finden Sie oftmals Potenzial, um die verschiedensten Aufgaben zu delegieren. Einige Beispiele:
- Müssen Sie denn wirklich immer das Protokoll bei Vereinssitzungen schreiben?
- Gibt es nicht Haushaltsaufgaben, die durchaus Ihre Kinder/Ihr Lebenspartner regelmäßig übernehmen können?
- Können Sie nicht in Ihrem Freundeskreis initiieren, dass auch andere die gemeinsamen Geburtstagsgeschenke besorgen?
2. Sie schieben Dinge unnötig auf!
Die beste Zeitplanung nutzt nichts, wenn Sie eine Aufgabe nicht zum geplanten Zeitpunkt in Angriff nehmen. Bei vielen Menschen ist aber genau dies ein großes Problem, weil es ihre Produktivität lähmt und sie unnötig unter Druck setzt.
Die „Aufschieberitis“, die auch als Prokrastination bezeichnet wird, kann zahlreiche Ursachen haben.
- Im schlechtesten Fall ist sie das Zeichen für ein drohendes oder akutes Burn-out-Syndrom: Immer dann, wenn Sie sich zusätzlich schlapp fühlen und sich auch zu einfachen Dingen nicht entschließen können, kann diese Gefahr bestehen. Spätestens dann müssen Sie unbedingt handeln.
- In den meisten Fällen resultiert das ewige Aufschieben aus einem Mangel an Planung: Der nächste konkrete Schritt zur Aufgabenerledigung ist Ihnen nicht klar genug.
Fragen Sie sich daher immer, in welche weiteren kleinen Teilschritte Sie Ihre Tätigkeit gliedern können und setzen Sie dies Schritt für Schritt direkt um. Damit rücken Sie Ihrem Ziel stetig näher und Sie haben die Aufgabe endlich angepackt.
3. Sie muten sich zu viel zu!
Ertappen Sie sich manchmal dabei, wie Sie innerlich seufzen und eine Aufgabe annehmen, von der Sie eigentlich genau wissen, dass Sie diese gar nicht mehr schaffen können?
Wenn Ihr Chef Ihnen deutlich macht, dass diese Aufgabe „unbedingt zu erledigen ist“, nehmen Sie sie an. Aber: Sagen Sie zugleich, dass Sie dafür etwas anderes liegen lassen müssen. Überlassen Sie damit Ihrem Auftraggeber die Wahl, wie wichtig die Aufgabe tatsächlich ist!
4. Sie halten sich nicht an Ihre Prioritäten!
Sie werden sich wahrscheinlich selbst daran messen – aber auch von anderen danach bewertet werden –, wie Sie in den wirklich wichtigen Themen und Aufgaben vorankommen. Haben Sie sich eine Prioritätenliste erarbeitet, dann halten Sie sich auch daran. Vergeuden Sie Ihre Arbeitszeit und Produktivität nicht mit Tätigkeiten, die in der Wichtigkeit deutlich niedriger angesiedelt sind.
5. Sie sind zu perfektionistisch!
Sie möchten ein Arbeitsergebnis abliefern, hinter dem Sie mit Ihrem persönlichen Qualitätsanspruch stehen können? Dann behalten Sie auch im Auge, ob dieser vielleicht zu hoch ist. Ansonsten kann nämlich etwas, was eigentlich sehr gut gemeint ist, Ihre Produktivität lähmen und mehr Zeit in Anspruch nehmen als eingeplant war.
6. Ihre Zeitplanung ist zu komplex!
Es ist immer wieder erstaunlich, wie ausgefeilt manche Assistenten und Sekretärinnen ihre Zeit- und Aufgabenplanung betreiben: Da gibt es
- unterschiedlichste Listen und Dateien,
- eine Wiedervorlagemappe und
- diverse Notizbücher.
Wenn Sie das Gefühl haben, dass mit Ihren Planungsinstrumenten alles soweit in Ordnung ist, belassen Sie es dabei. Beobachten Sie sich aber kritisch, ob Sie nicht ein bisschen zu viel Zeit in die Planerei stecken. Wenn Ihr System einen hohen Verwaltungs- und Pflegeaufwand erfordert, ist es an der Zeit, sich über Alternativen Gedanken zu machen.
7. Sie lassen sich keine Freiräume!
Freiräume sind wichtig. Und damit sind nicht nur Zeitinseln innerhalb eines Arbeitstags gemeint, die für unvorhergesehene Aufgaben genutzt werden sollten.
Wer ständig nur arbeitet und sich seinen Aufgaben widmet, hat am Ende nicht nur das Gefühl, etwas verpasst zu haben, sondern erhält auch wenig Impulse oder Anregungen, um auf andere Gedanken zu kommen. Daher gilt:
- Machen Sie regelmäßig kürzere Pausen.
- Gehen Sie in der Mittagspause raus: Ein Spaziergang oder ein Bummel durch die Innenstadt wirken Wunder.
8. Sie setzen zu stark auf Multitasking!
Generell ist der Gedanke, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun, ja kein schlechter. Das Wort „Multitasking“, das ursprünglich nur meinte, dass ein Computerprozessor mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen kann, hat sich einen festen Platz in unserer Alltagssprache erobert.
Wir sind aber keine Computer. Natürlich können Sie telefonieren und dabei Post sortieren. Oder ein privates Telefonat führen und dabei Hausarbeiten erledigen. In manchen Situationen geht es auch nicht anders, als mehrere Dinge gleichzeitig zu tun.
Aber Ihnen sollte klar sein, dass Sie damit keiner dieser Aufgabe Ihre vollständige Aufmerksamkeit widmen. Das produziert Fehler und verstärkt eigentlich nur noch den Eindruck des Gehetzt-Seins.
9. Sie verlassen sich zu sehr auf Ihr Gedächtnis!
Unser Gedächtnis – oder besser unser Gehirn – ist kein Behälter, den Sie unendlich füllen können. Wenn Sie wollen, ist es eher mit einem Fass ohne Boden zu vergleichen.
Wenn Sie sich ständig an Dinge erinnern, die Sie noch schnell erledigen wollen, arbeiten Sie nicht so konzentriert, wie es eigentlich notwendig wäre.
Schreiben Sie daher jeden Gedanken an einem bestimmten Platz sofort auf. Arbeiten Sie danach direkt weiter und fragen Sie sich nicht, was Sie mit dem Gedanken anfangen wollen.
10. Sie sind schlecht organisiert!
Das hört vielleicht niemand so gern. Aber wenn sich an Ihrem Arbeitsplatz Papierstapel von Dingen türmen, die Sie unbedingt noch einmal lesen wollen; wenn Sie häufiger nach einer Akte oder einer Information suchen müssen, dann hilft Ihnen auch die Zeitplanung nicht. Sie müssen damit beginnen, Struktur in Ihre Umgebung und Ihre Arbeitsmittel zu bringen, um wirklich effektiv zu sein.
Mehr interessante Themen finden Sie unter: www.sekretaerinnen-service.de
