Qualitätsmanagement und Bürokratie
Vor allem hinter dem Haftungsrecht und der ausufernden Bürokratie in Deutschland verbergen sich Stolpersteine, deren Fehleinschätzung einen Existenzgründer unter Umständen schnell bis zur Insolvenz treiben kann. Allerdings gilt hier das Motto „Gefahr erkannt – Gefahr gebannt“.
Ein Unternehmen aufzubauen erfordert eine exakte Planung und viel Vorarbeit
Stolperstein Rechtsformwahl, Haftung und Einkunftsart
Die Rechtsformwahl ist eine zentrale Frage einer Gründung.
Vor allem bei Vorhaben mit hohen finanziellen Risiken scheint sich eine GmbH geradezu anzubieten (Beispiel Architekturbüro), weil die Haftung augenscheinlich auf das Stammkapital begrenzt ist.
Hier ist jedoch Vorsicht geboten, denn folgende Risiken bzw. Nachteile bleiben bzw. kommen hinzu:
- Die Gründung einer GmbH verhindert nicht zwangsläufig den Zugriff auf das Privatvermögen des Gründers. Dieser haftet als Geschäftsführer unter Umständen persönlich für Ansprüche vor allem des Finanzamtes und der Sozialversicherungsbehörden, vor allem, wenn ihm Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit nachgewiesen werden können.
- Weiterhin haftet der Geschäftsführer persönlich nach den allgemeinen Regeln des Deliktrechts, „wenn er bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben einem Anderen durch eine vorwerfbare Handlung einen Schaden zufügt.“ Was dies für einen Architekten bedeuten kann, kann sich jeder selbst ausmalen.
- Es gibt weitere Fälle, in denen der Geschäftsführer persönlich zur Haftung herangezogen werden kann, etwa im Bereich des Insolvenzrechts. In diesem Rahmen kann nicht detailliert auf diese Risiken eingegangen werden. Ein Anwalt, ggf. auch Steuerberater ist der richtige Ansprechpartner.
- Die Rechtsformwahl hat möglicherweise einen Einfluss auf die daraus resultierende Einkunftsart. Beispiel Architekturbüro: Es erwirtschaftet als Einzelunternehmen Einkünfte aus selbständiger bzw. freiberuflicher Tätigkeit und ist damit nicht gewerbesteuerpflichtig. Eine GmbH unterliegt aber als Körperschaft und Gewerbebetrieb kraft Rechtsform sowohl der Körperschaft- als auch der Gewerbesteuer.
Vor allem, wenn der Gründer zu einer GmbH tendiert, muss ein Fachmann (Steuerberater, Fachanwalt für Gesellschaftsrecht u.ä.) zu Rate gezogen werden, um folgenschwere Fehler zu vermeiden
Stolperstein Organisation und Qualitätsmanagement
Auch wenn ein Ein-Mann-Betrieb keine ausgefeilte Aufbau- und Ablauforganisation und kein zertifiziertes QM-System benötigt, um reibungslos zu funktionieren, gehört zu jeder Gründung ein langfristig ausgerichteter Plan, der sich genau diesen Bereichen widmet.
Eine Aufbau- und Ablauforganisation wird spätestens dann notwendig, wenn das Unternehmen wächst, Geschäftsbereiche hinzukommen, Mitarbeiter beschäftigt werden etc.
Viele Unternehmer sind, wenn sie expandieren, schon derartig tief in ihrem Tagesgeschäft verhaftet, dass sie sich zu Fragen der notwendigen Betriebsorganisation keine Gedanken machen.
Das kann dazu führen, dass die Strukturen und Prozesse nicht mit dem Unternehmen wachsen. Folge sind Prozesshemmnisse, weil Prozessschritte und Schnittstellen nicht geplant wurden (z.B. Logistikprobleme), ungeregelte Verantwortlichen und schließlich Chaos, das ohne Weiteres zur Überlebensfrage werden kann.
Das QM sollte mit dem Betrieb wachsen
Am Anfang einer Gründung sollte ein gewisses Qualitätsmanagement stehen. Wer sich bewusst damit auseinander setzt, plant automatisch auch die oben genannten Strukturen im Vorfeld und unter Berücksichtigung möglicher Expansionen.
Zudem kann selbst ein (noch) nicht zertifiziertes, aber als solches identifizierbares QM-System bereits zu Entlastungen im Haftungsfall führen. Auch hier kann der Architekt als gutes Beispiel dienen, eine Berufsgruppe, die erhebliche Haftungsprobleme hat und jederzeit in der Lage sein muss, den Unschuldsbeweis zu erbringen - eine zentrale Frage des QM.
Jedem Gründer kann nur empfohlen werden, sich zu Beginn vorzustellen, wo er z.B. in fünf Jahren stehen könnte bzw. möchte und welche Unternehmensstrukturen und QM-Bausteine er benötigt, um weiterhin erfolgreich arbeiten zu können.
Diese mittel- bis langfristige Planung bedeutet nicht nur langfristige Stabilität und Begrenzung von Haftungsrisiken, sondern zwingt den Gründer auch, sich intensiv mit seinem Vorhaben auseinanderzusetzen.
Stolperstein Bürokratie, Überregulierung und Förderlandschaft in der BRD
Deutschland bzw. seine Politiker rühmen sich gerne damit, ein ausgesprochen unternehmer- und mittelstandsfreundliches Land zu sein. Wer jedoch einmal eine Gründung begleitet hat weiß, dass dem mitnichten so ist.
Es beginnt spätestens mit der Anmeldung des Unternehmens. Hier lauert die erste bürokratische Hürde.
Gründet man als Selbständiger bzw. Freiberufler oder als Gewerbetreibender? Diese Entscheidung obliegt dem Gründer keineswegs selbst, sondern hängt davon ab, was er vorhat, welche Qualifikationen er nachweisen kann und welche Rechtsform er wählt. Hier greifen komplizierte Regelungen des Handels- und Steuerrechts, vor allem aber des Einkommensteuergesetzes.
Wer im Gesetzessinne eine selbständige oder freiberufliche Tätigkeit aufnimmt, muss sich selbst mit dem für ihn zuständigen Finanzamt in Verbindung setzen und bei diesem eine Steuernummer anfordern. Wer hingegen einen Gewerbebetrieb gründet, muss dieses beim zuständigen Gewerbeamt anmelden. Dort passieren ihm unter Umständen merkwürdige Dinge.
Der Gründer muss der Behörde beispielsweise genau darstellen, was er zu tun gedenkt. Möglicherweise will er sich bei der Darstellung seiner Tätigkeit Anglizismen bedienen. Je nach Behörde bzw. zuständigem Sachbearbeiter kann es ihm durchaus passieren, dass er darauf hingewiesen wird, dass bei der Anmeldung eines deutschen Unternehmens in Deutschland auch nur deutsche Begriffe verwendet werden dürfen, auch wenn der Anglizismus selbst ein feststehender Begriff ohne rein deutsch Wortpendant ist, wie z.B. der Begriff des Factoring.
Ungeachtet der Frage, ob diese Einwände im Einzelfall gerechtfertigt sind, soll dieses Beispiel verdeutlichen, dass in der BRD im behördlichen Umfeld erhebliche Stolpersteine warten können, die Zeit und Nerven kosten.
Das Gewerbeamt informiert nach Anmeldung weitere zuständige Einrichtungen wie die IHK, Handwerkskammern, das Finanzamt und die Berufsgenossenschaft. Diese Institutionen wenden sich in der Folge direkt an den Gründer, um Pflichtmitgliedschaften sowie die damit verbundenen Pflichtbeiträge mitzuteilen. Das Finanzamt schickt dem Gründer automatisch einen steuerlichen Fragebogen zu.
Auch öffentliche Fördermittel sind mit bürokratischem Aufwand verbunden
Bürokratie und Überregulierung finden sich aber auch in der deutschen Förderlandschaft. Einerseits verfügt die BRD über ein weitreichendes und von der Idee her auch sehr gutes System an Förderinstitutionen und -mitteln, andererseits ist dieses aber mit vielfach komplizierten und langwierigen Antragsverfahren verbunden.
Zudem verbergen sich hinter diesem System gefährliche Fallen, deren Nichtbeachtung zur Nichtförderung führen kann. Für einen Gründer, der mit einer Förderung fest gerechnet hat, kann dies bereits das Aus bedeuten. Bitte lassen Sie sich diesbezüglich auf jeden Fall intensiv beraten.
Es kommt nicht selten vor, dass sich ein Gründer euphorisch und zugleich fundiert in sein Vorhaben stürzen will aber nach einigen, von den oben angeführten Hindernissen geprägten, Wochen so entnervt ist, dass er sein Vorhaben abbricht.
Die beste Gegenstrategie neben einer fundierten Beratung ist sich bewusst zu machen, dass diese Hürden genommen werden müssen und so langwierig sein können, dass der tatsächlich Start des Unternehmens in der Planung nach hinten verschoben werden muss.
Wie weit, das hängt nicht nur vom hypothetischen Gebilde „System“ ab, sondern vor allem von der Flexibilität und Empathie der Betreuer und Sachbearbeiter in diesem System.
Praxistipp „Scheininstitutionen“
An dieser Stelle ein Praxistipp: Sofern Sie bzw. Ihr Unternehmen im Handelsregister eingetragen werden, bekommen Sie nicht nur Post von Institutionen wie der IHK oder HWK, sondern auch von „Scheininstitutionen“.
Diese suggerieren Ihnen eine Pflichtmitgliedschaft oder eine Eintragung in irgendein Register, verbunden mit hohen Beiträgen. Dahinter können sich betrügerische Machenschaften verbergen, zumindest wird Ihnen eine Freiwilligkeit als Pflicht vorgegaukelt.
Bitte prüfen Sie jede Post, die von Ihnen Unterschriften oder gar Zahlungen einfordert sehr genau bzw. zeigen Sie Ihrem Steuerberater oder der IHK.
Burkhard Rüth
