So machen Sie jeden Controller zu Ihrem Partner
Karl Schneider weiß, in wenigen Wochen wird das Controlling wieder die Zahlen seines Bereichs genau unter die Lupe nehmen. Erinnert er sich an das vergangene Jahr, steigt in ihm jetzt noch die Wut hoch: „Die interessieren nur die Zahlen. Was wir im Team so alles unternommen haben, um unsere Kunden zufrieden zu stellen, das ist ihm egal.“
Ohne Kommunikation mit dem Controlling wird aus dem "lästigen Übel" keine Partnerschaft.
Quelle: Altmann, Pixelio
In vielen Unternehmen steht in wenigen Wochen die Budgetplanung an.
Manchen von Ihnen bereitet dies unter Umständen bereits seit geraumer Zeit Kopfschmerzen– insbesondere, wenn die aktuellen Zahlen wieder nicht den Erwartungen Ihrer Geschäftsführung entsprechen werden.
Mit den folgenden Tipps wird aus dem „lästigen Übel Controlling“ eine hilfreiche Partnerschaft.
1. Tipp: Erkennen Sie den Wert des Controllings
Als Führungskraft und Entscheidungsträger stehen Sie in der Verantwortung. Das Controlling ist lediglich ein umfassendes Steuerungs- und Koordinationskonzept zu Ihrer Unterstützung.
Ihr Controller nimmt also eine Berater-Funktion ein, das heißt er …
unterstützt und berät Sie bei der Zielfindung,
begleitet und überwacht die Zielerreichung und damit auch die Wirtschaftlichkeit Ihrer Aufgaben- und Projektfelder.
Dafür kann er …
Ihnen zuverlässige Dateninhalte und –quellen zusammenstellen,
Ihnen ein übersichtliches, gut verständliches Reporting liefern,
termingerecht an Sie und andere sowie die Geschäftsführung berichten und zeitnah Sie über Abweichungen informieren.
Controlling ist ein Steuerungsinstrument und kein Kontrollinstrument!
Aufgrund der fehlerhaften Übersetzung aus dem Englischen mit „Kontrolle“wird der Controller oft als „Kontrolleur“ gesehen und nicht als Fachmann für die Steuerung von Unternehmensprozessen.
Sehen Sie also zukünftig die Zusammenarbeit mit Ihrem Controller als einen hilfreichen Qualitätsmanagement-Regelkreis:
D = Define (Bestimmen)
M = Measure (Messen)
A = Analyze (Analysieren)
I = Improve (Verbessern)
C = Control (Kontrollieren)
2. Tipp: Kommunizieren Sie einfach – aber effektiv
So gut Sie auch Ihre Zahlen begründen oder verteidigen mögen – es wirkt sich unbewusst auf Ihr Gespräch aus, wenn Sie Ihren Controller als ein „notwendiges Übel“ ansehen.
Halten Sie sich daher an folgende Kommunikationsregeln:
- Respektieren: Ihre Sichtweise ist Ihre Perspektive – Ihr Gegenüber hat womöglich eine andere Sichtweise. Trennen Sie daher klar zwischen der Person Ihres Gegenübersund seiner Handlung.
- Zuhören: Achten Sie genau darauf, welche Informationen Ihr Controller für seine Arbeit benötigt.
- Verstehen: Lassen Sie sich die Controllingberichte so aufbereiten, dass Sie damit problemlos arbeiten können.
- Wertschätzen: Das Verhalten der Person beurteilen – nicht die Persönlichkeit.
Orientieren Sie sich für Ihr Gespräch am besten am Kürbis-Prinzip:
Das Kürbis-Prinzip
K = Kontakt – Nehmen Sie diesen richtig auf.
Ü = Überzeugen – Setzen Sie Ihre Persönlichkeit ein.
R = Respekt – Zeigen Sie Wertschätzung und versuchen Sie eine win-win-Situation für Sie beide zu erzielen.
B = Beobachten – Beurteilen Sie das Gespräch aus der Beobachterrolle.
I = Information – Reden Sie Klartext.
S = Stimme – Sprechen Sie mit klarer und überzeugender Stimme.
3. Tipp: Gehen Sie gut vorbereitet in das Gespräch
Je reibungsloser sich die Zusammenarbeit mit Ihrem Controller gestaltet, desto mehr Unterstützung werden Sie erhalten. Daher:
- Versuchen Sie das Wesentliche Ihres Gesprächs zu erkennen und darauf Ihren Fokus zu setzen.
- Kommunizieren Sie klar die Ist- und Soll-Abweichungen – und hoffen Sie nicht auf ein Wunder, dass diese unentdeckt bleiben.
- Gehen Sie in das Gespräch mit einem Projektplan, in dem Sie Ihre anvisierten Maßnahmen sowie Einzelschritte definiert haben.
- Bitten Sie Ihren Controller deren Realisierbarkeit sowie später deren Umsetzung regelmäßig zu überwachen.
| Schnell-Check: So prüfen Sie die Qualität Ihres Controllings | OK |
|---|---|
| Die Daten sind aktuell und durchgängig, d.h. es gibt keine Lücken in der Dokumentation | |
| Es gibt keine „Zahlen-Friedhöfe“. | |
| Eine gute Lesbarkeit ist gegeben. | |
| Es fehlt nicht an Aussagekraft. | |
| Es wurde nichts Wesentliches ausgelassen oder übersehen. | |
| Alles ist gut nachvollziehbar. | |
| Alle Daten sind steuerungsrelevant. |
Je offener Sie mit Ihrem Controller zusammenarbeiten und Sie dessen beratende Unterstützung nutzen, desto leichter fällt es Ihnen, in kritischen Situationen effizient zu agieren, Ihre Ergebnisse vor Ihrer Geschäftsführung zu präsentierenund schlechte Nachrichten zu überbringen.
4. Tipp: Lösen Sie Konflikte sachlich
Auch wenn Sie emotional erregt sind – bleiben Sie ruhig, klar, sachorientiert und positiv:
- Versuchen Sie den Konflikt aus der Position eines Dritten zu betrachten.
- Bemühen Sie sich, gemeinsame Positionen herauszuarbeiten, einen Konsens zu bilden und sich so schrittweise an den Konflikt heranzuarbeiten.
Walter Wilmking
Walter Wilmking ist seit 1999 Unternehmensberater mit Schwerpunkt auf IT-gestütztes Corporate Performance & Compliance Management und Interim-Manager.
